Kā izmantot Kontevia pilnībā: desmit grāmatvedības scenāriji
Kontevia automatizē dokumentu vākšanu un apstrādi: čekus pa tērzēšanu, rēķinus pa e-pastu, bankas saskaņošanu, rēķinu apmaksas termiņus, rēķinu izrakstīšanu ar maksājumu QR kodiem, PVN kopsavilkumus un eksportus grāmatvedim. Šeit ir desmit konkrēti risinājumi, neatkarīgi no tā, vai esat pašnodarbināta persona, mazs uzņēmums vai grāmatvedības prakse jebkurā ES valstī.
Desmit scenāriji
1. Nofotografēts un pa tērzēšanu nosūtīts čeks
Situācija: Jūs atgriežaties no materiālu iegādes ar trim čekiem kabatā, kuri parasti nonāktu kastē un gada beigās izraisītu paniku.
Ko jūs iestatāt: Saglabājiet Kontevia numuru WhatsApp. Tas ir viss, nekāda papildu lietotne nav vajadzīga.
Kas notiek automātiski: Nofotografējiet čeku un nosūtiet to. Kontevia izgūst piegādātāju, summu, datumu un PVN, piešķir kategoriju atbilstoši jūsu valsts noteikumiem un saglabā dokumentu. Ja kaut kas nav skaidrs, tā pajautā tērzēšanā.
Ko jūs iegūstat: Aptuveni divas līdz trīs minūtes uz dokumentu salīdzinājumā ar manuālu ievadi, un neviens čeks nepazūd.
2. Pa e-pastu pārsūtīti piegādātāju rēķini
Situācija: Piegādātāju rēķini jūsu pastkastē pienāk kā PDF vai strukturēti e-rēķini, un jūs tos lejupielādējat un kārtojat ar rokām.
Ko jūs iestatāt: Izmantojiet sava darba vietas iesūtnes adresi, pārsūtot manuāli vai izveidojot noteikumu savā pasta klientā.
Kas notiek automātiski: Katrs saņemtais pielikums tiek apstrādāts tāpat kā fotogrāfija: preces, summas, PVN un apmaksas termiņš. Dokuments parādās informācijas panelī bez jūsu iejaukšanās.
Ko jūs iegūstat: Aptuveni piecas līdz desmit minūtes dienā uzņēmumam ar regulāriem piegādātāju rēķiniem.
3. Bankas saskaņošana caur atvērto banku pakalpojumu
Situācija: Mēneša beigās jūs sēžat pie izraksta un izdomājat, kurš maksājums pieder kuram rēķinam.
Ko jūs iestatāt: Pievienojiet savu bankas kontu (pieejams atsevišķām Čehijas bankām; PSD2 savienojumi citām valstīm ir plānoti). Piekļuve ir tikai lasīšanai un jebkurā brīdī atsaucama.
Kas notiek automātiski: Kontevia importē darījumus un saskaņo tos ar izrakstītajiem un saņemtajiem dokumentiem pēc summas, atsauces un darījuma partnera IBAN. Informācijas panelī redzat, kas ir apmaksāts un kas vēl jāapmaksā.
Ko jūs iegūstat: Aptuveni vienu līdz divas stundas mēnesī manuālas izraksta pārbaudes.
4. Apmaksas un citi termiņi
Situācija: Jūs nokavējāt rēķina apmaksas termiņu, zaudējāt agrīnas apmaksas atlaidi, vai klients nesamaksāja un jūs to pamanījāt novēloti.
Ko jūs iestatāt: Nekas. Apmaksas termiņi tiek ņemti no izgūtajiem dokumentiem.
Kas notiek automātiski: Kontevia zina katra rēķina apmaksas termiņu un parāda, kas jāmaksā un kurš jums ir parādā. Atgādinājumi par jūsu valsts PVN un nodokļu termiņiem ir plānoti; bezmaksas nodokļu kalendārā tie ir apkopoti jau šodien.
Ko jūs iegūstat: Nekādu kavējuma procentu par nokavētiem maksājumiem un ātrāki atgādinājumi kavējošiem maksātājiem.
5. Rēķins minūtes laikā, ar maksājuma QR kodu
Situācija: Jūs pabeidzāt darbu un vēlaties izrakstīt rēķinu uzreiz, nevis vakarā pie datora.
Ko jūs iestatāt: Vienreiz aizpildiet savus rēķinu izrakstīšanas datus. Pēc tam izrakstiet rēķinus no informācijas paneļa vai tērzēšanas.
Kas notiek automātiski: Kontevia papildina rēķina obligāto saturu, aprēķina PVN un ģenerē PDF ar maksājuma QR kodu (EPC eiro maksājumiem, QR Platba Čehijas kronām). Maksājums vēlāk tiek saskaņots ar bankas datiem.
Ko jūs iegūstat: Aptuveni desmit minūtes uz rēķinu salīdzinājumā ar veidni, un ātrāki maksājumi, pateicoties QR kodam.
