Hogyan használja ki a Kontevia lehetőségeit teljes mértékben: tíz könyvelési forgatókönyv
A Kontevia automatizálja a dokumentumok gyűjtését és feldolgozását: nyugták chaten keresztül, számlák e-mailben, bankegyeztetés, számlák fizetési határideje, számlázás fizetési QR-kóddal, áfaösszesítők és exportok a könyvelőjének. Íme tíz konkrét recept, akár egyéni vállalkozó, akár kisvállalkozás, akár könyvelőiroda az EU bármely országában.
Tíz forgatókönyv
1. Egy nyugta lefotózva és chaten elküldve
Helyzet: Visszaér az anyagvásárlásból három nyugtával a zsebében, amik rendesen egy dobozban végeznék, majd év végén pánikban.
Amit beállít: Mentse el a Kontevia számot a WhatsAppban. Ennyi az egész, nincs szükség külön alkalmazásra.
Ami automatikusan történik: Fényképezze le a nyugtát, és küldje el. A Kontevia kinyeri a beszállítót, az összeget, a dátumot és az áfát, kategóriát rendel hozzá az Ön országának szabályai szerint, és eltárolja a dokumentumot. Ha valami nem egyértelmű, rákérdez a chatben.
Amit nyer vele: Dokumentumonként nagyjából két-három perc megtakarítás az utólagos begépeléshez képest, és nincs több elveszett nyugta.
2. Beszállítói számlák e-mailben továbbítva
Helyzet: A beszállítói számlák PDF-ként vagy strukturált e-számlaként érkeznek a postaládájába, Ön pedig kézzel letölti és lefűzi őket.
Amit beállít: Használja a munkaterülete beérkező leveleinek címét, akár manuális továbbítással, akár a levelezőprogramja egy szabályával.
Ami automatikusan történik: Minden beérkező melléklet ugyanúgy feldolgozásra kerül, mint egy fénykép: tételek, összegek, áfa és fizetési határidő. A dokumentum az Ön beavatkozása nélkül megjelenik az irányítópulton.
Amit nyer vele: Naponta nagyjából öt-tíz perc megtakarítás egy rendszeres beszállítói számlaforgalommal rendelkező vállalkozásnál.
3. Bankegyeztetés online banki kapcsolaton keresztül
Helyzet: Hónap végén a kivonat fölött ül, és kiszámolja, melyik fizetés melyik számlához tartozik.
Amit beállít: Kösse össze bankszámláját (egyes cseh bankoknál elérhető; a PSD2-kapcsolatok más országokban tervezettek). A hozzáférés csak olvasási jogosultságot ad, és bármikor visszavonható.
Ami automatikusan történik: A Kontevia importálja a tranzakciókat, és összeg, hivatkozás és a partner IBAN-száma alapján párosítja őket a kiállított és beérkezett dokumentumokkal. Az irányítópulton látja, mi lett kifizetve és mi van még nyitva.
Amit nyer vele: Havonta nagyjából egy-két óra megtakarítás a kézi kivonat-ellenőrzésen.
4. Fizetési és egyéb határidők
Helyzet: Elmulasztott egy számla fizetési határidejét, elesett egy korai fizetési kedvezménytől, vagy egy ügyfél nem fizetett, és ezt csak későn vette észre.
Amit beállít: Semmit. A fizetési határidők a kinyert dokumentumokból származnak.
Ami automatikusan történik: A Kontevia ismeri minden számla fizetési határidejét, és megmutatja, mit kell fizetnie és ki tartozik Önnek. Az Ön országának áfa- és adóhatáridőire vonatkozó emlékeztetők tervezettek; addig az ingyenes adónaptár sorolja fel őket.
Amit nyer vele: Nincs több késedelmi kamat elmulasztott fizetés miatt, és gyorsabb emlékeztetők a késedelmes fizetőknek.
5. Egy számla egy perc alatt, fizetési QR-kóddal
Helyzet: Befejezett egy munkát, és azonnal szeretne számlázni, nem pedig este a számítógép előtt.
