Τήρηση αρχείου

Κάθε χώρα της ΕΕ απαιτεί από τις επιχειρήσεις να αποθηκεύουν τα τιμολόγια και τα λογιστικά τους έγγραφα για ελάχιστο χρονικό διάστημα, συνήθως μεταξύ πέντε και δέκα ετών, υπολογιζόμενο από το τέλος του έτους στο οποίο αναφέρεται το έγγραφο. Το διάστημα καθορίζεται από την εθνική νομοθεσία περί ΦΠΑ, λογιστικής και φορολογικής διαδικασίας, και μπορεί να παραταθεί λόγω ελέγχου, διαφοράς ή μεταφερόμενων ζημιών.

Η ηλεκτρονική αποθήκευση επιτρέπεται παντού, εφόσον διασφαλίζονται τρία στοιχεία καθ' όλη τη διάρκεια: το έγγραφο παραμένει αναγνώσιμο, η προέλευσή του είναι αυθεντική και το περιεχόμενό του δεν έχει αλλάξει. Ένα αξιόπιστο ίχνος ελέγχου μεταξύ τιμολογίου, παραγγελίας και πληρωμής είναι ο συνήθης τρόπος απόδειξης αυτού, χωρίς να απαιτείται υπογραφή κάθε αρχείου. Οι θερμικές αποδείξεις ξεθωριάζουν μέσα σε λίγα χρόνια, γι' αυτό μια σάρωση κατά τη λήψη είναι ασφαλέστερη από το πρωτότυπο. Η Kontevia αποθηκεύει κάθε έγγραφο με τα μεταδεδομένα και το ίχνος ελέγχου του για όλη τη διάρκεια τήρησης.