Εντοπισμός διπλότυπων: κανένα παραστατικό δεν καταχωρείται δύο φορές
Η Kontevia ελέγχει κάθε εισερχόμενο έγγραφο σε σχέση με όσα έχουν ήδη επεξεργαστεί. Αναγνωρίζει το ίδιο τιμολόγιο ή απόδειξη ακόμη και όταν έφτασε μία φορά ως φωτογραφία στο WhatsApp και μία ως PDF μέσω e-mail. Ένα πιθανό διπλότυπο επισημαίνεται και η απόφαση παραμένει δική σας.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Το τιμολόγιο επεξεργάστηκε: 3 γραμμές, καθαρή αξία 1.200 €, ΦΠΑ 24 % 288 €, σύνολο 1.488 €. Δεν είναι διπλότυπο. Κατηγορία: λογισμικό και φιλοξενία. Λήξη σε 14 ημέρες.
Πώς λειτουργεί
Το έγγραφο φτάνει από οποιοδήποτε κανάλι
WhatsApp, e-mail ή μεταφόρτωση στον πίνακα ελέγχου. Ο έλεγχος γίνεται συνολικά σε όλα τα κανάλια.
Σύγκριση με υπάρχοντα έγγραφα
Το νέο έγγραφο συγκρίνεται με όσα έχουν ήδη επεξεργαστεί. Δεν έχει σημασία αν πρόκειται για φωτογραφία, PDF ή στιγμιότυπο οθόνης.
Επισήμανση του ύποπτου εγγράφου
Ένα πιθανό διπλότυπο επισημαίνεται εμφανώς. Τίποτα δεν απορρίπτεται ή καταχωρείται σιωπηλά.
Η απόφαση είναι δική σας
Με ένα κλικ επιβεβαιώνετε το διπλότυπο (το έγγραφο εξαιρείται) ή το επισημαίνετε ως νέο έγγραφο, για παράδειγμα για δύο πανομοιότυπες αγορές στη σειρά.
Γιατί τα διπλότυπα είναι ύπουλα
Ένα διπλότυπο έγγραφο δεν είναι αμέλεια, είναι φυσική συνέπεια του τρόπου με τον οποίο κυκλοφορούν τα έγγραφα. Ένας προμηθευτής στέλνει ένα τιμολόγιο με e-mail και μια εβδομάδα αργότερα το στέλνει ξανά ως υπενθύμιση. Ένας επιχειρηματίας φωτογραφίζει μια απόδειξη στο ταμείο και τη στέλνει ξανά το βράδυ για σιγουριά. Ένας πελάτης παραδίδει στον λογιστή έναν φάκελο μισογεμάτο με έγγραφα που έχουν ήδη σταλεί στην πορεία.
Οι συνέπειες δεν είναι απλώς αισθητικές: ένα έξοδο καταχωρημένο δύο φορές σημαίνει διογκωμένα κόστη, λανθασμένη έκπτωση ΦΠΑ και, σε έναν έλεγχο, καταλογισμό με πρόστιμα. Και η χειροκίνητη παρακολούθηση διπλότυπων είναι ακριβώς το είδος εργασίας στο οποίο ένα άτομο κάνει λάθη μετά από εκατοντάδες έγγραφα, ενώ ένα μηχάνημα όχι.
Ένας έλεγχος που δεν απαιτεί πειθαρχία
Το βασικό χαρακτηριστικό ενός καλού ελέγχου διπλότυπων είναι ότι δεν βασίζεται στη συμπεριφορά του αποστολέα. Οι πελάτες δεν χρειάζεται να σκέφτονται αν έχουν ήδη στείλει ένα έγγραφο, ή από ποιο κανάλι. Το σύστημα συγκρίνει τα ίδια τα έγγραφα, οπότε εντοπίζει την ίδια απόδειξη ανεξάρτητα από τη μορφή και το κανάλι μέσω του οποίου έφτασε τη δεύτερη φορά.
Το δεύτερο βασικό χαρακτηριστικό είναι ότι ο άνθρωπος έχει τον τελευταίο λόγο. Δύο νόμιμες πανομοιότυπες αγορές στη σειρά (δύο ίδιοι καφέδες, δύο ίδια γεμίσματα καυσίμου) μοιάζουν με διπλότυπο αλλά δεν είναι. Γι' αυτό ένα ύποπτο έγγραφο δεν απορρίπτεται ποτέ αυτόματα, επισημαίνεται και περιμένει επιβεβαίωση.
Τυπικές περιπτώσεις που εντοπίζει ο έλεγχος
| Περίπτωση | Τι συμβαίνει |
|---|---|
| Το ίδιο τιμολόγιο έφτασε δύο φορές με e-mail | Το δεύτερο επισημαίνεται ως πιθανό διπλότυπο |
| Μια απόδειξη ως φωτογραφία στο WhatsApp και ως PDF με e-mail | Το σύστημα αναγνωρίζει το ίδιο έγγραφο μεταξύ καναλιών |
| Ένας πελάτης παρέδωσε φάκελο με έγγραφα που είχαν ήδη σταλεί | Τα διπλότυπα επισημαίνονται, τα νέα προχωρούν |
| Δύο γνήσιες πανομοιότυπες αγορές στη σειρά | Επισημαίνονται για έλεγχο, ένα κλικ επιβεβαιώνει και τα δύο |
Συχνές ερωτήσεις
Πώς αναγνωρίζει η Kontevia ένα διπλότυπο;
Συγκρίνει τα ίδια τα έγγραφα, όχι τα αρχεία. Έτσι εντοπίζει το ίδιο τιμολόγιο ακόμη κι όταν έφτασε μία φορά ως φωτογραφία και μία ως PDF μέσω διαφορετικού καναλιού. Το ύποπτο έγγραφο επισημαίνεται και η απόφαση παραμένει στον χρήστη.
Μπορεί ο έλεγχος να διαγράψει κατά λάθος ένα έγγραφο;
Όχι. Ο έλεγχος δεν διαγράφει ή απορρίπτει τίποτα αυτόματα. Ένα πιθανό διπλότυπο απλώς επισημαίνεται εμφανώς και περιμένει την επιβεβαίωσή σας, μόνο τότε εξαιρείται.
Τι γίνεται αν πράγματι έχω δύο πανομοιότυπες αγορές;
Δύο πανομοιότυπα έγγραφα στη σειρά (για παράδειγμα δύο ίδιες αγορές καυσίμου) επισημαίνονται για έλεγχο. Με ένα κλικ τα επιβεβαιώνετε ως δύο ξεχωριστά έγγραφα και και τα δύο καταχωρούνται κανονικά.
Λειτουργεί ο έλεγχος για λογιστές με πολλές εταιρείες;
Ναι. Ο έλεγχος εκτελείται ξεχωριστά μέσα σε κάθε εταιρεία, οπότε το ίδιο έγγραφο σε δύο διαφορετικές εταιρείες δεν θεωρείται εσφαλμένα διπλότυπο, ενώ μια διπλή υποβολή μέσα στην ίδια εταιρεία εντοπίζεται.
Σχετικές λειτουργίες και εργαλεία
Δοκιμάστε το με τα δικά σας παραστατικά
Στείλτε μερικά παραστατικά και δείτε μόνοι σας την εξαγωγή δεδομένων, τις κατηγορίες και τον ΦΠΑ. Δωρεάν δοκιμή, χωρίς κάρτα.
Ενημερώθηκε 7 Σεπτεμβρίου 2026