Amit beállít: Töltse ki egyszer a számlázási adatait. Ezután állítson ki számlákat az irányítópultról vagy a chatből.
Ami automatikusan történik: A Kontevia kiegészíti a számla kötelező tartalmát, kiszámolja az áfát, és PDF-et generál fizetési QR-kóddal (euróhoz EPC, cseh koronához QR Platba). A kifizetés később párosul a bankkal.
Amit nyer vele: Számlánként nagyjából tíz perc megtakarítás egy sablonhoz képest, valamint gyorsabb kifizetések a QR-kód segítségével.
6. Áfaösszesítő, ami készen áll a határidő előtt
Helyzet: Közeledik a bevallási határidő, Ön pedig több kupacból állítja össze az áfaadatokat.
Amit beállít: Semmi extra. Minden kinyert dokumentum kezdettől fogva tartalmazza az áfakulcsát és összegét, beleértve a fordított adózás és az EU-n belüli eseteket is.
Ami automatikusan történik: Az irányítópult áfa szekciója folyamatosan mutatja az időszak beszerzési és értékesítési áfáját, és a bevallásához szükséges összesítő készen áll, hogy átadja a könyvelőjének vagy benyújtsa.
Amit nyer vele: Havonta vagy negyedévente nagyjából két-négy óra megtakarítás, a dokumentumok számától függően.
7. E-számlázás: hol tartunk
Helyzet: Az országodban bevezetik vagy már működik a kötelező e-számlázás, és nem vagy biztos benne, hogy a számláid megfelelnek az előírásoknak.
Amit beállít: Ma nincs mit beállítani. A Kontevia PDF-számlákat állít ki minden kötelező adattal és fizetési QR-kóddal.
Ami automatikusan történik: A nemzeti rendszer számára strukturált számlák, a kötelező mezők ellenőrzése és a nemzeti platformokhoz való kapcsolódás tervezett. Addig, ahol a kötelezettség már érvényes, a számlákat a hivatalos portálon vagy egy hitelesített szolgáltatón keresztül kell benyújtani.
Amit nyer vele: Már ma teljes és helyes számlák, és világos kép arról, mi változik, amikor a kötelezettség életbe lép.
8. Exportálás a könyvelőd rendszerébe
Helyzet: A könyvelőd DATEV, Odoo vagy más rendszerben dolgozik, te pedig egy mappában viszed a dokumentumokat, vagy egyesével küldöd el e-mailben.
Amit beállít: Válaszd ki az exportformátumot a beállításokban, vagy hívd meg a könyvelődet a munkaterületre.
Ami automatikusan történik: A könyvelt dokumentumok kategóriákkal és áfabontással exportálódnak CSV-be, cseh cégek esetén Pohoda, Money S3 vagy ISDOC formátumba, készen az importálásra, újragépelés nélkül. A DATEV- és Odoo-exportok tervezettek.
Amit nyer vele: Egy könyvelőirodánál ügyfelenként havonta órákat spórolhatsz meg az újragépelésen.
9. Jóváhagyási folyamat könyvelőirodáknak
Helyzet: Több vállalkozás könyvelését is vezeted, és az ügyfelek öt különböző csatornán, vegyes minőségben küldik a dokumentumokat.
Amit beállít: Minden ügyfélnek saját munkaterülete van. Az ügyfelek csevegésben vagy e-mailben küldik a dokumentumokat, te pedig a többügyfeles irányítópult jóváhagyási részében nézed át azokat.
Ami automatikusan történik: A dokumentumok egy helyre érkeznek, már kinyerve és az adott ügyfél országának szabályai szerint kategorizálva. Te ellenőrzöd, jóváhagyod, majd exportálod.
Amit nyer vele: Nem kell többé blokkokért kilincselned az ügyfeleknél.
10. Kategorizálás, duplikátumfelismerés és tömeges PDF-ek
Helyzet: Egy beszállító e-mailben küld egy számlát, te pedig a papíralapú másolatot is lefotózod. Vagy egy ügyfél átad egy PDF-et, benne több tucat beszkennelt dokumentummal.
