Πώς να αξιοποιήσετε πλήρως το Kontevia: δέκα σενάρια λογιστικής
Το Kontevia αυτοματοποιεί τη συλλογή και επεξεργασία εγγράφων: αποδείξεις μέσω chat, τιμολόγια μέσω e-mail, τραπεζική συμφωνία, ημερομηνίες λήξης τιμολογίων, τιμολόγηση με QR κωδικούς πληρωμής, συγκεντρωτικά ΦΠΑ και εξαγωγές για τον λογιστή σας. Ακολουθούν δέκα συγκεκριμένες συνταγές, είτε είστε ατομική επιχείρηση, μικρή εταιρεία ή λογιστικό γραφείο σε οποιαδήποτε χώρα της ΕΕ.
Δέκα σενάρια
1. Μια απόδειξη φωτογραφίζεται και αποστέλλεται μέσω chat
Κατάσταση: Επιστρέφετε από την αγορά υλικών με τρεις αποδείξεις στην τσέπη σας, που κανονικά θα κατέληγαν σε ένα κουτί και, στο τέλος του έτους, σε πανικό.
Τι ρυθμίζετε: Αποθηκεύστε τον αριθμό του Kontevia στο WhatsApp. Αυτό είναι όλο, χωρίς επιπλέον εφαρμογή.
Τι συμβαίνει αυτόματα: Φωτογραφίστε την απόδειξη και στείλτε την. Το Kontevia εξάγει τον προμηθευτή, το ποσό, την ημερομηνία και τον ΦΠΑ, αντιστοιχίζει μια κατηγορία σύμφωνα με τους κανόνες της χώρας σας και αποθηκεύει το έγγραφο. Αν κάτι δεν είναι σαφές, ρωτά στο chat.
Τι κερδίζετε: Περίπου δύο έως τρία λεπτά ανά έγγραφο σε σύγκριση με τη χειροκίνητη καταχώριση, και καμία απόδειξη δεν χάνεται.
2. Τιμολόγια προμηθευτών προωθημένα μέσω e-mail
Κατάσταση: Τα τιμολόγια από προμηθευτές φτάνουν στο γραμματοκιβώτιό σας ως PDF ή δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια και εσείς τα κατεβάζετε και τα αρχειοθετείτε με το χέρι.
Τι ρυθμίζετε: Χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση εισερχομένων του χώρου εργασίας σας, είτε προωθώντας χειροκίνητα είτε με κανόνα στο πρόγραμμα αλληλογραφίας σας.
Τι συμβαίνει αυτόματα: Κάθε εισερχόμενο συνημμένο επεξεργάζεται όπως μια φωτογραφία: είδη, ποσά, ΦΠΑ και ημερομηνία λήξης. Το έγγραφο εμφανίζεται στον πίνακα ελέγχου χωρίς τη δική σας παρέμβαση.
Τι κερδίζετε: Περίπου πέντε έως δέκα λεπτά την ημέρα για μια επιχείρηση με τακτικά τιμολόγια προμηθευτών.
3. Τραπεζική συμφωνία μέσω open banking
Κατάσταση: Στο τέλος του μήνα κάθεστε πάνω από το αντίγραφο κίνησης και προσπαθείτε να βρείτε ποια πληρωμή αντιστοιχεί σε ποιο τιμολόγιο.
Τι ρυθμίζετε: Συνδέστε τον τραπεζικό σας λογαριασμό (διαθέσιμο για επιλεγμένες τσεχικές τράπεζες· οι συνδέσεις PSD2 για άλλες χώρες σχεδιάζονται). Η πρόσβαση είναι μόνο για ανάγνωση και μπορεί να ανακληθεί οποιαδήποτε στιγμή.
Τι συμβαίνει αυτόματα: Το Kontevia εισάγει τις συναλλαγές και τις αντιστοιχίζει με εκδοθέντα και ληφθέντα έγγραφα βάσει ποσού, αναφοράς και IBAN του αντισυμβαλλομένου. Στον πίνακα ελέγχου βλέπετε τι έχει πληρωθεί και τι εκκρεμεί.
