Duplikaatide tuvastamine: ühtegi dokumenti ei kirjendata kaks korda
Kontevia võrdleb iga sissetulevat dokumenti juba töödeldud dokumentidega. Ta tunneb ära sama arve või kviitungi ka siis, kui see saabus korra fotona WhatsAppis ja korra PDF-ina e-kirjaga. Kahtlane duplikaat tähistatakse ja otsuse teete teie.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Arve töödeldud: 3 rida, netosumma 1200 €, käibemaks 24 % 288 €, kokku 1488 €. Ei ole duplikaat. Kategooria: tarkvara ja majutus. Tähtaeg 14 päeva pärast.
Kuidas see töötab
Dokument saabub mis tahes kanali kaudu
WhatsApp, e-kiri või üleslaadimine armatuurlaual. Kontroll toimub kõikide kanalite peale koos.
Võrdlus olemasolevate dokumentidega
Uut dokumenti võrreldakse juba töödeldud dokumentidega. Pole tähtis, kas tegemist on foto, PDF-i või ekraanipildiga.
Kahtlase dokumendi tähistamine
Võimalik duplikaat tähistatakse nähtavalt. Midagi ei visata ära ega kirjendata vaikimisi.
Otsus on teie käes
Ühe klõpsuga kinnitate duplikaadi (dokument jäetakse välja) või märgite selle uue dokumendina, näiteks kahe järjestikuse identse ostu puhul.
Miks duplikaadid on salakavalad
Dubleeriv dokument ei ole hooletus, vaid loomulik tagajärg sellest, kuidas dokumendid liiguvad. Tarnija saadab arve e-kirjaga ja nädal hiljem saadab selle meeldetuletusena uuesti. Ettevõtja pildistab kassas kviitungi ja saadab selle õhtul kindluse mõttes uuesti. Klient annab raamatupidajale kausta, mis on pooleldi täis juba varem saadetud dokumente.
Tagajärjed ei ole kosmeetilised: kaks korda kirjendatud kulu tähendab kulude ülehindamist, valet käibemaksu mahaarvamist ja auditi käigus trahvidega maksuotsust. Duplikaatide käsitsi jälgimine on aga just seda tüüpi töö, kus inimene teeb pärast sadu dokumente vigu ja masin mitte.
Kontroll, mis ei nõua distsipliini
Hea duplikaatide kontrolli võtmeomadus on see, et see ei sõltu saatja käitumisest. Kliendid ei pea mõtlema, kas nad on dokumendi juba saatnud või millise kanali kaudu. Süsteem võrdleb dokumente endid, seega tuvastab sama kviitungi olenemata sellest, mis kujul ja kanali kaudu see teisel korral saabus.
Teine võtmeomadus on see, et viimane sõna jääb inimesele. Kaks õiguspärast identset järjestikust ostu (kaks ühesugust kohvi, kaks ühesugust tankimist) näevad välja nagu duplikaat, kuid ei ole seda. Seepärast ei visata kahtlast dokumenti kunagi automaatselt ära; see tähistatakse ja ootab kinnitust.
Tüüpilised olukorrad, mida kontroll tuvastab
| Olukord | Mis toimub |
|---|---|
| Sama arve saabus e-kirjaga kaks korda | Teine tähistatakse võimaliku duplikaadina |
| Kviitung fotona WhatsAppis ja PDF-ina e-kirjaga | Süsteem tunneb sama dokumendi kanalite üleselt ära |
| Klient andis üle kausta juba saadetud dokumentidega | Duplikaadid tähistatakse, uued lähevad läbi |
| Kaks tõelist identset järjestikust ostu | Tähistatakse ülevaatuseks, ühe klõpsuga kinnitatakse mõlemad |
Korduma kippuvad küsimused
Kuidas Kontevia duplikaadi ära tunneb?
See võrdleb dokumente endid, mitte faile. Seetõttu tuvastab see sama arve ka siis, kui see saabus korra fotona ja korra PDF-ina teise kanali kaudu. Kahtlane dokument tähistatakse ja otsus jääb kasutaja teha.
Kas kontroll võib dokumendi ekslikult kustutada?
Ei. Kontroll ei kustuta ega viska kunagi midagi automaatselt ära. Võimalik duplikaat tähistatakse ainult nähtavalt ja ootab teie kinnitust; alles siis jäetakse see välja.
Mis siis, kui mul on tõesti kaks identset ostu?
Kaks järjestikust identset dokumenti (näiteks kaks ühesugust kütuseostu) tähistatakse ülevaatuseks. Ühe klõpsuga kinnitate need kahe eraldi dokumendina ja mõlemad kirjendatakse tavapäraselt.
Kas kontroll toimib raamatupidajatele, kellel on mitu ettevõtet?
Jah. Kontroll toimub iga ettevõtte piires eraldi, seega sama dokumenti kahes erinevas ettevõttes ei käsitleta õigustatult duplikaadina, samas kui ühe ettevõtte piires toimunud topeltesitus tuvastatakse.
Seotud funktsioonid ja tööriistad
Proovige oma dokumentidega
Saatke mõned dokumendid ja vaadake ise andmete tuvastust, kategooriaid ja käibemaksu. Tasuta prooviperiood, krediitkaarti pole vaja.
Uuendatud 7. september 2026