Hoe u Kontevia optimaal benut: tien boekhoudscenario's
Kontevia automatiseert het verzamelen en verwerken van documenten: bonnetjes via chat, facturen via e-mail, bankreconciliatie, vervaldata van facturen, facturatie met QR-codes voor betaling, btw-overzichten en exports naar uw boekhouder. Hier zijn tien concrete recepten, of u nu zelfstandig ondernemer, een klein bedrijf of een boekhoudkantoor bent in eender welk EU-land.
Tien scenario's
1. Een bonnetje gefotografeerd en via chat verstuurd
Situatie: U komt terug van het kopen van materialen met drie bonnetjes op zak, die normaal gesproken in een doos belanden en aan het einde van het jaar in paniek tevoorschijn komen.
Wat u instelt: Sla het Kontevia-nummer op in WhatsApp. Dat is alles, geen extra app nodig.
Wat er automatisch gebeurt: Fotografeer het bonnetje en stuur het op. Kontevia haalt de leverancier, het bedrag, de datum en de btw eruit, kent een categorie toe volgens de regels van uw land en slaat het document op. Als iets onduidelijk is, vraagt Kontevia dit in de chat.
Wat u eraan wint: Ongeveer twee tot drie minuten per document vergeleken met handmatig overtypen, en geen zoekgeraakte bonnetjes meer.
2. Leveranciersfacturen doorgestuurd per e-mail
Situatie: Facturen van leveranciers komen als PDF's of gestructureerde e-facturen in uw mailbox terecht, en u downloadt en archiveert ze handmatig.
Wat u instelt: Gebruik het inbox-adres van uw werkruimte, door handmatig door te sturen of met een regel in uw mailclient.
Wat er automatisch gebeurt: Elke binnenkomende bijlage wordt verwerkt zoals een foto: posten, bedragen, btw en vervaldatum. Het document verschijnt in het dashboard zonder dat u iets hoeft te doen.
Wat u eraan wint: Ongeveer vijf tot tien minuten per dag voor een bedrijf met regelmatige leveranciersfacturen.
3. Bankreconciliatie via open banking
Situatie: Aan het einde van de maand zit u boven het bankafschrift uit te zoeken welke betaling bij welke factuur hoort.
Wat u instelt: Koppel uw bankrekening (beschikbaar voor geselecteerde Tsjechische banken; PSD2-koppelingen voor andere landen zijn gepland). De toegang is alleen-lezen en kan op elk moment worden ingetrokken.
Wat er automatisch gebeurt: Kontevia importeert de transacties en koppelt ze aan uitgaande en ontvangen documenten op basis van bedrag, referentie en IBAN van de tegenpartij. In het dashboard ziet u wat betaald is en wat nog openstaat.
Wat u eraan wint: Ongeveer een tot twee uur per maand aan handmatige controle van afschriften.
4. Vervaldata en deadlines
Situatie: U hebt een vervaldatum van een factuur gemist, een vroegbetalingskorting misgelopen, of een klant heeft niet betaald en u merkte het te laat.
Wat u instelt: Niets. Vervaldatums komen uit de geëxtraheerde documenten.
Wat er automatisch gebeurt: Kontevia kent de vervaldatum van elke factuur en toont wat u moet betalen en wie u nog geld schuldig is. Herinneringen voor de btw- en belastingtermijnen van uw land zijn gepland; de gratis belastingkalender vermeldt ze vandaag al.
Wat u eraan wint: Geen boeterente meer voor gemiste betalingen en snellere herinneringen aan late betalers.
5. Een factuur in een minuut, met een QR-code voor betaling
Situatie: U hebt een klus afgerond en wilt meteen factureren, niet 's avonds achter een computer.
Wat u instelt: Vul uw factuurgegevens eenmalig in. Daarna maakt u facturen aan vanuit het dashboard of vanuit de chat.
Wat er automatisch gebeurt: Kontevia vult de verplichte inhoud van de factuur aan, berekent de btw en genereert een PDF met een betaal-QR-code (EPC voor euro, QR Platba voor Tsjechische kronen). De betaling wordt later gekoppeld aan de bank.
Wat u eraan wint: Ongeveer tien minuten per factuur vergeleken met een sjabloon, en snellere betalingen dankzij de QR-code.
