Αυτόματη κατηγοριοποίηση

Αφού εξαχθούν τα δεδομένα μιας απόδειξης ή τιμολογίου, πρέπει να ταξινομηθούν: σε ποια κατηγορία δαπάνης ανήκουν, σε ποιον λογαριασμό του λογιστικού σχεδίου, ποια είναι η μεταχείριση ΦΠΑ, αν εκπίπτουν. Η αυτόματη κατηγοριοποίηση χρησιμοποιεί τον προμηθευτή, τα είδη, τα ποσά και το ιστορικό παρόμοιων εγγράφων για να προτείνει την ταξινόμηση, ώστε ο χρήστης απλώς να την επιβεβαιώνει ή να τη διορθώνει.

Τα καλά συστήματα μαθαίνουν από τις διορθώσεις, εφαρμόζουν εθνικούς κανόνες, όπως ο αποκλεισμός έκπτωσης ΦΠΑ σε δαπάνες φιλοξενίας ή τα μη εκπιπτόμενα έξοδα παράστασης, και αναγνωρίζουν επαναλαμβανόμενους προμηθευτές. Επίσης εντοπίζουν διπλότυπα όταν το ίδιο τιμολόγιο φτάνει δύο φορές μέσω διαφορετικών καναλιών. Η πρόταση αποτελεί υπόδειξη και όχι νομική απόφαση· ο χρήστης ή ο λογιστής παραμένει υπεύθυνος για την τελική καταχώριση. Το Kontevia εμφανίζει τον βαθμό βεβαιότητας κάθε πρότασης και προωθεί τις αβέβαιες περιπτώσεις για έλεγχο.