Comment utiliser Kontevia à fond : dix scénarios de comptabilité

Situation : Vous revenez d'un achat de matériel avec trois reçus dans votre poche qui finiraient normalement dans une boîte, puis, en fin d'année, dans la panique.

Ce que vous configurez : Enregistrez le numéro de Kontevia dans WhatsApp. C'est tout, sans application supplémentaire.

Ce qui se passe automatiquement : Photographiez le reçu et envoyez-le. Kontevia extrait le fournisseur, le montant, la date et la TVA, attribue une catégorie selon les règles de votre pays et enregistre le document. En cas de doute, il vous pose la question dans le chat.

Ce que vous y gagnez : Environ deux à trois minutes par document par rapport à une saisie manuelle, et plus aucun reçu perdu.

Situation : Les factures de vos fournisseurs arrivent dans votre boîte mail sous forme de PDF ou de factures électroniques structurées, et vous les téléchargez et les classez manuellement.

Ce que vous configurez : Utilisez l'adresse de réception de votre espace de travail, en transférant manuellement ou via une règle dans votre client de messagerie.

Ce qui se passe automatiquement : Chaque pièce jointe reçue est traitée comme une photo : articles, montants, TVA et échéance. Le document apparaît dans le tableau de bord sans intervention de votre part.

Ce que vous y gagnez : Environ cinq à dix minutes par jour pour une entreprise recevant régulièrement des factures fournisseurs.

Situation : En fin de mois, vous vous penchez sur le relevé pour déterminer quel paiement correspond à quelle facture.

Ce que vous configurez : Connectez votre compte bancaire (disponible pour certaines banques tchèques ; les connexions PSD2 pour les autres pays sont prévues). L'accès est en lecture seule et peut être révoqué à tout moment.

Ce qui se passe automatiquement : Kontevia importe les transactions et les rapproche des documents émis et reçus selon le montant, la référence et l'IBAN du tiers. Dans le tableau de bord, vous voyez ce qui est payé et ce qui reste en attente.

Ce que vous y gagnez : Environ une à deux heures par mois de vérification manuelle des relevés.

Situation : Vous avez manqué une échéance de facture, perdu un escompte pour paiement anticipé, ou un client n'a pas payé et vous vous en êtes rendu compte trop tard.

Ce que vous configurez : Rien. Les échéances proviennent des documents extraits.

Ce qui se passe automatiquement : Kontevia connaît l'échéance de chaque facture et indique ce qu'il faut payer et qui vous doit de l'argent. Des rappels pour les délais de TVA et fiscaux de votre pays sont prévus ; le calendrier fiscal gratuit les liste dès aujourd'hui.

Ce que vous y gagnez : Plus d'intérêts de retard pour paiements manqués et des relances plus rapides envers les mauvais payeurs.

Situation : Vous venez de terminer un travail et souhaitez facturer immédiatement, pas le soir devant un ordinateur.

Ce que vous configurez : Renseignez une fois vos informations de facturation. Émettez ensuite des factures depuis le tableau de bord ou depuis le chat.

Ce qui se passe automatiquement : Kontevia complète les mentions obligatoires de la facture, calcule la TVA et génère un PDF avec un QR code de paiement (EPC pour l'euro, QR Platba pour la couronne tchèque). Le paiement est ensuite rapproché avec la banque.

Ce que vous y gagnez : Environ dix minutes par facture par rapport à un modèle, et des paiements plus rapides grâce au QR code.

Situation : La date limite de dépôt approche et vous rassemblez les chiffres de TVA à partir de plusieurs piles de documents.

Ce que vous configurez : Rien de plus. Chaque document extrait porte dès le départ son taux et son montant de TVA, y compris les cas d'autoliquidation et intracommunautaires.

Ce qui se passe automatiquement : La section TVA du tableau de bord affiche en continu la TVA en amont et en aval pour la période, et la synthèse de votre déclaration est prête à transmettre à votre comptable ou à déposer.

Ce que vous y gagnez : Environ deux à quatre heures chaque mois ou trimestre, selon le nombre de documents.

Situation : Votre pays introduit ou applique déjà la facturation électronique obligatoire et vous n'êtes pas sûr que vos factures soient conformes.

Ce que vous configurez : Rien à configurer aujourd'hui. Kontevia émet des factures PDF avec toutes les mentions obligatoires et un QR code de paiement.

Ce qui se passe automatiquement : Les factures structurées pour votre système national, la validation des champs obligatoires et les connecteurs vers les plateformes nationales sont prévus. D'ici là, lorsque l'obligation s'applique déjà, les factures sont transmises via le portail officiel ou un prestataire certifié.

Ce que vous y gagnez : Des factures complètes et correctes dès aujourd'hui, et une vision claire de ce qui changera lorsque l'obligation entrera en vigueur.

Situation : Votre comptable travaille avec DATEV, Odoo ou un autre système et vous apportez les documents dans une pochette ou les envoyez un par un par e-mail.

Ce que vous configurez : Choisissez le format d'export dans les paramètres ou invitez votre comptable dans l'espace de travail.

Ce qui se passe automatiquement : Les documents comptabilisés sont exportés en CSV avec les catégories et la ventilation de la TVA, ou en Pohoda, Money S3 ou ISDOC pour les entreprises tchèques, prêts à être importés sans ressaisie. Les exports DATEV et Odoo sont prévus.

Ce que vous y gagnez : Pour un cabinet comptable, des heures de ressaisie économisées par client et par mois.

Situation : Vous tenez la comptabilité de plusieurs entreprises et les clients envoient des documents par cinq canaux différents, avec une qualité aléatoire.

Ce que vous configurez : Chaque client dispose de son propre espace de travail. Les clients envoient les documents par chat ou e-mail et vous les vérifiez dans la section d'approbation du tableau de bord multi-clients.

Ce qui se passe automatiquement : Les documents arrivent en un seul endroit, déjà extraits et catégorisés selon les règles du pays de chaque client. Vous vérifiez, approuvez et exportez.

Ce que vous y gagnez : Fini de courir après les clients pour des boîtes de reçus.

Situation : Un fournisseur vous envoie une facture par e-mail et vous photographiez aussi la copie papier. Ou un client vous remet un seul PDF contenant des dizaines de documents numérisés.

Ce que vous configurez : Rien à faire. Les deux fonctionnent en arrière-plan; envoyez le PDF entier par e-mail ou téléchargez-le dans le tableau de bord.

Ce qui se passe automatiquement : Kontevia attribue les catégories à partir du contenu et de vos corrections précédentes, signale un doublon avant qu'il ne soit comptabilisé deux fois, et découpe un PDF multi-documents en documents individuels, extraits chacun séparément.

Ce que vous y gagnez : Pas de dépenses en double, des catégories cohérentes et aucun découpage manuel des grands scans.