6. Btw-overzicht klaar vóór de deadline
Situatie: De indieningstermijn nadert en u stelt de btw-cijfers samen uit verschillende stapels.
Wat u instelt: Niets extra's. Elk geëxtraheerd document draagt vanaf het begin zijn btw-tarief en -bedrag, inclusief verlegging en intracommunautaire gevallen.
Wat er automatisch gebeurt: Het btw-gedeelte van het dashboard toont doorlopend de voor- en verschuldigde btw voor de periode, en het overzicht voor uw aangifte staat klaar om aan uw boekhouder te geven of in te dienen.
Wat u eraan wint: Ongeveer twee tot vier uur per maand of kwartaal, afhankelijk van het aantal documenten.
7. E-facturatie: de huidige stand
Situatie: Uw land voert verplichte e-facturatie in of past dit al toe, en u weet niet zeker of uw facturen voldoen.
Wat u instelt: Vandaag hoeft u niets in te stellen. Kontevia maakt PDF-facturen met alle verplichte gegevens en een betaal-QR-code.
Wat er automatisch gebeurt: Gestructureerde facturen voor uw nationale systeem, validatie van verplichte velden en koppelingen met nationale platforms zijn gepland. Tot dan worden facturen, waar de verplichting al geldt, ingediend via het officiële portaal of een erkende dienstverlener.
Wat u eraan wint: Vandaag al volledige, correcte facturen en een helder beeld van wat er verandert wanneer de verplichting ingaat.
8. Export naar het systeem van uw boekhouder
Situatie: Uw boekhouder werkt in DATEV, Odoo of een ander systeem, en u brengt documenten in een map of stuurt ze een voor een per e-mail.
Wat u instelt: Kies het exportformaat in de instellingen of nodig uw boekhouder uit voor de werkruimte.
Wat er automatisch gebeurt: Geboekte documenten worden geëxporteerd als CSV met categorieën en btw-uitsplitsing, of als Pohoda, Money S3 of ISDOC voor Tsjechische bedrijven, klaar om te importeren zonder overtypen. Exports voor DATEV en Odoo zijn gepland.
Wat u eraan wint: Voor een boekhoudkantoor: uren overtypen per klant per maand.
9. Goedkeuringsworkflow voor boekhoudkantoren
Situatie: U voert de boekhouding voor meerdere bedrijven en klanten sturen documenten via vijf verschillende kanalen in wisselende kwaliteit.
Wat u instelt: Elke klant heeft zijn eigen werkruimte. Klanten sturen documenten per chat of e-mail en u beoordeelt ze in de goedkeuringssectie van het multi-klantendashboard.
Wat er automatisch gebeurt: Documenten komen op één plek binnen, al geëxtraheerd en gecategoriseerd volgens de regels van het land van elke klant. U controleert, keurt goed en exporteert.
Wat u eraan wint: Niet langer achter klanten aan voor dozen met bonnetjes.
10. Categorisering, duplicaatdetectie en bulk-pdf's
Situatie: Een leverancier mailt een factuur en u fotografeert ook de papieren versie. Of een klant geeft u één pdf met tientallen gescande documenten.
Wat u instelt: Niets. Beide draaien op de achtergrond; stuur de hele pdf per e-mail of upload deze in het dashboard.
Wat er automatisch gebeurt: Kontevia kent categorieën toe op basis van de inhoud en uw eerdere correcties, signaleert een duplicaat voordat het dubbel wordt geboekt, en splitst een pdf met meerdere documenten in afzonderlijke documenten, elk apart geëxtraheerd.
Wat u eraan wint: Geen dubbele uitgaven, consistente categorieën en geen handmatig splitsen van grote scans.