6. PVN kopsavilkums gatavs pirms termiņa
Situācija: Tuvojas iesniegšanas termiņš, un jūs saliekat kopā PVN skaitļus no vairākām kaudzēm.
Ko jūs iestatāt: Nekas papildu. Katram izgūtajam dokumentam no paša sākuma ir sava PVN likme un summa, ieskaitot apgriezto PVN un ES iekšējos darījumus.
Kas notiek automātiski: Informācijas paneļa PVN sadaļā nepārtraukti redzams perioda priekšnodoklis un izejošais PVN, un jūsu deklarācijas kopsavilkums ir gatavs nodošanai grāmatvedim vai iesniegšanai.
Ko jūs iegūstat: Aptuveni divas līdz četras stundas katru mēnesi vai ceturksni, atkarībā no dokumentu skaita.
7. E-rēķini: pašreizējā situācija
Situācija: Jūsu valstī tiek ieviesta vai jau darbojas obligāta e-rēķinu izrakstīšana, un jūs neesat pārliecināts, vai jūsu rēķini atbilst prasībām.
Ko jūs iestatāt: Šodien nekas nav jāiestata. Kontevia izraksta PDF rēķinus ar visiem obligātajiem rekvizītiem un maksājuma QR kodu.
Kas notiek automātiski: Strukturēti rēķini jūsu nacionālajai sistēmai, obligāto lauku pārbaude un savienojumi ar nacionālajām platformām ir plānoti. Līdz tam, kur prasība jau ir spēkā, rēķinus iesniedz caur oficiālo portālu vai sertificētu pakalpojumu sniedzēju.
Ko jūs iegūstat: Pilnīgi un pareizi rēķini jau šodien un skaidrs priekšstats par to, kas mainīsies, kad prasība stāsies spēkā.
8. Eksports uz jūsu grāmatveža sistēmu
Situācija: Jūsu grāmatvedis strādā ar DATEV, Odoo vai citu sistēmu, un jūs nesat dokumentus mapē vai sūtāt tos pa vienam e-pastā.
Ko jūs iestatāt: Izvēlieties eksporta formātu iestatījumos vai uzaiciniet grāmatvedi uz darbvietu.
Kas notiek automātiski: Iegrāmatotie dokumenti tiek eksportēti CSV formātā ar kategorijām un PVN sadalījumu, bet Čehijas uzņēmumiem arī Pohoda, Money S3 vai ISDOC formātā, gatavi importēšanai bez pārrakstīšanas. DATEV un Odoo eksports ir plānots.
Ko jūs iegūstat: Grāmatvedības uzņēmumam, stundas ietaupītas pārrakstīšanā katram klientam mēnesī.
9. Apstiprināšanas process grāmatvedības uzņēmumiem
Situācija: Jūs kārtojat grāmatvedību vairākiem uzņēmumiem, un klienti sūta dokumentus pa pieciem dažādiem kanāliem un dažādā kvalitātē.
Ko jūs iestatāt: Katram klientam ir sava darbvieta. Klienti sūta dokumentus pa tērzēšanu vai e-pastu, un jūs pārskatāt tos vairāku klientu paneļa apstiprināšanas sadaļā.
Kas notiek automātiski: Dokumenti nonāk vienuviet, jau izgūti un kategorizēti pēc katra klienta valsts noteikumiem. Jūs pārbaudāt, apstiprināt un eksportējat.
Ko jūs iegūstat: Vairs nav jāatgādina klientiem par kastēm ar čekiem.
10. Kategorizācija, dublikātu noteikšana un PDF apstrāde kopumā
Situācija: Piegādātājs nosūta rēķinu pa e-pastu, un jūs arī nofotografējat papīra kopiju. Vai klients iedod vienu PDF ar desmitiem skenētu dokumentu.
Ko jūs iestatāt: Nekas nav jādara. Abas funkcijas darbojas fonā, sūtiet visu PDF pa e-pastu vai augšupielādējiet to panelī.
Kas notiek automātiski: Kontevia piešķir kategorijas, balstoties uz saturu un jūsu iepriekšējiem labojumiem, atzīmē dublikātu, pirms tas tiek iegrāmatots divreiz, un sadala vairāku dokumentu PDF atsevišķos dokumentos, katru izgūstot atsevišķi.
Ko jūs iegūstat: Nav dubultu izdevumu, konsekventas kategorijas un nav manuālas liela apjoma skenējumu sadalīšanas.
