Dublikatų aptikimas: nė vienas dokumentas neužregistruojamas du kartus
Kontevia tikrina kiekvieną gaunamą dokumentą pagal jau apdorotus dokumentus. Ji atpažįsta tą pačią sąskaitą faktūrą ar kvitą, net jei jis vieną kartą atkeliavo kaip nuotrauka per WhatsApp, o kitą kartą kaip PDF el. paštu. Įtariamas dublikatas pažymimas, o galutinį sprendimą priimate jūs.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Sąskaita apdorota: 3 eilutės, be PVM 1 200 €, PVM 21 % 252 €, iš viso 1 452 €. Ne dublikatas. Kategorija: programinė įranga ir hostingas. Terminas: 14 dienų.
Kaip tai veikia
Dokumentas gaunamas bet kuriuo kanalu
WhatsApp, el. paštu arba įkeliant valdymo skydelyje. Patikra vykdoma bendrai visais kanalais.
Palyginimas su esamais dokumentais
Naujas dokumentas palyginamas su jau apdorotais dokumentais. Nesvarbu, ar tai nuotrauka, PDF, ar ekrano nuotrauka.
Įtariamo dublikato pažymėjimas
Galimas dublikatas aiškiai pažymimas. Niekas nėra atmetama ar užregistruojama tyliai.
Sprendimas priklauso jums
Vienu paspaudimu patvirtinate dublikatą (dokumentas pašalinamas) arba pažymite jį kaip naują dokumentą, pavyzdžiui, kai iš eilės atliekami du identiški pirkimai.
Kodėl dublikatai yra klastingi
Dubliuotas dokumentas nėra aplaidumas, tai natūrali dokumentų apyvartos pasekmė. Tiekėjas atsiunčia sąskaitą faktūrą el. paštu, o po savaitės vėl atsiunčia ją kaip priminimą. Verslo savininkas nufotografuoja kvitą prie kasos ir vakare dar kartą atsiunčia jį saugumo dėlei. Klientas atiduoda buhalteriui aplanką, kuris per pusę pripildytas jau anksčiau atsiųstų dokumentų.
Pasekmės nėra kosmetinės: du kartus užregistruota išlaida reiškia pervertintas sąnaudas, klaidingą PVM atskaitą ir, patikrinimo atveju, papildomus mokesčius bei baudas. O dublikatų paieška rankiniu būdu yra būtent tokia užduotis, kurioje žmogus po šimtų dokumentų klysta, o mašina, ne.
Patikra, kuriai nereikia drausmės
Pagrindinė gero dublikatų tikrinimo savybė yra ta, kad jis nepriklauso nuo siuntėjo elgesio. Klientams nereikia galvoti, ar jie jau siuntė dokumentą, ar kokiu kanalu. Sistema lygina pačius dokumentus, todėl atpažįsta tą patį kvitą, nesvarbu, kokia forma ir kanalu jis atkeliavo antrą kartą.
Antra svarbi savybė yra ta, kad paskutinis žodis priklauso žmogui. Du teisėti identiški pirkimai iš eilės (du vienodi kavos puodeliai, du vienodi degalų bakų pripildymai) atrodo kaip dublikatas, tačiau juo nėra. Todėl įtariamas dokumentas niekada nėra automatiškai atmetamas: jis pažymimas ir laukia patvirtinimo.
Tipinės situacijos, kurias aptinka patikra
| Situacija | Kas vyksta |
|---|---|
| Ta pati sąskaita faktūra atkeliavo el. paštu du kartus | Antroji pažymima kaip galimas dublikatas |
| Kvitas atsiunčiamas kaip nuotrauka per WhatsApp ir kaip PDF el. paštu | Sistema atpažįsta tą patį dokumentą įvairiais kanalais |
| Klientas atidavė aplanką su jau anksčiau atsiųstais dokumentais | Dublikatai pažymimi, nauji dokumentai apdorojami toliau |
| Du tikri identiški pirkimai iš eilės | Pažymima peržiūrai, vienu paspaudimu patvirtinami abu |
Dažnai užduodami klausimai
Kaip Kontevia atpažįsta dublikatą?
Ji lygina pačius dokumentus, o ne failus. Todėl atpažįsta tą pačią sąskaitą faktūrą, net jei ji vieną kartą atkeliavo kaip nuotrauka, o kitą kartą kaip PDF kitu kanalu. Įtariamas dokumentas pažymimas, o sprendimas lieka naudotojui.
Ar patikra gali netyčia ištrinti dokumentą?
Ne. Patikra niekada automatiškai nieko neištrina ir neatmeta. Galimas dublikatas tik aiškiai pažymimas ir laukia jūsų patvirtinimo: tik tada jis pašalinamas.
O jei tikrai turiu du identiškus pirkimus?
Du identiški dokumentai iš eilės (pavyzdžiui, du vienodi degalų pirkimai) pažymimi peržiūrai. Vienu paspaudimu patvirtinate juos kaip du atskirus dokumentus, ir abu užregistruojami įprastai.
Ar patikra veikia buhalteriams, dirbantiems su keliomis įmonėmis?
Taip. Patikra vykdoma kiekvienoje įmonėje atskirai, todėl tas pats dokumentas dviejose skirtingose įmonėse teisingai nelaikomas dublikatu, o pakartotinis pateikimas toje pačioje įmonėje yra aptinkamas.
Susijusios funkcijos ir įrankiai
Išbandykite su savo dokumentais
Atsiųskite kelis dokumentus ir patys pamatykite duomenų nuskaitymą, kategorijas ir PVM. Nemokamas bandomasis laikotarpis, kortelės nereikia.
Atnaujinta 2026 m. rugsėjo 7 d.