Kuidas Konteviat täiel määral kasutada: kümme raamatupidamisstsenaariumi
Kontevia automatiseerib dokumentide kogumise ja töötlemise: tšekid vestluse kaudu, arved e-posti teel, pangakonto sobitamine, arvete maksetähtajad, arveldamine makse-QR-koodidega, käibemaksu kokkuvõtted ning eksport teie raamatupidajale. Siin on kümme konkreetset retsepti, olenemata sellest, kas olete füüsilisest isikust ettevõtja, väike ettevõte või raamatupidamisbüroo mis tahes ELi riigis.
Kümme stsenaariumi
1. Tšekk pildistatud ja saadetud jututoa kaudu
Olukord: Tulete materjalide ostmiselt tagasi kolme tšekiga taskus, mis tavaliselt lõpetavad karbis ja aasta lõpus paanikas.
Mida seadistate: Salvestage Kontevia number WhatsAppi. See ongi kõik, lisarakendust pole vaja.
Mis toimub automaatselt: Pildistage tšekk ja saatke see ära. Kontevia tuvastab tarnija, summa, kuupäeva ja käibemaksu, määrab kategooria vastavalt teie riigi reeglitele ning salvestab dokumendi. Kui midagi jääb ebaselgeks, küsib see jututoas.
Mida võidate: Umbes kaks kuni kolm minutit dokumendi kohta võrreldes uuesti sisestamisega, ja ei kadunud tšekke.
2. Tarnijate arved edastatud e-posti teel
Olukord: Tarnijate arved jõuavad teie postkasti PDF-idena või struktureeritud e-arvetena ning laete need alla ja arhiveerite käsitsi.
Mida seadistate: Kasutage oma tööruumi postkasti aadressi, kas edastades käsitsi või looge reegel oma e-posti kliendis.
Mis toimub automaatselt: Iga saabuv manus töödeldakse nagu foto: kirjed, summad, käibemaks ja maksetähtaeg. Dokument ilmub töölauale ilma teie sekkumiseta.
Mida võidate: Umbes viis kuni kümme minutit päevas ettevõtte jaoks, kellel on regulaarselt tarnijate arveid.
3. Pangakonto ühildamine avatud panganduse kaudu
Olukord: Kuu lõpus istute väljavõtte juures ja selgitate välja, milline makse kuulub millise arve juurde.
Mida seadistate: Ühendage oma pangakonto (saadaval valitud Tšehhi pankade puhul; PSD2-ühendused teiste riikide jaoks on kavas). Juurdepääs on ainult vaatamisõigusega ja selle saab igal ajal tühistada.
Mis toimub automaatselt: Kontevia impordib tehingud ja sobitab need väljastatud ja saadud dokumentidega summa, viite ja vastaspoole IBAN-i alusel. Töölaual näete, mis on makstud ja mis on tasumata.
Mida võidate: Umbes üks kuni kaks tundi kuus väljavõtte käsitsi kontrollimist.
4. Maksetähtajad ja tähtajad
Olukord: Jätsite arve tähtaja vahele, kaotasite ennetähtaegse maksmise allahindluse või klient ei maksnud ja märkasite seda hilja.
Mida seadistate: Midagi ei ole vaja. Maksetähtajad tulevad tuvastatud dokumentidest.
Mis toimub automaatselt: Kontevia teab iga arve maksetähtaega ja näitab, mida maksta ja kes teile võlgneb. Teie riigi käibemaksu- ja maksutähtaegade meeldetuletused on kavas; tasuta maksukalender näitab neid juba praegu.
Mida võidate: Ei mingeid viivistrahve tegemata jäänud maksete eest ja kiiremad meeldetuletused hilinevatele maksjatele.
5. Arve minuti jooksul, koos makse-QR-koodiga
Olukord: Lõpetasite töö ja soovite koheselt arve esitada, mitte õhtul arvuti taga.
Mida seadistate: Täitke oma arveldusandmed üks kord. Seejärel esitage arveid töölaualt või jututoast.
Mis toimub automaatselt: Kontevia täidab arve kohustusliku sisu, arvutab käibemaksu ja koostab PDF-i makse-QR-koodiga (EPC euro jaoks, QR Platba Tšehhi krooni jaoks). Makse sobitatakse hiljem pangaga.
Mida võidate: Umbes kümme minutit arve kohta võrreldes mallipõhise koostamisega, ja kiiremad maksed tänu QR-koodile.
6. Käibemaksu kokkuvõte valmis enne tähtaega
Olukord: Esitamistähtaeg läheneb ja koostate käibemaksu numbreid mitmest paberihunnikust.