Τι κερδίζετε: Περίπου μία έως δύο ώρες τον μήνα από χειροκίνητο έλεγχο αντιγράφων κίνησης.
4. Ημερομηνίες λήξης και προθεσμίες
Κατάσταση: Χάσατε μια ημερομηνία λήξης τιμολογίου, χάσατε έκπτωση πρόωρης πληρωμής, ή ένας πελάτης δεν πλήρωσε και το προσέξατε αργά.
Τι ρυθμίζετε: Τίποτα. Οι ημερομηνίες λήξης προέρχονται από τα εξαγόμενα έγγραφα.
Τι συμβαίνει αυτόματα: Το Kontevia γνωρίζει την ημερομηνία λήξης κάθε τιμολογίου και δείχνει τι πρέπει να πληρώσετε και ποιος σας οφείλει. Οι υπενθυμίσεις για τις προθεσμίες ΦΠΑ και φόρων της χώρας σας σχεδιάζονται· το δωρεάν φορολογικό ημερολόγιο τις παραθέτει ήδη σήμερα.
Τι κερδίζετε: Χωρίς τόκους υπερημερίας για χαμένες πληρωμές και ταχύτερες υπενθυμίσεις σε καθυστερημένους πληρωτές.
5. Ένα τιμολόγιο σε ένα λεπτό, με QR κωδικό πληρωμής
Κατάσταση: Ολοκληρώσατε μια εργασία και θέλετε να εκδώσετε τιμολόγιο αμέσως, όχι το βράδυ σε έναν υπολογιστή.
Τι ρυθμίζετε: Συμπληρώστε μία φορά τα στοιχεία τιμολόγησής σας. Στη συνέχεια εκδίδετε τιμολόγια από τον πίνακα ελέγχου ή από το chat.
Τι συμβαίνει αυτόματα: Το Kontevia συμπληρώνει το υποχρεωτικό περιεχόμενο του τιμολογίου, υπολογίζει τον ΦΠΑ και δημιουργεί ένα PDF με QR κωδικό πληρωμής (EPC για ευρώ, QR Platba για τσεχική κορόνα). Η πληρωμή αντιστοιχίζεται αργότερα με την τράπεζα.
Τι κερδίζετε: Περίπου δέκα λεπτά ανά τιμολόγιο σε σύγκριση με ένα πρότυπο, και ταχύτερες πληρωμές χάρη στον QR κωδικό.
6. Συγκεντρωτικό ΦΠΑ έτοιμο πριν την προθεσμία
Κατάσταση: Η προθεσμία υποβολής πλησιάζει και συγκεντρώνετε τα στοιχεία ΦΠΑ από διάφορους σωρούς.
Τι ρυθμίζετε: Τίποτα επιπλέον. Κάθε εξαγόμενο έγγραφο φέρει τον συντελεστή και το ποσό ΦΠΑ από την αρχή, συμπεριλαμβανομένων περιπτώσεων αντίστροφης χρέωσης και ενδοκοινοτικών συναλλαγών.
Τι συμβαίνει αυτόματα: Η ενότητα ΦΠΑ του πίνακα ελέγχου εμφανίζει συνεχώς τον ΦΠΑ εισροών και εκροών για την περίοδο, και το συγκεντρωτικό για τη δήλωσή σας είναι έτοιμο να παραδοθεί στον λογιστή σας ή να υποβληθεί.
Τι κερδίζετε: Περίπου δύο έως τέσσερις ώρες κάθε μήνα ή τρίμηνο, ανάλογα με τον αριθμό των εγγράφων.
7. Ηλεκτρονική τιμολόγηση: πού βρισκόμαστε
Κατάσταση: Η χώρα σας εισάγει ή ήδη εφαρμόζει υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση και δεν είστε σίγουροι ότι τα τιμολόγιά σας είναι συμμορφωμένα.
