Durée de conservation des archives

Chaque pays de l'UE impose aux entreprises de conserver leurs factures et documents comptables pendant une durée minimale, généralement comprise entre cinq et dix ans à compter de la fin de l'année à laquelle se rapporte le document. Cette durée est fixée par les lois nationales relatives à la TVA, à la comptabilité et à la procédure fiscale, et peut être prolongée en cas de contrôle, de litige ou de déficits reportés.

La conservation électronique est autorisée partout à condition que trois exigences soient garanties pendant toute la période : le document reste lisible, son origine est authentique et son contenu n'a pas été modifié. Une piste d'audit fiable reliant la facture, la commande et le paiement est le moyen habituel de le prouver sans devoir signer chaque fichier. Les reçus en papier thermique s'effacent en quelques années, une numérisation effectuée à la réception est donc plus sûre que l'original. Kontevia conserve chaque document avec ses métadonnées et sa piste d'audit pendant toute la durée de conservation.