Guides Kontevia
Étape par étape, du premier document à un mois comptabilisé.
Démarrage rapide en quatre étapes
Créer un compte
Inscrivez-vous avec votre e-mail et choisissez le pays où votre entreprise est enregistrée. Le pays définit les règles et formats de TVA.
Connecter un canal
Ajoutez le numéro Kontevia à WhatsApp, notez votre adresse e-mail de réception ou utilisez simplement le téléversement depuis le tableau de bord.
Envoyer un document test
Photographiez n'importe quel reçu et envoyez-le. En quelques instants, vous verrez les données extraites et la catégorie proposée.
Continuez à envoyer
Dès lors, chaque document suit le même chemin. Vérifiez les propositions, et le résumé de TVA se construit tout seul.
Configurer le canal de chat
Étape 1 : enregistrez le contact
Après l'inscription, vous recevez le numéro Kontevia par e-mail. Enregistrez-le dans votre téléphone ; un nom clair comme « Comptabilité Kontevia » facilite la recherche.
Étape 2 : premier message
Ouvrez WhatsApp et envoyez n'importe quel message au numéro. Vous devriez recevoir une réponse de bienvenue en quelques secondes confirmant la liaison avec votre compte.
Étape 3 : confirmez votre entreprise
Kontevia demande les informations de base nécessaires pour classer correctement les documents : le nom de votre entreprise et son numéro d'identification. Elles servent à reconnaître vos propres factures parmi les documents reçus.
Transférer des factures par e-mail
Chaque espace de travail dispose de sa propre adresse de réception affichée dans le tableau de bord. Transférez-y les factures fournisseurs, ou définissez une règle dans votre client de messagerie afin que les PDF des fournisseurs connus soient transférés automatiquement. Chaque pièce jointe devient un document ; les factures électroniques structurées sont lues directement sans OCR.
Photographier des reçus
Ce qui fonctionne bien
- • Le reçu entier est visible
- • Bonne lumière, sans ombres marquées
- • Image nette, téléphone stable
- • Reçu posé à plat et bien droit
- • Texte lisible à l'œil nu
Provoque des erreurs
- • Photo floue
- • Surface sombre ou réfléchissante
- • Bords coupés avec des montants manquants
- • Papier froissé ou plié
- • Impression thermique effacée
Astuce : utilisez le scanner de documents de votre téléphone
La plupart des téléphones disposent d'un mode de numérisation de documents dans l'appareil photo ou l'application de notes. Il redresse l'image et améliore le contraste, ce qui donne les meilleurs résultats d'extraction.
Types de documents
Pris en charge
- • Tickets de caisse de magasins et de restaurants
- • Factures fournisseurs (PDF ou photo)
- • Factures de services et d'abonnements
- • Reçus et tickets de caisse
- • PDF multipages contenant plusieurs documents
Limité
- • Reçus manuscrits
- • Documents très anciens ou effacés
- • Documents endommagés
- • Mises en page inhabituelles sans totaux
Non pris en charge
- • Images totalement illisibles
- • Documents sans montants
- • Documents incomplets avec des pages manquantes
- • Relevés bancaires utilisés comme reçus (connectez plutôt votre banque)
Vous voulez tirer le meilleur parti de Kontevia ?
Nous avons préparé dix scénarios concrets : reçus par chat, factures par e-mail, rapprochement bancaire, échéances des factures, synthèses de TVA, facturation électronique et exports vers votre comptable.
Cas d'usage : dix façons d'automatiser votre comptabilitéBesoin d'aide pour la configuration ?
Nous serons ravis de vous accompagner pas à pas lors de la première configuration.
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