Τι ρυθμίζετε: Σήμερα δεν χρειάζεται καμία ρύθμιση. Το Kontevia εκδίδει τιμολόγια PDF με όλα τα υποχρεωτικά πεδία και QR κωδικό πληρωμής.
Τι συμβαίνει αυτόματα: Τα δομημένα τιμολόγια για το εθνικό σας σύστημα, η επικύρωση των υποχρεωτικών πεδίων και οι διασυνδέσεις με τις εθνικές πλατφόρμες είναι προγραμματισμένα. Μέχρι τότε, όπου η υποχρέωση ισχύει ήδη, τα τιμολόγια υποβάλλονται μέσω της επίσημης πύλης ή μέσω πιστοποιημένου παρόχου.
Τι κερδίζετε: Πλήρη και σωστά τιμολόγια από σήμερα και σαφής εικόνα για το τι αλλάζει όταν έρθει η υποχρέωση.
8. Εξαγωγή στο σύστημα του λογιστή σας
Κατάσταση: Ο λογιστής σας εργάζεται σε DATEV, Odoo ή άλλο σύστημα και εσείς μεταφέρετε έγγραφα σε φάκελο ή τα στέλνετε με e-mail ένα ένα.
Τι ρυθμίζετε: Επιλέξτε τη μορφή εξαγωγής στις ρυθμίσεις ή προσκαλέστε τον λογιστή σας στον χώρο εργασίας.
Τι συμβαίνει αυτόματα: Τα καταχωρημένα έγγραφα εξάγονται σε CSV με κατηγορίες και ανάλυση ΦΠΑ, ή σε Pohoda, Money S3 ή ISDOC για τσεχικές εταιρείες, έτοιμα για εισαγωγή χωρίς εκ νέου πληκτρολόγηση. Οι εξαγωγές DATEV και Odoo σχεδιάζονται.
Τι κερδίζετε: Για ένα λογιστικό γραφείο, ώρες εξοικονόμησης πληκτρολόγησης ανά πελάτη τον μήνα.
9. Ροή έγκρισης για λογιστικά γραφεία
Κατάσταση: Τηρείτε τα βιβλία για πολλές επιχειρήσεις και οι πελάτες στέλνουν έγγραφα μέσω πέντε διαφορετικών καναλιών σε τυχαία ποιότητα.
Τι ρυθμίζετε: Κάθε πελάτης έχει τον δικό του χώρο εργασίας. Οι πελάτες στέλνουν έγγραφα μέσω chat ή e-mail και εσείς τα ελέγχετε στην ενότητα έγκρισης του πίνακα ελέγχου πολλαπλών πελατών.
Τι συμβαίνει αυτόματα: Τα έγγραφα φτάνουν σε ένα μέρος, ήδη εξαγμένα και κατηγοριοποιημένα σύμφωνα με τους κανόνες της χώρας κάθε πελάτη. Εσείς ελέγχετε, εγκρίνετε και εξάγετε.
Τι κερδίζετε: Τέλος στο κυνήγι πελατών για κουτιά με αποδείξεις.
10. Κατηγοριοποίηση, εντοπισμός διπλότυπων και μαζικά PDF
Κατάσταση: Ένας προμηθευτής σας στέλνει τιμολόγιο με e-mail και εσείς φωτογραφίζετε επίσης το χάρτινο αντίγραφο. Ή ένας πελάτης σας δίνει ένα PDF με δεκάδες σαρωμένα έγγραφα.
Τι ρυθμίζετε: Τίποτα. Και τα δύο λειτουργούν αυτόματα στο παρασκήνιο. Στείλτε ολόκληρο το PDF με e-mail ή ανεβάστε το στον πίνακα ελέγχου.
