Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met de website en dienst van Kontevia is Eucalypt 4 s.r.o., hierboven geïdentificeerd. Vragen over persoonsgegevens en verzoeken om uw rechten uit te oefenen kunt u sturen naar hello@kontevia.com.

Dit beleid geldt voor bezoekers van kontevia.com en de landversies daarvan, voor gebruikers van de Kontevia-dienst en voor personen die contact met ons opnemen. Het is geschreven vanuit een EU-breed perspectief; waar nationale wetgeving aanvullende eisen stelt, gelden deze bovendien.

Voor de gegevens van gebruikers van de Dienst (registratie-, contact-, facturatie- en gebruiksgegevens) is Eucalypt 4 s.r.o. de verwerkingsverantwoordelijke en geldt dit beleid volledig.

Voor de persoonsgegevens die zijn opgenomen in de boekhoudkundige documenten die een gebruiker uploadt (namen, adressen, btw-nummers en bankgegevens van de klanten en leveranciers van de gebruiker, werknemersgegevens in loonadministratiedocumenten) is de gebruiker de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Eucalypt 4 s.r.o. op als verwerker in opdracht van de gebruiker. Die verwerking wordt geregeld door de Verwerkersovereenkomst. Bent u een klant of leverancier van een van onze gebruikers en heeft u vragen over uw gegevens, neem dan eerst contact op met dat bedrijf.

Bezoekers van de website

• Technische gegevens die nodig zijn om de pagina's te leveren (IP-adres, browser, opgevraagde URL) worden verwerkt voor de werking en beveiliging van de website op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f) AVG) en worden gedurende korte tijd bewaard in serverlogs.
• Google Analytics 4 (bezoekstatistieken) draait op de website en in de adviseursgids pas nadat u in de cookiebanner analytische cookies hebt geaccepteerd (art. 6, lid 1, onder a AVG). Microsoft Clarity en conversiemeting van Google Ads zijn op dit moment niet in gebruik; als we ze inzetten, draaien ook zij alleen met uw toestemming. Details staan in het Cookiebeleid.
• De toeschrijving van advertentiecampagnes (de bron en de advertentieklik-ID waarlangs u bent gekomen) wordt maximaal 90 dagen in de cookie db_attr opgeslagen, en alleen als u marketingcookies accepteert (art. 6, lid 1, onder a, AVG); zonder toestemming wordt niets opgeslagen. Als u zich daarna registreert, wordt de toeschrijving bij uw account opgeslagen om de effectiviteit van campagnes te beoordelen.

Vragen

• Als u schrijft naar hello@kontevia.com of contact opneemt via WhatsApp, verwerken wij uw e-mailadres of telefoonnummer, uw naam en de inhoud van het bericht uitsluitend om u te kunnen antwoorden (art. 6, lid 1, onder b) en f) AVG). WhatsApp-berichten worden verwerkt door Meta Platforms Ireland Ltd. onder diens eigen voorwaarden.
• Nieuwsbriefinschrijvingen zijn gebaseerd op uw toestemming en kunnen worden ingetrokken via de afmeldlink in elke e-mail.

Gebruikers van de Dienst

• Identificatie- en contactgegevens (naam, bedrijf, e-mail, telefoonnummer, adres, btw-nummer) om het account aan te maken en te beheren en om met u te communiceren: uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b)).
• Facturatiegegevens (facturen, betaalstatus, abonnement, gebruik) om het abonnement te factureren en aan boekhoudkundige verplichtingen te voldoen: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder b) en c)). Kaartgegevens worden verwerkt door Comgate, a.s. en bereiken onze servers nooit.
• Login- en beveiligingsgegevens (wachtwoord-hash, identificatie van de aanmeldprovider, WhatsApp-telefoonnummer gebruikt voor het chatkanaal, IP-adres en tijdstip van aanmelding, apparaattype, activiteitenlog) om het account te beveiligen en misbruik op te sporen: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
• Gebruiksgegevens (aantal verwerkte documenten, gebruikte functies, foutmeldingen) om de Dienst te exploiteren, te ondersteunen en te verbeteren: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f)).
• Inhoud van documenten die u uploadt, op uw instructie, om de Dienst te leveren: uitvoering van de overeenkomst; voor de gegevens van derden in die documenten treden wij op als verwerker zoals beschreven in artikel 2.
• Communicatie met de klantenservice (e-mails, chatberichten) om uw verzoeken af te handelen: uitvoering van de overeenkomst.