Handmatig versus met Kontevia
De tijdsindicaties zijn ruwe schattingen voor een typische kleine onderneming met tientallen documenten per maand. Uw cijfers verschillen afhankelijk van het documentvolume.
| Taak | Handmatig | Met Kontevia |
|---|---|---|
| Een papieren bonnetje archiveren | 3 tot 5 minuten overtypen | fotograferen en versturen, binnen een minuut |
| Leveranciersfactuur uit e-mail | downloaden, opslaan, overtypen | automatisch na doorsturen |
| Een factuur opstellen | 10 tot 15 minuten in een sjabloon | 1 tot 2 minuten, inclusief de QR-code |
| Betalingen controleren tegen het bankafschrift | 1 tot 2 uur per maand | continue automatische matching |
| Btw-overzicht | 2 tot 4 uur samenstellen | continu klaar in het dashboard |
| Documenten aan de boekhouder overhandigen | handmatig overtypen van posten | export naar het systeem van de boekhouder |
Waar te beginnen als u nieuw bent
Voer niet alle tien scenario's tegelijk in. De beproefde volgorde is beginnen met het eerste, bonnetjes via chat, omdat dit geen instelling vereist en u het resultaat meteen ziet. Voeg in de eerste week het doorsturen van facturen per e-mail toe; dat dekt het grootste deel van de binnenkomende documenten.
De tweede stap is het koppelen van de bank. Zodra betalingen automatisch matchen, krijgt u een overzicht van wat betaald is, en worden vervaldatums zonder uw tussenkomst bewaakt. Ga pas daarna naar de geavanceerde onderdelen: e-facturatieformaten, exports naar uw boekhouder of de goedkeuringsworkflow als u documenten voor meerdere bedrijven verwerkt.
Als u vastloopt, raadpleeg dan de handleidingen en het helpcentrum.
Wat Kontevia niet doet en niet beweert te doen
Kontevia voert geen volledige dubbele boekhouding met een grootboek, beheert geen voorraad en stelt uw jaarrekening niet op. Als u dat nodig heeft, behoudt u uw kernsysteem en laat u Kontevia het verzamelen, extraheren en voorbereiden van documenten automatiseren, precies zoals boekhoudkantoren het gebruiken. Nationale e-facturatie- en belastingplatforms worden voorbereid, maar zijn nog niet in elk land live gekoppeld; de integratiespagina toont de actuele status.
Veelgestelde vragen
Hoe begin ik met Kontevia?
Maak een account aan, kies uw land en stuur het eerste bonnetje via WhatsApp, e-mail of upload. Early access start zonder betaalkaart; de installatie duurt enkele minuten en vereist geen installatie.
Wat kan Kontevia automatiseren?
Verzamelen van documenten via chat, e-mail en upload, extractie van gegevens uit bonnetjes en facturen, categorisering, duplicaatdetectie, goedkeuringen, vervaldata van facturen, bankreconciliatie voor geselecteerde Tsjechische banken, facturering met betalings-QR-codes, btw-overzichten en exports als CSV, of als Pohoda, Money S3 en ISDOC voor Tsjechische bedrijven. E-facturering, exports voor DATEV en Odoo en herinneringen voor deadlines zijn gepland.
Houdt Kontevia rekening met de regels van mijn land?
Gedeeltelijk. Btw-tarieven, drempels, aangifteperiodes en e-factuurformaten voor alle 27 EU-lidstaten komen uit één beoordeelde jurisdictiedatabase die op deze website en in de gratis tools wordt gebruikt. In de app is de landondersteuning vandaag het meest compleet voor Tsjechië; koppelingen met nationale e-facturatieplatforms zijn gepland.
Hoeveel kost Kontevia?
De plannen zijn Starter, Professional en Business, geprijsd in euro exclusief btw en maandelijks of jaarlijks gefactureerd, met twee maanden gratis bij het jaarplan. Documenten boven de planlimiet worden per document in rekening gebracht. De actuele prijzen staan op de prijzenpagina.
Vervangt Kontevia boekhoudsoftware of een boekhouder?
Nee, en dat is ook niet de bedoeling. Kontevia automatiseert het verzamelen, extraheren en voorbereiden van documenten, het onderdeel dat het meeste tijd kost, en geeft het resultaat door aan u, uw boekhouder of uw boekhoudsysteem. Boekhoudkantoren gebruiken het als verzamelpunt voor documenten van hun klanten.
Probeer het met uw eigen documenten
Start in early access zonder betaalkaart. Plannen beginnen bij de Starter-prijs in euro exclusief btw; zie de prijzenpagina voor de actuele prijzen en limieten.
Bijgewerkt september 2026