Bewaarplicht

Elk EU-land verplicht bedrijven om hun facturen en boekhoudkundige gegevens gedurende een minimumperiode te bewaren, meestal tussen de vijf en tien jaar, gerekend vanaf het einde van het jaar waarop het document betrekking heeft. De termijn wordt bepaald door nationale btw-, boekhoud- en fiscale procedurewetten, en kan worden verlengd door een controle, een geschil of overgedragen verliezen.

Elektronische opslag is overal toegestaan mits gedurende de hele periode drie zaken gewaarborgd blijven: het document blijft leesbaar, de herkomst is authentiek en de inhoud is niet gewijzigd. Een betrouwbaar controlespoor tussen de factuur, de bestelling en de betaling is de gebruikelijke manier om dit aan te tonen zonder elk bestand te ondertekenen. Thermisch papieren bonnen vervagen binnen een paar jaar, dus een scan bij ontvangst is veiliger dan het origineel. Kontevia bewaart elk document met bijbehorende metadata en controlespoor gedurende de bewaartermijn.