Mida seadistate: Midagi lisaks ei ole vaja. Iga tuvastatud dokument kannab algusest peale oma käibemaksumäära ja summat, sealhulgas pöördmaksustamise ja ühendusesiseste tehingute juhtumid.
Mis toimub automaatselt: Töölaua käibemaksu jaotis näitab pidevalt perioodi sisend- ja väljundkäibemaksu ning teie deklaratsiooni kokkuvõte on valmis andmiseks raamatupidajale või esitamiseks.
Mida võidate: Umbes kaks kuni neli tundi iga kuu või kvartali kohta, olenevalt dokumentide arvust.
7. E-arveldus: olukord praegu
Olukord: Teie riigis rakendub või juba kehtib kohustuslik e-arveldus ja te ei ole kindel, kas teie arved vastavad nõuetele.
Mida seadistate: Täna pole vaja midagi seadistada. Kontevia väljastab PDF-arveid kõigi kohustuslike andmete ja makse-QR-koodiga.
Mis toimub automaatselt: Struktureeritud arved teie riikliku süsteemi jaoks, kohustuslike väljade kontroll ja ühendused riiklike platvormidega on plaanis. Seni esitatakse arved seal, kus kohustus juba kehtib, ametliku portaali või sertifitseeritud teenusepakkuja kaudu.
Mida võidate: Täielikud ja korrektsed arved juba täna ning selge ülevaade sellest, mis muutub, kui kohustus jõustub.
8. Eksport oma raamatupidaja süsteemi
Olukord: Teie raamatupidaja töötab DATEVis, Odoos või muus süsteemis ning teie toote dokumendid kaustas või saadate need e-kirjaga ükshaaval.
Mida seadistate: Valige seadetes ekspordiformaat või kutsuge raamatupidaja tööruumi.
Mis toimub automaatselt: Kirjendatud dokumendid eksporditakse CSV-na koos kategooriate ja käibemaksu jaotusega, Tšehhi ettevõtete puhul ka Pohoda, Money S3 või ISDOC formaadis, valmis importimiseks ilma ümbersisestamiseta. DATEV- ja Odoo-eksport on kavas.
Mida võidate: Raamatupidamisbüroole tunde ümbersisestamisel iga kliendi kohta kuus.
9. Kinnitustöövoog raamatupidamisbüroodele
Olukord: Peate raamatupidamisarvestust mitmele ettevõttele ja kliendid saadavad dokumente viie erineva kanali kaudu juhusliku kvaliteediga.
Mida seadistate: Igal kliendil on oma tööruum. Kliendid saadavad dokumente vestluse või e-posti teel ning teie vaatate need üle mitme kliendi vaate kinnitusjaotises.
Mis toimub automaatselt: Dokumendid jõuavad ühte kohta juba tuvastatuna ja kategoriseerituna vastavalt iga kliendi riigi reeglitele. Kontrollite, kinnitate ja eksportite.
Mida võidate: Enam ei pea kliente kviitungikarpide pärast taga ajama.
10. Kategoriseerimine, duplikaatide tuvastamine ja mahukate PDF-ide käitlemine
Olukord: Tarnija saadab arve e-kirjaga ja te pildistate ka paberkoopia. Või klient annab teile ühe PDF-i, milles on kümneid skaneeritud dokumente.
Mida seadistate: Midagi ei ole vaja teha. Mõlemad töötavad taustal; saatke terve PDF e-kirjaga või laadige see üles töölaual.
Mis toimub automaatselt: Kontevia määrab kategooriad sisu ja teie varasemate paranduste põhjal, märgib duplikaadi enne, kui see topelt kirjendatakse, ning jagab mitut dokumenti sisaldava PDF-i eraldi dokumentideks, mis igaüks tuvastatakse eraldi.
Mida võidate: Ei topeltkulusid, ühtsed kategooriad ega suurte skaneeringute käsitsi jagamist.