Τι συμβαίνει αυτόματα: Το Kontevia αποδίδει κατηγορίες με βάση το περιεχόμενο και τις προηγούμενες διορθώσεις σας, επισημαίνει ένα διπλότυπο πριν καταχωρηθεί δύο φορές, και διαχωρίζει ένα PDF με πολλά έγγραφα σε μεμονωμένα έγγραφα, το καθένα εξαγόμενο ξεχωριστά.
Τι κερδίζετε: Χωρίς διπλά έξοδα, συνεπείς κατηγορίες και χωρίς χειροκίνητο διαχωρισμό μεγάλων σαρώσεων.
Χειροκίνητα έναντι με το Kontevia
Οι χρόνοι είναι κατά προσέγγιση εκτιμήσεις για μια τυπική μικρή επιχείρηση με δεκάδες έγγραφα τον μήνα. Οι δικοί σας αριθμοί θα διαφέρουν ανάλογα με τον όγκο εγγράφων.
| Εργασία | Χειροκίνητα | Με το Kontevia |
|---|---|---|
| Καταχώριση χάρτινης απόδειξης | 3 έως 5 λεπτά πληκτρολόγησης | φωτογράφιση και αποστολή, κάτω από ένα λεπτό |
| Τιμολόγιο προμηθευτή από e-mail | λήψη, αποθήκευση, πληκτρολόγηση | αυτόματα μετά την προώθηση |
| Έκδοση τιμολογίου | 10 έως 15 λεπτά σε ένα πρότυπο | 1 έως 2 λεπτά, συμπεριλαμβανομένου του κωδικού QR |
| Έλεγχος πληρωμών με την κίνηση λογαριασμού | 1 έως 2 ώρες τον μήνα | συνεχής αυτόματη αντιστοίχιση |
| Σύνοψη ΦΠΑ | 2 έως 4 ώρες συγκέντρωσης στοιχείων | συνεχώς έτοιμη στον πίνακα ελέγχου |
| Παράδοση εγγράφων στον λογιστή | χειροκίνητη πληκτρολόγηση στοιχείων | εξαγωγή στο σύστημα του λογιστή |
Από πού να ξεκινήσετε αν είστε νέος χρήστης
Μην εισάγετε και τα δέκα σενάρια ταυτόχρονα. Η δοκιμασμένη σειρά είναι να ξεκινήσετε με το πρώτο, τις αποδείξεις μέσω chat, καθώς δεν απαιτεί ρύθμιση και βλέπετε το αποτέλεσμα αμέσως. Την πρώτη εβδομάδα προσθέστε την προώθηση τιμολογίων μέσω e-mail, που καλύπτει τα περισσότερα εισερχόμενα έγγραφα.
Το δεύτερο βήμα είναι η σύνδεση της τράπεζας. Μόλις οι πληρωμές αντιστοιχίζονται από μόνες τους, αποκτάτε μια επισκόπηση του τι έχει πληρωθεί, και οι προθεσμίες παρακολουθούνται χωρίς εσάς. Μόνο τότε προχωρήστε στα πιο προηγμένα μέρη: μορφές ηλεκτρονικής τιμολόγησης, εξαγωγές στον λογιστή σας ή τη ροή έγκρισης αν επεξεργάζεστε έγγραφα για πολλές επιχειρήσεις.
Αν κολλήσετε, δείτε τους οδηγούς και το κέντρο βοήθειας.