Ar rokām salīdzinājumā ar Kontevia
Laika rādītāji ir aptuveni novērtējumi tipiskam mazam uzņēmumam ar desmitiem dokumentu mēnesī. Jūsu skaitļi atšķirsies atkarībā no dokumentu apjoma.
| Uzdevums | Ar rokām | Ar Kontevia |
|---|---|---|
| Papīra čeka iegrāmatošana | 3 līdz 5 minūtes pārrakstīšanas | nofotografējiet un nosūtiet, mazāk nekā minūte |
| Piegādātāja rēķins no e-pasta | lejupielāde, saglabāšana, pārrakstīšana | automātiski pēc pārsūtīšanas |
| Rēķina izrakstīšana | 10 līdz 15 minūtes veidnē | 1 līdz 2 minūtes, ieskaitot QR kodu |
| Maksājumu pārbaude pret izrakstu | 1 līdz 2 stundas mēnesī | nepārtraukta automātiska saskaņošana |
| PVN kopsavilkums | 2 līdz 4 stundas sastādīšanas | vienmēr gatavs panelī |
| Dokumentu nodošana grāmatvedim | manuāla vienību pārrakstīšana | eksports uz grāmatveža sistēmu |
No kā sākt, ja esat jauns lietotājs
Neieviesiet visus desmit scenārijus vienlaikus. Pārbaudīta secība ir sākt ar pirmo, čekus caur tērzēšanu, jo tam nav nepieciešami nekādi iestatījumi un rezultātu redzat uzreiz. Pirmās nedēļas laikā pievienojiet rēķinu pārsūtīšanu pa e-pastu, tas nosedz lielāko daļu ienākošo dokumentu.
Otrs solis ir bankas pievienošana. Kad maksājumi tiek saskaņoti automātiski, jūs iegūstat pārskatu par to, kas ir apmaksāts, un termiņi tiek uzraudzīti bez jūsu iesaistes. Tikai pēc tam pārejiet pie sarežģītākajām daļām: e-rēķinu formātiem, eksportiem uz grāmatveža sistēmu vai apstiprināšanas procesu, ja apstrādājat dokumentus vairākiem uzņēmumiem.
Ja iestrēgstat, izmantojiet pamācības un palīdzības centru.
Ko Kontevia nedara un neapgalvo, ka dara
Kontevia nekārto pilnu divkāršā ieraksta grāmatvedību ar galveno grāmatu, nepārvalda krājumus un nesagatavo jūsu gada pārskatus. Ja jums tas ir nepieciešams, saglabājiet savu pamatsistēmu un ļaujiet Kontevia automatizēt dokumentu apkopošanu, izgūšanu un sagatavošanu, tieši tā to izmanto grāmatvedības uzņēmumi. Nacionālās e-rēķinu un nodokļu platformas tiek gatavotas, bet vēl nav tiešsaistē pieslēgtas katrā valstī; integrāciju lapā norādīts pašreizējais stāvoklis.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kā sākt lietot Kontevia?
Izveidojiet kontu, izvēlieties savu valsti un nosūtiet pirmo čeku pa WhatsApp, e-pastu vai augšupielādējot to. Agrīnā piekļuve sākas bez maksājumu kartes; iestatīšana aizņem dažas minūtes un nav nepieciešama nekāda instalēšana.
Ko Kontevia var automatizēt?
Dokumentu apkopošanu caur tērzēšanu, e-pastu un augšupielādi, datu izgūšanu no čekiem un rēķiniem, kategorizāciju, dublikātu noteikšanu, apstiprināšanu, rēķinu apmaksas termiņus, bankas saskaņošanu atsevišķām Čehijas bankām, rēķinu izrakstīšanu ar maksājumu QR kodiem, PVN kopsavilkumus un eksportus CSV formātā, bet Čehijas uzņēmumiem arī Pohoda, Money S3 un ISDOC formātā. E-rēķini, DATEV un Odoo eksports un termiņu atgādinājumi ir plānoti.
Vai Kontevia ievēro manas valsts noteikumus?
Daļēji. PVN likmes, sliekšņi, deklarēšanas periodi un e-rēķinu formāti visām 27 ES dalībvalstīm nāk no vienas pārbaudītas jurisdikciju datubāzes, ko izmanto šajā vietnē un bezmaksas rīkos. Lietotnē vispilnīgākais valsts atbalsts šobrīd ir Čehijai; savienotāji ar nacionālajām e-rēķinu platformām ir plānoti.
Cik maksā Kontevia?
Plāni ir Starter, Professional un Business, cenas norādītas eiro bez PVN un tiek rēķinātas ikmēneša vai gada abonementā, gada plānam piedāvājot divus mēnešus bez maksas. Par dokumentiem virs plāna limita tiek piemērota maksa par katru dokumentu. Aktuālās cenas atrodamas cenu lapā.
Vai Kontevia aizstāj grāmatvedības programmatūru vai grāmatvedi?
Nē, un tā to arī nemēģina darīt. Kontevia automatizē dokumentu apkopošanu, izgūšanu un sagatavošanu, tā daļa, kas prasa visvairāk laika, un nodod rezultātu jums, jūsu grāmatvedim vai jūsu grāmatvedības sistēmai. Grāmatvedības uzņēmumi to izmanto kā dokumentu apkopošanas punktu no saviem klientiem.
Izmēģiniet to ar saviem dokumentiem
Sāciet agrīnajā piekļuvē bez maksājumu kartes. Plāni sākas ar Starter cenu eiro bez PVN; aktuālās cenas un limitus skatiet cenu lapā.
Atjaunināts 2026. gada septembrī