Conditions générales

Ces conditions régissent la relation contractuelle entre Eucalypt 4 s.r.o. (le « Fournisseur ») et le client (le « Client ») qui utilise le service Kontevia disponible sur kontevia.com et ses versions nationales (le « Service »). Les coordonnées d'identification et de contact du Fournisseur figurent ci-dessus.

En créant un compte, en confirmant une commande ou en utilisant le Service, le Client accepte les présentes conditions. La politique de remboursement et d'annulation, la politique de confidentialité, la politique relative aux cookies et, pour les clients professionnels, l'accord de traitement des données font partie intégrante du contrat.

Le Service est destiné aux entreprises et aux travailleurs indépendants au sein de l'Union européenne. Les consommateurs peuvent également utiliser le Service ; lorsque le Client est un consommateur, les règles impératives de protection des consommateurs du pays de sa résidence habituelle s'appliquent en complément des présentes conditions.

Kontevia est un service logiciel (SaaS) de traitement automatisé des documents comptables. Le Client soumet des reçus, des factures et d'autres documents par chat (WhatsApp), par e-mail ou par téléversement dans le tableau de bord. Le Service extrait les données, propose une catégorie et le traitement TVA applicable selon les règles du pays du Client, prépare les récapitulatifs et déclarations de TVA, émet des factures, rapproche les transactions bancaires et exporte les données vers les systèmes comptables connectés.

Le Service est fourni à distance via internet sous forme d'abonnement. Aucun bien physique n'est livré. L'étendue exacte des fonctions, le nombre de documents inclus dans chaque formule et les pays pris en charge sont indiqués dans la grille tarifaire actuelle sur kontevia.com/pricing.

Kontevia est en accès anticipé. Les connecteurs vers les plateformes nationales de facturation électronique et fiscales sont déployés pays par pays ; l'état actuel de chaque connecteur est indiqué sur la page des intégrations. Lorsqu'un connecteur est présenté comme préparé ou prêt, le Fournisseur ne transmet pas encore de données à la plateforme au nom du Client.

Le Service est une aide à la comptabilité, et non un conseil fiscal, comptable ou juridique. L'extraction et la catégorisation automatiques sont des propositions que le Client doit vérifier. La responsabilité de l'exactitude et du dépôt dans les délais des déclarations fiscales, des factures électroniques et des autres obligations légales incombe au Client.

Le Client crée un compte en s'inscrivant avec une adresse e-mail ou un fournisseur de connexion pris en charge et en confirmant l'inscription. Le Client doit fournir des informations exactes et complètes, les tenir à jour et garder confidentiels ses identifiants d'accès. Le Client est responsable de toute activité effectuée sous son compte, y compris celle des utilisateurs qu'il invite.

Un même compte peut gérer plusieurs sociétés ou entités professionnelles. Chaque entité dispose de son propre espace de travail ; le Client garantit qu'il est autorisé à traiter les documents qu'il soumet pour chaque entité.

Le Fournisseur peut suspendre un compte utilisé en violation des présentes conditions, présentant un risque de sécurité, ou dont l'abonnement reste impayé après relance. Le Client en est informé par e-mail.

Le contrat relatif à une formule payante est formé lorsque le Client sélectionne une formule, confirme la commande et paie le premier versement d'abonnement. Le Fournisseur confirme l'activation par e-mail. Le contrat est conclu pour une durée indéterminée et peut être résilié conformément à l'article 8.

Les présentes conditions sont publiées dans la langue de chaque version nationale de kontevia.com et toutes les versions linguistiques ont le même contenu. Le contrat est conclu dans la langue de la version dans laquelle le Client a accepté les présentes conditions. Pour les clients professionnels, la version anglaise prévaut en cas de divergence ; pour les consommateurs, la version dans leur langue s'applique et toute ambiguïté est interprétée en leur faveur. Le Fournisseur archive le contrat sous forme électronique ; il n'est pas accessible aux tiers.

L'accès anticipé sans formule payante est proposé gratuitement selon les conditions indiquées dans le tableau de bord et peut être limité en fonctions, en nombre de documents ou dans le temps.