• Account- en gebruiksgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en 90 dagen na beëindiging om export mogelijk te maken, waarna ze worden verwijderd of geanonimiseerd.
• Documenten geüpload naar de Dienst: gedurende de looptijd van de overeenkomst; na beëindiging gedurende 90 dagen voor export, tenzij u ze eerder verwijdert of ons vraagt ze langer te bewaren voor archiveringsdoeleinden.
• Facturatiegegevens: gedurende de periode vereist door de fiscale en boekhoudkundige wetgeving van Tsjechië, momenteel tien jaar.
• Communicatie met de klantenservice: gedurende de looptijd van de overeenkomst en één jaar daarna.
• Gegevens nodig om rechtsvorderingen te vestigen, uit te oefenen of te verdedigen: totdat de toepasselijke verjaringstermijnen zijn verstreken.
• Vragen van niet-gebruikers: zolang nodig om ze af te handelen, maximaal één jaar.
• Toestemmingsregistraties (cookiekeuzes, acceptatie van voorwaarden): gedurende de periode waarin wij de toestemming moeten kunnen aantonen.

We delen persoonsgegevens alleen met leveranciers die ons helpen de Dienst te leveren, en alleen voor zover nodig: hosting, database en opslag, e-mailbezorging, betalingsverwerking, het berichtenplatform WhatsApp, modellen voor documentherkenning en de assistent, en aanbieders van bankkoppelingen wanneer u een bankrekening koppelt. Analysetools zouden alleen met uw toestemming worden toegevoegd. Elke leverancier is gebonden aan een verwerkersovereenkomst.

De actuele lijst van subverwerkers, met het doel en de locatie van elk, wordt gepubliceerd op de pagina Subverwerkers. Overheidsinstanties ontvangen gegevens alleen wanneer de wet dit vereist.

Sommige leveranciers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, voornamelijk in de Verenigde Staten. Doorgiften aan hen worden beschermd door het EU-VS Data Privacy Framework wanneer de leverancier gecertificeerd is, of door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, samen met aanvullende maatregelen waar nodig. U kunt een kopie van de waarborgen opvragen.

Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe die passen bij het risico: versleuteling tijdens overdracht (TLS 1.2 of hoger) en in rust (AES-256), toegang op basis van need-to-know met multifactorauthenticatie voor administratieve toegang, logging van toegang tot persoonsgegevens, regelmatige back-ups met geteste herstelprocedures, monitoring en een incidentresponsprocedure.

In geval van een inbreuk op persoonsgegevens die waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten, melden wij dit binnen 72 uur aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en, wanneer het risico hoog is, zonder onnodige vertraging aan de betrokken personen.

Als u uw Kontevia-account koppelt aan een assistent zoals ChatGPT of Claude via onze connector, wordt alleen de data verzonden die de assistent op uw instructie opvraagt: lijsten en details van documenten, btw-overzichten, rapporten en accountstatus. Toegang is gekoppeld aan een API-sleutel die u op elk moment kunt intrekken in de accountinstellingen; het intrekken van de sleutel beëindigt de toegang onmiddellijk.

Wij verstrekken uw gegevens aan geen enkele leverancier om hun modellen te trainen en delen nooit gegevens van andere gebruikers. Verwerking aan de kant van de assistent wordt beheerst door de voorwaarden van de door u gekozen provider. Elke aanroep via de connector wordt gelogd (tijdstip, sleutel, gebruikte tool) voor beveiliging en facturering.

• Inzage (art. 15): om bevestiging te krijgen of wij uw persoonsgegevens verwerken en om een kopie daarvan te ontvangen.
• Rectificatie (art. 16): om onjuiste gegevens te laten corrigeren en onvolledige gegevens te laten aanvullen.
• Verwijdering (art. 17): om gegevens te laten verwijderen wanneer er geen rechtsgrond meer is om ze te bewaren. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, zijn hiervan uitgesloten.
• Beperking (art. 18): om de verwerking te beperken terwijl een geschil over de juistheid of rechtmatigheid wordt opgelost.
• Overdraagbaarheid (art. 20): om uw gegevens te ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat; de Dienst biedt hiervoor exportmogelijkheden.
• Bezwaar (art. 21): om op elk moment bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief directe marketing.
• Intrekking van toestemming (art. 7, lid 3): op elk moment, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
• Klacht: bij een toezichthoudende autoriteit. In Tsjechië is dit het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens (Urad pro ochranu osobnich udaju, https://uoou.gov.cz). U kunt ook een klacht indienen bij de autoriteit van uw eigen land van verblijf of werk.

Om een recht uit te oefenen, mailt u naar hello@kontevia.com. Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand; wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren.

De website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Strikt noodzakelijke cookies worden geplaatst op basis van ons gerechtvaardigd belang; analytische en marketingcookies alleen met uw toestemming, die u op elk moment kunt wijzigen via de cookie-instellingen in de footer. De volledige lijst en bewaartermijnen vindt u in het Cookiebeleid.

Wij werken dit beleid bij wanneer de Dienst of de wetgeving verandert. Gebruikers worden geïnformeerd per e-mail of via een melding in het dashboard; de actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina met de datum van de laatste update.