Politique de confidentialité

Le responsable du traitement des données à caractère personnel traitées dans le cadre du site web et du service Kontevia est Eucalypt 4 s.r.o., identifié ci-dessus. Les questions relatives aux données à caractère personnel et les demandes d'exercice de vos droits peuvent être envoyées à hello@kontevia.com.

La présente politique s'applique aux visiteurs de kontevia.com et de ses versions nationales, aux utilisateurs du service Kontevia et aux personnes qui nous contactent. Elle est rédigée dans une perspective couvrant l'ensemble de l'UE ; lorsque le droit national impose des exigences supplémentaires, celles-ci s'appliquent en complément.

Pour les données des utilisateurs du Service (données d'inscription, de contact, de facturation et d'utilisation), Eucalypt 4 s.r.o. est le responsable du traitement et la présente politique s'applique intégralement.

Pour les données à caractère personnel figurant dans les documents comptables téléversés par un utilisateur (noms, adresses, numéros de TVA et coordonnées bancaires des clients et fournisseurs de l'utilisateur, données des salariés dans les documents de paie), l'utilisateur est le responsable du traitement et Eucalypt 4 s.r.o. agit en qualité de sous-traitant sur instruction de l'utilisateur. Ce traitement est régi par l'accord de traitement des données. Si vous êtes client ou fournisseur de l'un de nos utilisateurs et avez des questions sur vos données, veuillez contacter en premier lieu cette entreprise.

Visiteurs du site web

• Les données techniques nécessaires pour afficher les pages (adresse IP, navigateur, URL demandée) sont traitées pour le fonctionnement et la sécurité du site sur la base de notre intérêt légitime (art. 6(1)(f) RGPD) et conservées brièvement dans les journaux du serveur.
• Google Analytics 4 (statistiques de visite) fonctionne sur le site et dans l’annuaire des conseillers uniquement après que vous avez accepté les cookies analytiques dans le bandeau cookies (art. 6, par. 1, point a) du RGPD). Microsoft Clarity et la mesure des conversions Google Ads ne sont pas déployés pour le moment ; si nous les déployons, ils ne fonctionneront eux aussi qu’avec votre consentement. Les détails figurent dans la Politique relative aux cookies.
• L'attribution des campagnes publicitaires (la source et l'identifiant de clic publicitaire par lesquels vous êtes arrivé) est enregistrée dans le cookie db_attr pendant 90 jours au plus, uniquement si vous acceptez les cookies marketing (art. 6, par. 1, point a) du RGPD) ; sans consentement, rien n'est enregistré. Si vous vous inscrivez ensuite, l'attribution est enregistrée avec votre compte pour évaluer l'efficacité des campagnes.

Demandes de contact

• Si vous nous écrivez à hello@kontevia.com ou nous contactez via WhatsApp, nous traitons votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone, votre nom et le contenu du message uniquement pour vous répondre (art. 6(1)(b) et (f) RGPD). Les messages WhatsApp sont traités par Meta Platforms Ireland Ltd. selon ses propres conditions.
• Les abonnements à la newsletter reposent sur votre consentement et peuvent être retirés via le lien de désabonnement présent dans chaque e-mail.

Utilisateurs du Service

• Les données d'identification et de contact (nom, société, e-mail, téléphone, adresse, numéro de TVA) pour créer et gérer le compte et communiquer avec vous : exécution du contrat (art. 6(1)(b)).
• Les données de facturation (factures, statut de paiement, forfait, utilisation) pour facturer l'abonnement et respecter les obligations comptables : exécution du contrat et obligation légale (art. 6(1)(b) et (c)). Les données de carte sont traitées par Comgate, a.s. et ne parviennent jamais à nos serveurs.
• Les données de connexion et de sécurité (hachage du mot de passe, identifiant du fournisseur de connexion, numéro WhatsApp utilisé pour le canal de chat, adresse IP et heure de connexion, type d'appareil, journal d'activité) pour sécuriser le compte et détecter les abus : exécution du contrat et intérêt légitime.
• Les données d'utilisation (nombre de documents traités, fonctions utilisées, rapports d'erreurs) pour exploiter, soutenir et améliorer le Service : intérêt légitime (art. 6(1)(f)).
• Le contenu des documents que vous téléversez, sur vos instructions, pour fournir le Service : exécution du contrat ; pour les données de tiers figurant dans ces documents, nous agissons en tant que sous-traitant, comme décrit à l'article 2.
• La communication avec le support (e-mails, messages de chat) pour traiter vos demandes : exécution du contrat.

