Detekcia duplicít: žiadny doklad sa nezaúčtuje dvakrát
Kontevia porovnáva každý prichádzajúci doklad s tými, ktoré už boli spracované. Rozpozná tú istú faktúru alebo účtenku, aj keď prišla raz ako fotka cez WhatsApp a raz ako PDF e-mailom. Podozrivý duplicitný doklad sa označí a rozhodnutie necháva na vás.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Faktúra spracovaná: 3 položky, základ 1 200 €, DPH 23 % 276 €, spolu 1 476 €. Nejde o duplicitu. Kategória: softvér a hosting. Splatnosť o 14 dní.
Ako to funguje
Doklad príde ľubovoľným kanálom
WhatsApp, e-mail alebo nahranie v dashboarde. Kontrola prebieha naprieč všetkými kanálmi spoločne.
Porovnanie s existujúcimi dokladmi
Nový doklad sa porovná s tými, ktoré už boli spracované. Nezáleží na tom, či ide o fotku, PDF alebo snímku obrazovky.
Označenie podozrivého dokladu
Možný duplikát sa viditeľne označí. Nič sa nezahodí ani nezaúčtuje potichu.
Rozhodnutie je na vás
Jedným kliknutím potvrdíte duplikát (doklad sa vylúči) alebo ho označíte ako nový doklad, napríklad pri dvoch identických nákupoch za sebou.
Prečo sú duplikáty zradné
Duplicitný doklad nie je nedbalosť, je to prirodzený dôsledok toho, ako doklady kolujú. Dodávateľ pošle faktúru e-mailom a o týždeň ju pošle znova ako upomienku. Podnikateľ odfotí účtenku pri pokladni a večer ju pre istotu pošle ešte raz. Klient odovzdá účtovníčke priečinok, ktorý je z polovice plný dokladov, ktoré už poslal skôr.
Dôsledky nie sú len kozmetické: dvakrát zaúčtovaný výdavok znamená nadhodnotené náklady, nesprávny odpočet DPH a pri kontrole vyrubenie dane s pokutou. A sledovanie duplikátov ručne je presne ten typ práce, pri ktorom človek po stovkách dokladov robí chyby a stroj nie.
Kontrola, ktorá nevyžaduje disciplínu
Kľúčovou vlastnosťou dobrej kontroly duplikátov je, že sa nespolieha na správanie odosielateľa. Klienti nemusia rozmýšľať nad tým, či doklad už poslali alebo ktorým kanálom. Systém porovnáva samotné doklady, takže zachytí tú istú účtenku bez ohľadu na formu a kanál, ktorým prišla druhýkrát.
Druhou kľúčovou vlastnosťou je, že posledné slovo má človek. Dva legitímne identické nákupy za sebou (dve rovnaké kávy, dve rovnaké tankovania) vyzerajú ako duplikát, ale nie sú. Preto sa podozrivý doklad nikdy nezahodí automaticky, len sa označí a čaká na potvrdenie.
Typické situácie, ktoré kontrola zachytí
| Situácia | Čo sa stane |
|---|---|
| Tá istá faktúra prišla e-mailom dvakrát | Druhá je označená ako možný duplikát |
| Účtenka ako fotka cez WhatsApp a ako PDF e-mailom | Systém rozpozná ten istý doklad naprieč kanálmi |
| Klient odovzdal priečinok s už poslanými dokladmi | Duplikáty sa označia, nové prejdú ďalej |
| Dva skutočné identické nákupy za sebou | Označené na kontrolu, jedno kliknutie potvrdí oba |
Často kladené otázky
Ako Kontevia rozpozná duplikát?
Porovnáva samotné doklady, nie súbory. Zachytí tak tú istú faktúru, aj keď prišla raz ako fotka a raz ako PDF iným kanálom. Podozrivý doklad sa označí a rozhodnutie zostáva na používateľovi.
Môže kontrola omylom vymazať doklad?
Nie. Kontrola nič automaticky nevymaže ani nezahodí. Možný duplikát sa iba viditeľne označí a čaká na vaše potvrdenie, až potom sa vylúči.
Čo ak naozaj mám dva identické nákupy?
Dva identické doklady za sebou (napríklad dva rovnaké nákupy paliva) sa označia na kontrolu. Jedným kliknutím ich potvrdíte ako dva samostatné doklady a oba sa zaúčtujú bežne.
Funguje kontrola aj pre účtovníkov s viacerými firmami?
Áno. Kontrola prebieha v rámci každej firmy samostatne, takže ten istý doklad v dvoch rôznych firmách sa správne nepovažuje za duplikát, zatiaľ čo dvojité zadanie v rámci jednej firmy sa zachytí.
Súvisiace funkcie a nástroje
Vyskúšajte to na vlastných dokladoch
Pošlite pár dokladov a sami uvidíte extrakciu, kategórie a DPH. Bezplatná skúška, bez karty.
Aktualizované 7. septembra 2026