Duplikátumok felismerése: egyetlen dokumentumot sem könyvelnek le kétszer
A Kontevia minden beérkező dokumentumot összevet a már feldolgozottakkal. Felismeri ugyanazt a számlát vagy nyugtát akkor is, ha az egyszer fotóként érkezett WhatsAppon, egyszer pedig PDF-ként e-mailben. A gyanús duplikátumot megjelöli, a döntés pedig önöké marad.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Számla feldolgozva: 3 tétel, nettó 480 000 Ft, áfa 27 % 129 600 Ft, összesen 609 600 Ft. Nem duplikátum. Kategória: szoftver és tárhely. Fizetési határidő: 14 nap.
Hogyan működik
A dokumentum bármelyik csatornán megérkezik
WhatsApp, e-mail vagy feltöltés az irányítópulton. Az ellenőrzés az összes csatornán együttesen fut.
Összevetés a meglévő dokumentumokkal
Az új dokumentumot összeveti a már feldolgozottakkal. Nem számít, hogy fotóról, PDF-ről vagy képernyőképről van szó.
A gyanús dokumentum megjelölése
A lehetséges duplikátumot jól látható módon megjelöli. Semmi nem törlődik vagy kerül könyvelésre csendben.
A döntés az öné
Egyetlen kattintással megerősítheti a duplikátumot (a dokumentum kizárásra kerül), vagy megjelölheti új dokumentumként, például két egymást követő azonos vásárlás esetén.
Miért veszélyesek a duplikátumok
A kettőzött dokumentum nem figyelmetlenség, hanem a dokumentumok áramlásának természetes velejárója. Egy beszállító e-mailben elküld egy számlát, majd egy héttel később emlékeztetőként újra elküldi. Egy vállalkozó lefényképezi a blokkot a pénztárnál, majd este a biztonság kedvéért újra elküldi. Egy ügyfél átad a könyvelőnek egy mappát, amely félig már elküldött dokumentumokkal van tele.
A következmények nem csupán esztétikai jellegűek: egy kétszer könyvelt kiadás túlbecsült költségeket, téves áfalevonást és egy ellenőrzés esetén bírsággal járó megállapítást jelent. A duplikátumok kézi keresése pedig épp az a fajta munka, amelynél az ember több száz dokumentum után hibázik, a gép viszont nem.
Egy ellenőrzés, amely nem igényel fegyelmet
Egy jó duplikátumellenőrzés kulcsfontosságú tulajdonsága, hogy nem a küldő viselkedésére támaszkodik. Az ügyfeleknek nem kell azon gondolkodniuk, hogy elküldték-e már a dokumentumot, vagy melyik csatornán. A rendszer magukat a dokumentumokat veti össze, így akkor is felismeri ugyanazt a nyugtát, ha az másodszor más formában és más csatornán érkezett.
A második kulcsfontosságú tulajdonság, hogy a végső szó az emberé. Két jogos, egymást követő azonos vásárlás (két azonos kávé, két azonos üzemanyagtankolás) duplikátumnak tűnik, de nem az. Ezért egy gyanús dokumentum sosem törlődik automatikusan, hanem megjelölésre kerül, és megerősítésre vár.
Az ellenőrzés által felismert tipikus helyzetek
| Helyzet | Mi történik |
|---|---|
| Ugyanaz a számla kétszer érkezett e-mailben | A második lehetséges duplikátumként kerül megjelölésre |
| Egy nyugta fotóként WhatsAppon és PDF-ként e-mailben | A rendszer csatornákon átívelően is felismeri ugyanazt a dokumentumot |
| Egy ügyfél átadott egy mappát már elküldött dokumentumokkal | A duplikátumok megjelölésre kerülnek, az újak pedig átmennek |
| Két valódi, egymást követő azonos vásárlás | Ellenőrzésre megjelölve, egy kattintással mindkettő megerősíthető |
Gyakran ismételt kérdések
Hogyan ismeri fel a Kontevia a duplikátumot?
Magukat a dokumentumokat veti össze, nem a fájlokat. Ezért akkor is felismeri ugyanazt a számlát, ha az egyszer fotóként, egyszer pedig PDF-ként érkezett más csatornán. A gyanús dokumentumot megjelöli, a döntés pedig a felhasználónál marad.
Törölhet véletlenül egy dokumentumot az ellenőrzés?
Nem. Az ellenőrzés soha nem töröl vagy dob el semmit automatikusan. A lehetséges duplikátumot csak jól láthatóan megjelöli, és a megerősítésére vár, csak azután kerül kizárásra.
Mi van, ha valóban két azonos vásárlásom van?
Két egymást követő azonos dokumentum (például két azonos üzemanyagvásárlás) ellenőrzésre kerül megjelölve. Egy kattintással megerősítheti, hogy két külön dokumentumról van szó, és mindkettő normálisan könyvelésre kerül.
Működik az ellenőrzés több céggel dolgozó könyvelők esetén is?
Igen. Az ellenőrzés cégenként külön fut, így ugyanaz a dokumentum két különböző cégnél helyesen nem minősül duplikátumnak, míg egy cégen belüli kétszeri beküldést felismeri.
Kapcsolódó funkciók és eszközök
Próbálja ki saját dokumentumaival
Küldjön be néhány dokumentumot, és győződjön meg saját maga az adatkinyerésről, a kategóriákról és az áfáról. Ingyenes próbaidőszak, bankkártya nélkül.
Frissítve: 2026. szeptember 7.