Τι δεν κάνει το Kontevia και δεν ισχυρίζεται ότι κάνει
Το Kontevia δεν τηρεί πλήρη διπλογραφική λογιστική με γενικό καθολικό, δεν διαχειρίζεται αποθέματα και δεν προετοιμάζει τις ετήσιες οικονομικές σας καταστάσεις. Αν το χρειάζεστε αυτό, διατηρήστε το κεντρικό σας σύστημα και αφήστε το Kontevia να αυτοματοποιήσει τη συλλογή, εξαγωγή και προετοιμασία εγγράφων, ακριβώς όπως το χρησιμοποιούν τα λογιστικά γραφεία. Οι εθνικές πλατφόρμες ηλεκτρονικής τιμολόγησης και φορολογίας είναι υπό προετοιμασία, δεν είναι ακόμη συνδεδεμένες ζωντανά σε κάθε χώρα. Η σελίδα ενσωματώσεων αναφέρει την τρέχουσα κατάσταση.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς ξεκινώ να χρησιμοποιώ το Kontevia;
Δημιουργήστε λογαριασμό, επιλέξτε τη χώρα σας και στείλτε την πρώτη απόδειξη μέσω WhatsApp, e-mail ή ανέβασμα. Η πρόωρη πρόσβαση ξεκινά χωρίς κάρτα πληρωμής. Η ρύθμιση διαρκεί λίγα λεπτά και δεν απαιτεί εγκατάσταση.
Τι μπορεί να αυτοματοποιήσει το Kontevia;
Συλλογή εγγράφων μέσω chat, e-mail και ανεβάσματος, εξαγωγή δεδομένων από αποδείξεις και τιμολόγια, κατηγοριοποίηση, εντοπισμός διπλότυπων, εγκρίσεις, ημερομηνίες λήξης τιμολογίων, τραπεζική συμφωνία για επιλεγμένες τσεχικές τράπεζες, τιμολόγηση με κωδικούς QR πληρωμής, συνόψεις ΦΠΑ και εξαγωγές σε CSV, ή σε Pohoda, Money S3 και ISDOC για τσεχικές εταιρείες. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση, οι εξαγωγές DATEV και Odoo και οι υπενθυμίσεις προθεσμιών σχεδιάζονται.
Το Kontevia χειρίζεται τους κανόνες της χώρας μου;
Εν μέρει. Οι συντελεστές ΦΠΑ, τα όρια, οι περίοδοι υποβολής και οι μορφές ηλεκτρονικής τιμολόγησης για όλα τα 27 κράτη μέλη της ΕΕ προέρχονται από μία ελεγμένη βάση δεδομένων δικαιοδοσίας, που χρησιμοποιείται σε αυτόν τον ιστότοπο και στα δωρεάν εργαλεία. Στην εφαρμογή, η πληρέστερη υποστήριξη χώρας σήμερα αφορά την Τσεχία· οι σύνδεσμοι με τις εθνικές πλατφόρμες ηλεκτρονικής τιμολόγησης σχεδιάζονται.
Πόσο κοστίζει το Kontevia;
Τα πλάνα είναι Starter, Professional και Business, με τιμές σε ευρώ χωρίς ΦΠΑ και χρέωση μηνιαία ή ετήσια με δύο μήνες δωρεάν στο ετήσιο πλάνο. Τα έγγραφα πάνω από το όριο του πλάνου χρεώνονται ανά έγγραφο. Οι τρέχουσες τιμές βρίσκονται στη σελίδα τιμολόγησης.
Το Kontevia αντικαθιστά λογιστικό λογισμικό ή λογιστή;
Όχι, και δεν προσπαθεί να το κάνει. Το Kontevia αυτοματοποιεί τη συλλογή, εξαγωγή και προετοιμασία εγγράφων, το μέρος που κοστίζει τον περισσότερο χρόνο, και παραδίδει το αποτέλεσμα σε εσάς, στον λογιστή σας ή στο λογιστικό σας σύστημα. Τα λογιστικά γραφεία το χρησιμοποιούν ως σημείο συλλογής εγγράφων από τους πελάτες τους.
Δοκιμάστε το με τα δικά σας έγγραφα
Ξεκινήστε με πρόωρη πρόσβαση χωρίς κάρτα πληρωμής. Τα πλάνα ξεκινούν από την τιμή Starter σε ευρώ χωρίς ΦΠΑ. Δείτε τη σελίδα τιμολόγησης για τις τρέχουσες τιμές και τα όρια.
Ενημερώθηκε τον Σεπτέμβριο 2026