• Les prix actuels sont publiés sur kontevia.com/pricing. Les prix sont indiqués en euros et hors TVA ; la TVA est ajoutée selon le pays et le statut TVA du Client. Les clients professionnels disposant d'un numéro de TVA intracommunautaire valide en dehors de la République tchèque sont facturés selon le mécanisme d'autoliquidation.
• L'abonnement est facturé mensuellement, une fois par mois civil, pour le montant de la formule sélectionnée. Le paiement annuel est disponible au prix de dix mois.
• Le paiement s'effectue par carte de paiement ou par bouton de virement bancaire. Les paiements par carte sont traités par Comgate, a.s., établissement de paiement agréé ; le Fournisseur ne conserve pas les données de carte.
• L'abonnement est un paiement récurrent : le montant est prélevé automatiquement une fois par mois civil, ou une fois par an pour les formules annuelles, jusqu'à ce que le Client résilie. Le Client est informé du montant et de la fréquence avant le premier paiement et peut résilier à tout moment.
• L'utilisation au-delà du quota mensuel de documents de la formule est facturée 0,20 EUR par document, avec le paiement d'abonnement suivant. Le Client peut à tout moment consulter son utilisation actuelle dans le tableau de bord.
• Un document fiscal (facture) est émis électroniquement pour chaque paiement et envoyé à l'adresse e-mail du Client ; il est également disponible dans le compte.
• En cas d'échec de paiement, le Fournisseur en informe le Client et procède à de nouvelles tentatives. Si le paiement reste impayé, l'accès aux fonctions payantes peut être limité jusqu'à son règlement ; les données du Client restent disponibles pour export.

L'accès à la formule payante est activé immédiatement après la confirmation du paiement, généralement en quelques minutes et au plus tard dans les 24 heures. Le Client reçoit une confirmation par e-mail. Le Service étant fourni par voie électronique, aucune expédition ni frais de livraison ne s'appliquent.

Si l'activation échoue pour des raisons imputables au Fournisseur, le Client a droit au remboursement intégral du paiement concerné.

• Ne soumettre que des documents et des données que le Client est en droit de traiter, et disposer des autorisations nécessaires des personnes dont les données figurent dans ces documents.
• Ne pas utiliser le Service de manière illicite, tenter d'obtenir un accès non autorisé, perturber son fonctionnement, ni l'utiliser pour traiter des documents pour le compte de tiers à titre commercial sans accord avec le Fournisseur (les cabinets comptables relèvent de la formule multi-clients).
• Vérifier les résultats fournis par le Service avant de les utiliser pour des déclarations légales, des factures électroniques ou des paiements.
• Conserver ses propres copies des documents lorsque la loi l'exige ; le Service fournit une archive mais ne remplace pas les obligations légales du Client en matière de conservation des documents.
• Ne pas revendre, sous-licencier ou effectuer de l'ingénierie inverse sur le Service. Tous les droits de propriété intellectuelle sur le Service restent la propriété du Fournisseur. Le Client conserve tous les droits sur ses propres données.

Chaque partie peut résilier le contrat à tout moment, avec effet à la fin de la période payée. Le Client résilie depuis son compte ou par e-mail à hello@kontevia.com. Aucun frais de résiliation n'est facturé. En cas de résiliation, les paiements récurrents cessent et l'accès aux fonctions payantes prend fin à l'issue de la période payée.

Le Fournisseur peut résilier le contrat moyennant un préavis de 30 jours, ou sans préavis en cas de violation substantielle des présentes conditions. En cas de résiliation par le Fournisseur pour des motifs autres qu'une violation, les montants prépayés pour la période non utilisée sont remboursés.

Après la résiliation, le Client peut exporter ses données pendant 90 jours. Passé ce délai, le Fournisseur supprime les données du Client, sauf lorsque la conservation est requise par la loi. Le retrait, les réclamations et les remboursements sont régis par la politique de remboursement et d'annulation.

Le Fournisseur s'efforce de maintenir le Service disponible en permanence, hormis les opérations de maintenance planifiées, annoncées à l'avance dans la mesure du possible, et les circonstances indépendantes de sa volonté, telles que les pannes des plateformes de messagerie, des banques, des hébergeurs ou des plateformes fiscales nationales.