Käsitsi versus Konteviaga
Ajanäitajad on ligikaudsed hinnangud tüüpilisele väikeettevõttele, kellel on kuus mitukümmend dokumenti. Teie näitajad erinevad sõltuvalt dokumentide mahust.
| Ülesanne | Käsitsi | Konteviaga |
|---|---|---|
| Paberkviitungi arhiveerimine | 3 kuni 5 minutit ümbersisestamist | pildista ja saada, alla minuti |
| Tarnija arve e-kirjast | allalaadimine, salvestamine, ümbersisestamine | automaatne pärast edastamist |
| Arve väljastamine | 10 kuni 15 minutit mallis | 1 kuni 2 minutit, sh QR-kood |
| Maksete võrdlemine väljavõttega | 1 kuni 2 tundi kuus | pidev automaatne sobitamine |
| Käibemaksu kokkuvõte | 2 kuni 4 tundi koostamist | pidevalt valmis töölaual |
| Dokumentide üleandmine raamatupidajale | kirjete käsitsi ümbersisestamine | eksport raamatupidaja süsteemi |
Kust alustada, kui olete uus kasutaja
Ärge võtke kõiki kümmet stsenaariumi korraga kasutusele. Tõestatud järjekord on alustada esimesest, kviitungid vestluses, sest see ei vaja seadistamist ja tulemuse näete kohe. Esimese nädala jooksul lisage arvete edastamine e-postiga; see katab enamiku sissetulevatest dokumentidest.
Teine samm on panga ühendamine. Kui maksed hakkavad iseenesest sobituma, saate ülevaate sellest, mis on makstud, ning tähtaegu jälgitakse teie eest. Alles siis liikuge edasi keerukamate osade juurde: e-arvelduse formaadid, eksport raamatupidajale või kinnitustöövoog, kui töötlete dokumente mitmele ettevõttele.
Kui jääte hätta, vaadake juhendeid ja abikeskust.
Mida Kontevia ei tee ja ei väida end tegevat
Kontevia ei pea täielikku topeltkirjendusega raamatupidamist koos pearaamatuga, ei halda laoseisu ega koosta teie aastaaruannet. Kui vajate seda, jätke oma põhisüsteem alles ja laske Konteviat automatiseerida dokumentide kogumist, tuvastamist ja ettevalmistamist, mis on täpselt see, kuidas raamatupidamisbürood seda kasutavad. Riiklikud e-arvelduse ja maksuplatvormid on ette valmistatud, kuid mitte veel igas riigis reaalajas ühendatud; integratsioonide lehel on kirjas hetkeseis.
Korduma kippuvad küsimused
Kuidas ma Konteviaga alustan?
Looge konto, valige oma riik ja saatke esimene kviitung WhatsAppi, e-posti või üleslaadimise teel. Varajane juurdepääs algab ilma maksekaardita; seadistamine võtab paar minutit ja ei nõua paigaldamist.
Mida saab Kontevia automatiseerida?
Dokumentide kogumise vestluse, e-posti ja üleslaadimise kaudu, andmete tuvastamise kviitungitelt ja arvetelt, kategoriseerimise, duplikaatide tuvastamise, kinnitamise, arvete maksetähtajad, pangasobitamise valitud Tšehhi pankade puhul, arveldamise makse-QR-koodidega, käibemaksu kokkuvõtted ning ekspordi CSV-na, Tšehhi ettevõtetele ka Pohoda, Money S3 ja ISDOC formaadis. E-arveldus, DATEV- ja Odoo-eksport ning tähtaegade meeldetuletused on kavas.
Kas Kontevia arvestab minu riigi reegleid?
Osaliselt. Käibemaksumäärad, piirmäärad, deklareerimisperioodid ja e-arvelduse formaadid kõigi 27 ELi liikmesriigi jaoks pärinevad ühest üle vaadatud jurisdiktsiooniandmebaasist, mida kasutatakse sellel veebisaidil ja tasuta tööriistades. Rakenduses on praegu kõige täielikum riigipõhine tugi Tšehhile; ühendused riiklike e-arvelduse platvormidega on kavas.
Kui palju Kontevia maksab?
Plaanid on Starter, Professional ja Business, hinnad on eurodes ilma käibemaksuta ning arveldatakse kuupõhiselt või aastapõhiselt, kusjuures aastaplaanis on kaks kuud tasuta. Plaani mahtu ületavaid dokumente arvestatakse dokumendi kohta. Kehtivad hinnad on hinnakirja lehel.
Kas Kontevia asendab raamatupidamistarkvara või raamatupidajat?
Ei, ega üritagi seda teha. Kontevia automatiseerib dokumentide kogumise, tuvastamise ja ettevalmistamise, mis on kõige rohkem aega nõudev osa, ning annab tulemuse üle teile, teie raamatupidajale või teie raamatupidamissüsteemile. Raamatupidamisbürood kasutavad seda oma klientide dokumentide kogumispunktina.
Proovige oma dokumentidega
Alustage varajase juurdepääsuga ilma maksekaardita. Plaanid algavad Starteri hinnast eurodes ilma käibemaksuta; kehtivad hinnad ja mahud vaadake hinnakirja lehelt.
Uuendatud september 2026