• Données de compte et d'utilisation : pendant la durée du contrat et 90 jours après sa résiliation pour permettre l'export, puis suppression ou anonymisation.
• Documents téléversés dans le Service : pendant la durée du contrat ; après résiliation, pendant 90 jours pour l'export, sauf si vous les supprimez plus tôt ou nous demandez de les conserver pour une durée d'archivage plus longue.
• Registres de facturation : pendant la durée exigée par le droit fiscal et comptable de la République tchèque, actuellement dix ans.
• Communication avec le support : pendant la durée du contrat et un an après.
• Données nécessaires pour établir, exercer ou défendre des droits en justice : jusqu'à l'expiration des délais de prescription applicables.
• Demandes de non-utilisateurs : le temps nécessaire pour les traiter, au maximum un an.
• Preuves de consentement (choix de cookies, acceptation des conditions) : pendant la période durant laquelle nous devons être en mesure de prouver le consentement.

Nous ne partageons les données personnelles qu'avec les prestataires qui nous aident à exploiter le Service, et uniquement dans la mesure nécessaire : hébergement, base de données et stockage, envoi d'e-mails, traitement des paiements, la plateforme de messagerie WhatsApp, modèles d'extraction des pièces et d'assistant, et prestataires de connexion bancaire lorsque vous connectez un compte bancaire. Des outils d'analyse ne seraient ajoutés qu'avec votre consentement. Chaque prestataire est lié par un accord de traitement des données.

La liste actuelle des sous-traitants, avec la finalité et la localisation de chacun, est publiée sur la page Sous-traitants. Les autorités publiques ne reçoivent des données que lorsque la loi l'exige.

Certains prestataires sont établis en dehors de l'Espace économique européen, principalement aux États-Unis. Les transferts vers eux sont protégés par le cadre de protection des données UE-États-Unis lorsque le prestataire est certifié, ou par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, accompagnées de mesures supplémentaires si nécessaire. Vous pouvez demander une copie des garanties.

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque : chiffrement en transit (TLS 1.2 ou supérieur) et au repos (AES-256), accès selon le principe du besoin d'en connaître avec authentification multifactorielle pour les accès administratifs, journalisation des accès aux données personnelles, sauvegardes régulières avec restauration testée, surveillance et procédure de réponse aux incidents.

En cas de violation de données personnelles susceptible d'entraîner un risque pour vos droits, nous en informons l'autorité de contrôle compétente dans les 72 heures et, lorsque le risque est élevé, les personnes concernées sans retard injustifié.

Si vous connectez votre compte Kontevia à un assistant tel que ChatGPT ou Claude via notre connecteur, seules les données que l'assistant demande sur vos instructions sont transmises : listes et détails des documents, résumés de TVA, rapports et statut du compte. L'accès est lié à une clé API que vous pouvez révoquer à tout moment dans les paramètres du compte ; la révocation de la clé met fin immédiatement à l'accès.

Nous ne fournissons vos données à aucun prestataire pour entraîner ses modèles et ne partageons jamais les données d'autres utilisateurs. Le traitement du côté de l'assistant est régi par les conditions du prestataire que vous avez choisi. Chaque appel du connecteur est enregistré (heure, clé, outil utilisé) à des fins de sécurité et de facturation.

• Accès (art. 15) : obtenir la confirmation que nous traitons vos données personnelles et une copie de celles-ci.
• Rectification (art. 16) : faire corriger des données inexactes et compléter des données incomplètes.
• Effacement (art. 17) : faire supprimer des données lorsqu'il n'existe plus de base légale pour les conserver. Les données que nous devons conserver par la loi, telles que les factures, sont exclues.
• Limitation (art. 18) : limiter le traitement pendant qu'un litige sur l'exactitude ou la licéité est résolu.
• Portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine ; le Service propose des exports à cette fin.
• Opposition (art. 21) : vous opposer à tout moment à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, y compris la prospection directe.
• Retrait du consentement (art. 7(3)) : à tout moment, sans affecter la licéité du traitement effectué avant le retrait.
• Réclamation : auprès d'une autorité de contrôle. En République tchèque, il s'agit de l'Office pour la protection des données personnelles (Urad pro ochranu osobnich udaju, https://uoou.gov.cz). Vous pouvez également saisir l'autorité de votre pays de résidence ou de travail.

Pour exercer un droit, envoyez un e-mail à hello@kontevia.com. Nous répondons sans retard injustifié et au plus tard dans un délai d'un mois ; nous pouvons vous demander de vérifier votre identité.

Le site web utilise des cookies et des technologies similaires. Les cookies strictement nécessaires sont déposés sur la base de notre intérêt légitime ; les cookies d'analyse et marketing uniquement avec votre consentement, que vous pouvez modifier à tout moment via les paramètres de cookies dans le pied de page. La liste complète et les durées de conservation figurent dans la Politique de cookies.

Nous mettons à jour cette politique lorsque le Service ou la loi évolue. Les utilisateurs sont informés par e-mail ou par une notification dans le tableau de bord ; la version actuelle est toujours disponible sur cette page avec la date de la dernière mise à jour.