Détection des doublons : aucun document n'est comptabilisé deux fois
Kontevia vérifie chaque document entrant par rapport à ceux déjà traités. Il reconnaît la même facture ou le même reçu même s'il est arrivé une fois en photo sur WhatsApp et une fois en PDF par e-mail. Un doublon suspecté est signalé et la décision vous revient.
facture_hebergement_08.pdf
184 Ko, PDF
Facture traitée : 3 lignes, net 1 200 €, TVA 20 % 240 €, total 1 440 €. Pas de doublon. Catégorie : logiciels et hébergement. Échéance dans 14 jours.
Comment ça marche
Le document arrive par n'importe quel canal
WhatsApp, e-mail ou import dans le tableau de bord. La vérification s'effectue sur tous les canaux ensemble.
Comparaison avec les documents existants
Le nouveau document est comparé à ceux déjà traités. Peu importe qu'il s'agisse d'une photo, d'un PDF ou d'une capture d'écran.
Signalement du doublon suspecté
Un doublon possible est signalé de manière visible. Rien n'est écarté ou comptabilisé en silence.
La décision vous appartient
En un clic, vous confirmez le doublon (le document est exclu) ou le marquez comme un nouveau document, par exemple pour deux achats identiques à la suite.
Pourquoi les doublons sont sournois
Un document en double n'est pas de la négligence, c'est une conséquence naturelle de la façon dont les documents circulent. Un fournisseur envoie une facture par e-mail et la renvoie une semaine plus tard en rappel. Un chef d'entreprise photographie un reçu à la caisse et le renvoie le soir par précaution. Un client remet à son comptable un dossier à moitié rempli de documents déjà envoyés au fil de l'eau.
Les conséquences ne sont pas cosmétiques : une dépense comptabilisée deux fois signifie des coûts surévalués, une déduction de TVA erronée et, en cas de contrôle, un redressement avec pénalités. Et surveiller les doublons à la main est exactement le type de tâche où une personne fait des erreurs après des centaines de documents, alors qu'une machine n'en fait pas.
Une vérification qui n'exige aucune discipline
La qualité essentielle d'une bonne vérification des doublons est qu'elle ne dépend pas du comportement de l'expéditeur. Les clients n'ont pas à se demander s'ils ont déjà envoyé un document, ni par quel canal. Le système compare les documents eux-mêmes, il détecte donc le même reçu quel que soit le format et le canal par lequel il est arrivé la seconde fois.
La seconde qualité essentielle est qu'une personne a le dernier mot. Deux achats identiques légitimes à la suite (deux cafés identiques, deux pleins d'essence identiques) ressemblent à un doublon sans en être un. C'est pourquoi un document suspecté n'est jamais écarté automatiquement : il est signalé et attend confirmation.
Situations types détectées par la vérification
| Situation | Ce qui se passe |
|---|---|
| La même facture est arrivée deux fois par e-mail | La seconde est signalée comme doublon possible |
| Un reçu en photo sur WhatsApp et en PDF par e-mail | Le système reconnaît le même document entre les canaux |
| Un client a remis un dossier contenant des documents déjà envoyés | Les doublons sont signalés, les nouveaux passent |
| Deux achats identiques réels à la suite | Signalés pour vérification, un clic confirme les deux |
Questions fréquentes
Comment Kontevia reconnaît-il un doublon ?
Il compare les documents eux-mêmes, pas les fichiers. Il détecte donc la même facture même si elle est arrivée une fois en photo et une fois en PDF par un canal différent. Le document suspecté est signalé et la décision reste entre les mains de l'utilisateur.
La vérification peut-elle supprimer un document par erreur ?
Non. La vérification ne supprime ni n'écarte jamais rien automatiquement. Un doublon possible est simplement signalé de manière visible et attend votre confirmation ; ce n'est qu'alors qu'il est exclu.
Que se passe-t-il si j'ai vraiment deux achats identiques ?
Deux documents identiques à la suite (par exemple deux achats de carburant identiques) sont signalés pour vérification. En un clic, vous les confirmez comme deux documents distincts et les deux sont comptabilisés normalement.
La vérification fonctionne-t-elle pour les comptables gérant plusieurs entreprises ?
Oui. La vérification s'effectue séparément pour chaque entreprise, de sorte que le même document dans deux entreprises différentes n'est pas considéré à tort comme un doublon, tandis qu'un double envoi au sein d'une même entreprise est détecté.
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Mis à jour le 7 septembre 2026