Kontevia-handleidingen

Stap voor stap van het eerste document tot een geboekte maand.

Snelstart in vier stappen

1

Maak een account aan

Registreer met uw e-mailadres en kies het land waarin uw bedrijf is geregistreerd. Het land bepaalt de btw-regels en formaten.

2

Koppel een kanaal

Voeg het Kontevia-nummer toe aan WhatsApp, noteer uw inbox-e-mailadres of gebruik gewoon de dashboard-upload.

3

Verstuur een testdocument

Fotografeer een willekeurig bonnetje en verstuur het. Binnen een moment ziet u de geëxtraheerde gegevens en de voorgestelde categorie.

4

Blijf versturen

Vanaf nu verloopt elk document op dezelfde manier. Controleer de voorstellen, en het btw-overzicht bouwt zichzelf op.

Het chatkanaal instellen

Stap 1: Sla het contact op

Na registratie ontvangt u het Kontevia-nummer per e-mail. Sla het op in uw telefoon; een duidelijke naam zoals "Kontevia boekhouding" maakt het gemakkelijk terug te vinden.

Stap 2: Eerste bericht

Open WhatsApp en stuur een willekeurig bericht naar het nummer. U ontvangt binnen enkele seconden een welkomstbericht dat de koppeling met uw account bevestigt.

Stap 3: Bevestig uw bedrijf

Kontevia vraagt om de basisgegevens die het nodig heeft om documenten correct te verwerken: uw bedrijfsnaam en identificatienummer. Deze worden gebruikt om uw eigen facturen te herkennen tussen ontvangen documenten.

Facturen doorsturen per e-mail

Elke werkruimte heeft een eigen inboxadres dat in het dashboard wordt getoond. Stuur leveranciersfacturen daarnaartoe door, of stel een regel in uw e-mailprogramma in zodat PDF's van bekende leveranciers automatisch worden doorgestuurd. Elke bijlage wordt een document; gestructureerde e-facturen worden direct gelezen zonder OCR.

Bonnetjes fotograferen

Werkt goed

  • • Het hele bonnetje is zichtbaar
  • • Goed licht, geen sterke schaduwen
  • • Scherpe afbeelding, telefoon stilgehouden
  • • Bonnetje plat en recht neergelegd
  • • Tekst met het oog leesbaar

Veroorzaakt fouten

  • • Wazige foto
  • • Donker of reflecterend oppervlak
  • • Afgesneden randen met ontbrekende bedragen
  • • Verkreukeld of gevouwen papier
  • • Vervaagde thermische print

Tip: gebruik de documentscanner van uw telefoon

De meeste telefoons hebben een documentscanmodus in de camera- of notitie-app. Deze rechtzet het beeld en verbetert het contrast, wat de beste extractieresultaten oplevert.

Documenttypes

Ondersteund

  • • Kassabonnen van winkels en restaurants
  • • Leveranciersfacturen (PDF of foto)
  • • Facturen voor diensten en abonnementen
  • • Kasbonnen en kassatickets
  • • PDF's met meerdere pagina's en meerdere documenten

Beperkt

  • • Handgeschreven bonnetjes
  • • Zeer oude of vervaagde documenten
  • • Beschadigde documenten
  • • Ongebruikelijke lay-outs zonder totaalbedragen

Niet ondersteund

  • • Volledig onleesbare afbeeldingen
  • • Documenten zonder bedragen
  • • Onvolledige documenten met ontbrekende pagina's
  • • Bankafschriften als bonnetjes (koppel in plaats daarvan de bank)

Wilt u het maximale uit Kontevia halen?

We hebben tien concrete scenario's voorbereid: bonnetjes via chat, facturen via e-mail, bankreconciliatie, vervaldatums van facturen, btw-overzichten, e-facturatie en exports naar uw boekhouder.

Gebruiksscenario's: tien manieren om uw boekhouding te automatiseren

Hulp nodig bij de installatie?

We helpen u graag stap voor stap op weg bij de eerste installatie.

Schrijf naar support
Terug naar de homepage