🇧🇪 E-facturatie in België

E-facturatie in België: Peppol

Wat bedrijven in België moeten weten over gestructureerde facturatie onder Peppol: wie erdoor wordt geraakt, vanaf wanneer, in welk formaat, en waar Kontevia staat.

Belangrijkste feiten

Status: Verplichte B2B e-facturatie van kracht
Systeem: Peppol
Formaat: Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1)
Ingangsdatum: 1 januari 2026
B2B-toepassingsgebied: van kracht
SAF-T-rapportage: Gedeeltelijk verplicht

Gegevens getoetst aan officiële bronnen; sommige details kunnen nog wijzigen vóór de ingangsdatum.

Wie moet voldoen in België

Elk btw-plichtig bedrijf gevestigd in België dat facturen uitreikt aan een ander bedrijf, moet dit doen via Peppol. Uitzonderingen zijn beperkt en gelden meestal alleen voor de kleinste uitgevers of specifieke documenttypen. Buitenlandse bedrijven zonder vestiging vallen doorgaans buiten de verplichting, maar kunnen wel gestructureerde facturen ontvangen van lokale leveranciers.

Hoe het werkt

Een gestructureerde e-factuur is geen PDF. Het is een machineleesbaar bestand, meestal XML, dat voldoet aan de Europese norm EN 16931 of een nationaal schema dat hierop is afgestemd. In België is het verwachte formaat Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1). De factuur wordt aangemaakt in boekhoud- of facturatiesoftware, gevalideerd en afgeleverd via een centraal platform beheerd door de overheid of via een netwerk zoals Peppol, afhankelijk van het model dat het land heeft gekozen.

Het systeem in België wordt omschreven als: Peppol (4-hoekmodel; Mercurius voor B2G); e-rapportering volgens 5-hoekmodel vanaf 2028 alleen voorgesteld (voorontwerp goedgekeurd op 18 juli 2026). In clearance-modellen kent het platform een officiële identificatie toe en telt de factuur pas als afgeleverd na acceptatie; in gedecentraliseerde modellen reist de factuur rechtstreeks tussen de partijen en ontvangt de belastingdienst een rapport met de kerngegevens.

Ontvangen e-facturen worden op dezelfde manier omgekeerd verwerkt: de XML wordt gelezen door software, gekoppeld aan de bestelling of het contract en geboekt zonder opnieuw in te typen. De archiveringsregels blijven hetzelfde, maar het gestructureerde bestand, niet een afdruk, is het origineel.

Kontevia in België: vandaag en gepland

Vandaag: PDF-facturen met alle verplichte velden en een betaal-QR-code.
Vandaag: ontvangen PDF-facturen worden gelezen en geboekt zonder overtypen, of ze nu via chat, e-mail of upload binnenkomen.
Vandaag: duplicaatcontroles en een archief van elk document.
Gepland: gestructureerde facturen in Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1) uitreiken en lezen voor Peppol, inclusief het opslaan van de identificaties die Peppol teruggeeft.
Gepland: validatie tegen EN 16931 en de nationale regels van België.

Kontevia bevindt zich in early access en is nog niet aangesloten op nationale platforms. Tot dat zover is, dient u in via het officiële portaal of een gecertificeerde aanbieder.

Tijdlijn voor België

B2B-status	van kracht
Ingangsdatum	1 januari 2026
Systeem en formaat	Peppol 4-hoekmodel / BIS 3.0 UBL

Veelgestelde vragen

Is e-facturatie verplicht in België?

Ja. Verplichte business-to-business e-facturatie is al van kracht in België via Peppol.

Welk formaat wordt gebruikt in België?

Het verwachte formaat is Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1). Het is gebaseerd op, of afgestemd op, de Europese norm EN 16931, zodat software die de norm begrijpt het kan aanmaken en lezen. Ondersteuning voor dit formaat in Kontevia is gepland; vandaag maakt Kontevia PDF-facturen.

Telt een per e-mail verstuurde PDF-factuur als e-factuur?

Nee. Volgens EU-regels moet een e-factuur worden uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Een PDF of een gescande afbeelding is niet gestructureerd. Hybride formaten die XML in een PDF insluiten, zoals Factur-X, komen wel in aanmerking.

Wat verandert ViDA voor België?

Het EU-pakket VAT in the Digital Age maakt gestructureerde e-facturen onder EN 16931 verplicht voor intra-EU business-to-business leveringen vanaf 2030, samen met bijna real-time digitale rapportage. Nationale systemen, waaronder Peppol, moeten uiterlijk in 2035 convergeren met het EU-model. Nationale regels in België blijven ondertussen van kracht.

Hoe helpt Kontevia bij Peppol?

Vandaag houdt Kontevia uw verzonden en ontvangen facturen op orde, met PDF-facturen, een betaal-QR-code en een archief. Het aanmaken van het Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1)-bestand, het valideren van de verplichte velden van België en de koppeling met Peppol zijn gepland. Kontevia vervangt het officiële platform niet.