Catégorisation automatique : chaque dépense à sa place
Kontevia place automatiquement chaque reçu et chaque facture dans une catégorie, en fonction du fournisseur et du contenu du document. Pour les entreprises tchèques, la catégorie est associée au plan comptable tchèque ; les plans comptables locaux des autres pays, comme Plan comptable normalisé (PCN), obligatoire, 7 classes {country, select, Luxembourg {au Luxembourg} other {en Luxembourg}}, sont prévus. Il signale aussi les dépenses potentiellement déductibles fiscalement. Vous voyez chaque affectation et pouvez la modifier avant que le document ne parte vers votre comptabilité.
facture_hebergement_08.pdf
184 Ko, PDF
Facture traitée : 3 lignes, net 1.200 €, TVA 17 % 204 €, total 1.404 €. Pas de doublon. Catégorie : logiciels et hébergement. Échéance dans 14 jours.
Comment ça marche
Le document arrive
Par photo sur WhatsApp, par e-mail ou par téléversement dans le navigateur. La catégorisation fonctionne de la même façon pour les reçus et les factures.
Affectation automatique
En fonction du fournisseur, du contenu et de votre historique, le document est placé dans une catégorie : matériel, déplacements, services, frais de fonctionnement et bien d'autres.
Vérification et apprentissage
Vous voyez l'affectation dans l'aperçu et la modifiez en un clic. Le système mémorise la correction et placera correctement le même fournisseur la prochaine fois.
Chiffres pour la déclaration fiscale
Les catégories suivent la structure de vos écritures, si bien que les chiffres pour la déclaration sont prêts en continu, pas à la dernière minute.
Les catégories ne sont pas de la bureaucratie, c'est de l'argent
Le classement correct des dépenses détermine le montant de vos impôts. Une dépense mal catégorisée signifie soit une déduction non réclamée (vous payez plus que nécessaire), soit un coût réclamé à tort (un risque de redressement en cas de contrôle). La plupart des chefs d'entreprise s'occupent des catégories une fois par an, dans la précipitation avant la déclaration, quand plus personne ne se souvient des circonstances.
La catégorisation automatique déplace cette décision au moment où le document est créé et où le contexte est encore frais. Le document est classé de lui-même, vous ne faites que confirmer ou corriger, et le système apprend des corrections. Après quelques semaines, la plupart des documents sont classés correctement du premier coup.
Prudent dès qu'il s'agit de fiscalité
En matière fiscale, une erreur silencieuse est pire qu'une incertitude assumée. C'est pourquoi Kontevia ne devine pas avec les documents ambigus : il les laisse dans Autres et attend votre décision. Les pénalités et amendes sont immédiatement marquées comme non déductibles pour qu'elles ne se glissent pas par erreur dans les coûts.
Le signalement des éléments déductibles est une base, pas un conseil fiscal : l'évaluation finale des dépenses limites revient à votre comptable, qui reçoit le document complet avec la photo dans l'export. Le système prépare ce travail, il ne s'y substitue pas.
Ce que surveille la catégorisation
| Situation | Ce que fait Kontevia |
|---|---|
| Dépense de fonctionnement ordinaire | La place dans une catégorie et la comptabilise dans l'aperçu des dépenses |
| Dépense potentiellement déductible | La signale et l'ajoute à l'aperçu des déductions |
| Pénalité ou amende | Prévient qu'il s'agit d'un coût non déductible |
| Document ambigu | Le laisse dans Autres pour une affectation manuelle, ne devine pas |
| Dépense privée sur une carte professionnelle | Propose de la marquer comme privée pour qu'elle reste hors comptabilité |
Questions fréquentes
Sur quoi repose l'affectation ?
Principalement sur le fournisseur et les lignes du document, secondairement sur votre historique : dès que vous réaffectez un document d'un fournisseur donné, le système s'en souvient et classe le suivant de la même façon. Les documents ambigus restent dans Autres pour une décision manuelle.
Puis-je modifier la catégorie ?
Oui, à tout moment avant l'export vers votre comptabilité, en un clic dans l'aperçu des documents. Une modification manuelle prévaut toujours et le système en tire des enseignements pour les prochains documents du même type.
Quel plan comptable est utilisé ?
Pour les entreprises tchèques, le plan comptable tchèque, et votre comptable peut ajuster la correspondance. Les plans comptables locaux des autres pays, comme Plan comptable normalisé (PCN), obligatoire, 7 classes {country, select, Luxembourg {au Luxembourg} other {en Luxembourg}}, sont prévus ; d'ici là, l'export contient la catégorie et votre comptable en fait la correspondance.
Quelles dépenses peuvent être déduites ?
En général, les dépenses engagées pour générer un revenu imposable : matériel, marchandises, loyer des locaux, téléphone, logiciels, documentation professionnelle, une partie des frais de véhicule. Ne sont pas déductibles, par exemple, les amendes, les pénalités et la consommation personnelle. Les règles exactes sont celles {country, select, Luxembourg {du Luxembourg} other {de la Luxembourg}} ; Kontevia signale les candidats, l'évaluation finale revient à votre comptable.
Fonctionnalités et outils associés
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Mis à jour le 7 septembre 2026