Dublikātu atklāšana: neviens dokuments netiek iegrāmatots divreiz
Kontevia pārbauda katru ienākošo dokumentu, salīdzinot to ar jau apstrādātajiem dokumentiem. Tā atpazīst vienu un to pašu rēķinu vai kvīti pat tad, ja tā vienreiz saņemta kā fotogrāfija WhatsApp un vēlreiz kā PDF pa e-pastu. Aizdomīgs dublikāts tiek atzīmēts, un lēmumu pieņemat jūs.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Rēķins apstrādāts: 3 rindas, neto 1200 €, PVN 21 % 252 €, kopā 1452 €. Nav dublikāts. Kategorija: programmatūra un mitināšana. Termiņš: 14 dienas.
Kā tas darbojas
Dokuments tiek saņemts pa jebkuru kanālu
WhatsApp, e-pasts vai augšupielāde vadības panelī. Pārbaude notiek vienlaikus visos kanālos.
Salīdzināšana ar esošajiem dokumentiem
Jaunais dokuments tiek salīdzināts ar jau apstrādātajiem. Nav svarīgi, vai tā ir fotogrāfija, PDF fails vai ekrānuzņēmums.
Aizdomīgā dokumenta atzīmēšana
Iespējamais dublikāts tiek skaidri redzami atzīmēts. Nekas netiek klusi izmests vai iegrāmatots.
Lēmums ir jūsu ziņā
Ar vienu klikšķi jūs apstiprināt dublikātu (dokuments tiek izslēgts) vai atzīmējat to kā jaunu dokumentu, piemēram, ja pēc kārtas veikti divi identiski pirkumi.
Kāpēc dublikāti ir mānīgi
Dublēts dokuments nav neuzmanības rezultāts, tā ir dabiska sekas tam, kā dokumenti aprit. Piegādātājs nosūta rēķinu pa e-pastu, un pēc nedēļas nosūta to atkārtoti kā atgādinājumu. Uzņēmuma īpašnieks pie kases nofotografē kvīti un vakarā to nosūta vēlreiz, lai būtu droši. Klients grāmatvedim iedod mapi, kas uz pusi pildīta ar dokumentiem, kas jau iepriekš nosūtīti.
Sekas nav tikai kosmētiskas: divreiz iegrāmatots izdevums nozīmē pārvērtētas izmaksas, nepareizu PVN atskaitījumu un pārbaudes gadījumā, aprēķinu ar soda naudu. Un dublikātu meklēšana manuāli ir tieši tāds darbs, kurā cilvēks pēc simtiem dokumentu pieļauj kļūdas, bet mašīna, nē.
Pārbaude, kurai nav vajadzīga disciplīna
Labas dublikātu pārbaudes galvenā īpašība ir tā, ka tā nav atkarīga no sūtītāja rīcības. Klientiem nav jādomā par to, vai dokuments jau reiz nosūtīts un pa kādu kanālu. Sistēma salīdzina pašus dokumentus, tāpēc tā atpazīst vienu un to pašu kvīti neatkarīgi no formas un kanāla, kādā tā saņemta otro reizi.
Otra galvenā īpašība ir tā, ka pēdējais vārds pieder cilvēkam. Divi likumīgi identiski pirkumi pēc kārtas (divas vienādas kafijas, divas vienādas degvielas uzpildes) izskatās pēc dublikāta, bet tas tā nav. Tāpēc aizdomīgs dokuments nekad netiek automātiski izmests, tas tiek atzīmēts un gaida apstiprinājumu.
Tipiskas situācijas, kuras pārbaude atklāj
| Situācija | Kas notiek |
|---|---|
| Viens un tas pats rēķins saņemts pa e-pastu divreiz | Otrais tiek atzīmēts kā iespējams dublikāts |
| Kvīts kā fotogrāfija WhatsApp un kā PDF pa e-pastu | Sistēma atpazīst vienu un to pašu dokumentu neatkarīgi no kanāla |
| Klients iedeva mapi ar dokumentiem, kas jau iepriekš nosūtīti | Dublikāti tiek atzīmēti, jaunie tiek apstrādāti tālāk |
| Divi patiesi identiski pirkumi pēc kārtas | Atzīmēti pārskatīšanai, ar vienu klikšķi apstiprina abus |
Biežāk uzdotie jautājumi
Kā Kontevia atpazīst dublikātu?
Tā salīdzina pašus dokumentus, nevis failus. Tāpēc tā atpazīst vienu un to pašu rēķinu pat tad, ja tas vienreiz saņemts kā fotogrāfija un otrreiz kā PDF pa citu kanālu. Aizdomīgais dokuments tiek atzīmēts, un lēmums paliek lietotāja ziņā.
Vai pārbaude var kļūdaini izdzēst dokumentu?
Nē. Pārbaude nekad automātiski neizdzēš un neizmet nevienu dokumentu. Iespējamais dublikāts tiek tikai skaidri redzami atzīmēts un gaida jūsu apstiprinājumu, tikai tad tas tiek izslēgts.
Ko darīt, ja man tiešām ir divi identiski pirkumi?
Divi identiski dokumenti pēc kārtas (piemēram, divas vienādas degvielas uzpildes) tiek atzīmēti pārskatīšanai. Ar vienu klikšķi jūs apstiprināt tos kā divus atsevišķus dokumentus, un abi tiek iegrāmatoti kā parasti.
Vai pārbaude darbojas grāmatvežiem, kuri strādā ar vairākiem uzņēmumiem?
Jā. Pārbaude notiek atsevišķi katram uzņēmumam, tāpēc viens un tas pats dokuments divos dažādos uzņēmumos pareizi netiek uzskatīts par dublikātu, savukārt divkārša iesniegšana viena uzņēmuma ietvaros tiek atklāta.
Saistītas funkcijas un rīki
Izmēģiniet ar saviem dokumentiem
Nosūtiet dažus dokumentus un paši pārliecinieties par datu izgūšanu, kategorijām un PVN. Bezmaksas izmēģinājums, karte nav nepieciešama.
Atjaunināts 2026. gada 7. septembris