Le Fournisseur peut faire évoluer le Service, ajouter ou supprimer des fonctions et mettre à jour les pays pris en charge. Les modifications réduisant substantiellement les fonctionnalités de la formule du Client sont annoncées au moins 30 jours à l'avance ; le Client peut résilier le contrat avant l'entrée en vigueur de la modification.

L'assistance est fournie par e-mail à hello@kontevia.com les jours ouvrés. Les délais de réponse sont indiqués sur la page d'aide et sont donnés à titre indicatif.

Le Fournisseur est responsable des dommages causés par un manquement à ses obligations dans la limite du montant payé par le Client pour le Service au cours des douze mois précédant l'événement. Cette limitation ne s'applique pas aux dommages causés intentionnellement ou par négligence grave, aux atteintes à l'intégrité physique des personnes, ni lorsque la loi n'autorise pas de limitation, notamment à l'égard des consommateurs.

Le Fournisseur n'est pas responsable des pénalités, intérêts ou autres conséquences résultant de déclarations, de factures électroniques ou de paiements soumis par le Client sans vérification préalable, des erreurs figurant dans les documents fournis par le Client, ni des interruptions causées par des services tiers échappant au contrôle du Fournisseur.

Le Client est responsable de la licéité des données qu'il traite et garantit le Fournisseur contre toute réclamation de tiers résultant d'un manquement du Client aux présentes conditions.

Le traitement des données à caractère personnel du Client et de ses utilisateurs est décrit dans la politique de confidentialité. Pour les données comptables téléversées par le Client, le Fournisseur agit en qualité de sous-traitant sur instruction du Client conformément à l'accord de traitement des données, qui fait partie intégrante des présentes conditions pour les clients professionnels. La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs est publiée sur le site web.

Les données sont stockées sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Lorsqu'un sous-traitant ultérieur est situé en dehors de l'Espace économique européen, les transferts sont encadrés par une décision d'adéquation ou par des clauses contractuelles types.

Le Client qui est un consommateur dispose du droit de se rétracter du contrat dans un délai de 14 jours à compter de sa conclusion, sans avoir à justifier de motif, selon les modalités décrites dans la politique de remboursement et d'annulation. Lorsque le consommateur a demandé que la fourniture du Service commence pendant le délai de rétractation, un montant proportionnel à la période d'utilisation est dû. Le modèle de formulaire de rétractation figure à l'article 14.

Un consommateur peut soumettre un litige à l'Inspection tchèque du commerce (Ceska obchodni inspekce, https://adr.coi.cz). Le consommateur peut également s'adresser à l'organisme de règlement extrajudiciaire des litiges de son propre pays.

Aucune disposition des présentes conditions ne limite les droits dont bénéficie un consommateur en vertu des règles impératives du pays de sa résidence habituelle.

La relation est régie par le droit de la République tchèque. Les consommateurs conservent la protection des règles impératives du pays de leur résidence habituelle. Les litiges non résolus à l'amiable relèvent de la compétence des tribunaux de la République tchèque, sans préjudice du droit du consommateur d'agir et d'être poursuivi dans son propre pays.

Le Fournisseur peut modifier les présentes conditions. Le Client en est informé par e-mail au moins 30 jours à l'avance et peut résilier le contrat avant l'entrée en vigueur de la modification. L'utilisation continue du Service après la date d'entrée en vigueur vaut acceptation des conditions modifiées.

Si une disposition des présentes conditions est invalide, les autres dispositions restent en vigueur. Les présentes conditions entrent en vigueur à la date indiquée ci-dessus et remplacent toutes les versions précédentes.

(Veuillez compléter et renvoyer le présent formulaire uniquement si vous souhaitez vous rétracter du contrat.)

• À l'attention de : Eucalypt 4 s.r.o., Jicinska 226/17, Zizkov, 130 00 Praha 3, République tchèque, e-mail hello@kontevia.com
• Je/Nous (*) vous notifie/notifions (*) par la présente ma/notre (*) rétractation du contrat portant sur la prestation de services (*) ci-dessous :
• Commandé le (*)/reçu le (*) :
• Nom du (des) consommateur(s) :
• Adresse du (des) consommateur(s) :
• Signature du (des) consommateur(s) (uniquement en cas de notification du présent formulaire sur papier) :
• Date :

(*) Rayez la mention inutile.