Amit beállít: Semmi. Mindkét funkció a háttérben fut; küldd el a teljes PDF-et e-mailben, vagy töltsd fel az irányítópulton.
Ami automatikusan történik: A Kontevia a tartalom és a korábbi javításaid alapján rendel hozzá kategóriákat, jelzi a duplikátumot, mielőtt az kétszer kerülne könyvelésre, és a több dokumentumot tartalmazó PDF-et egyedi dokumentumokra bontja, amelyeket külön-külön dolgoz fel.
Amit nyer vele: Nincsenek dupla költségek, egységesek a kategóriák, és nem kell kézzel szétbontani a nagy szkenneket.
Kézzel versus Konteviával
Az idővel kapcsolatos adatok durva becslések egy tipikus kisvállalkozás esetében, amely havonta több tucat dokumentumot dolgoz fel. A te számaid a dokumentumok mennyiségétől függően eltérhetnek.
| Feladat | Kézzel | Konteviával |
|---|---|---|
| Papíralapú blokk feldolgozása | 3–5 perc újragépelés | lefotózás és elküldés, kevesebb mint egy perc |
| Beszállítói számla e-mailből | letöltés, mentés, újragépelés | automatikus a továbbítás után |
| Számla kiállítása | 10–15 perc egy sablonban | 1–2 perc, a QR-kóddal együtt |
| Fizetések egyeztetése a kivonattal | 1–2 óra havonta | folyamatos automatikus párosítás |
| Áfaösszesítő | 2–4 óra összeállítás | folyamatosan elérhető az irányítópulton |
| Dokumentumok átadása a könyvelőnek | tételek kézi újragépelése | exportálás a könyvelő rendszerébe |
Hol kezdd, ha még új vagy
Ne vezesd be mind a tíz forgatókönyvet egyszerre. A bevált sorrend az elsővel, a nyugták csevegésen keresztüli küldésével kezdeni, mert ehhez nincs szükség beállításra, és az eredményt azonnal látod. Az első héten add hozzá a számlák e-mailes továbbítását; ez lefedi a bejövő dokumentumok nagy részét.
A második lépés a bank összekapcsolása. Ha a fizetések maguktól párosulnak, áttekintésed lesz arról, mi van kifizetve, és a határidőket nélküled is figyeli a rendszer. Csak ezután térj át a haladóbb részekre: e-számlázási formátumok, exportálás a könyvelődnek, vagy a jóváhagyási folyamat, ha több vállalkozás dokumentumait dolgozod fel.
Ha elakadsz, nézd át az útmutatókat és a súgóközpontot.
Amit a Kontevia nem csinál, és nem is állítja, hogy csinálja
A Kontevia nem vezet teljes körű kettős könyvelést főkönyvvel, nem kezel készletet, és nem készíti el az éves beszámolódat. Ha erre van szükséged, tartsd meg a fő rendszeredet, és hagyd, hogy a Kontevia automatizálja a dokumentumok gyűjtését, feldolgozását és előkészítését; pontosan így használják a könyvelőirodák is. A nemzeti e-számlázási és adóplatformokra fel vagyunk készülve, de nem minden országban él még az élő kapcsolat; az integrációk oldal mutatja az aktuális állapotot.
Gyakran ismételt kérdések
Hogyan kezdjem el használni a Konteviát?
Hozz létre egy fiókot, válaszd ki az országodat, és küldd el az első nyugtát WhatsAppon, e-mailben vagy feltöltéssel. A korai hozzáférés fizetési kártya nélkül indul; a beállítás néhány percet vesz igénybe, és nincs szükség telepítésre.
Mit tud automatizálni a Kontevia?
A dokumentumok gyűjtését chaten, e-mailen és feltöltésen keresztül, az adatok kinyerését nyugtákból és számlákból, a kategorizálást, a duplikátumfelismerést, a jóváhagyásokat, a számlák fizetési határidejének követését, a bankszámla-egyeztetést egyes cseh bankoknál, a számlázást fizetési QR-kódokkal, az áfaösszesítőket, valamint a CSV-exportot, cseh cégeknek Pohoda, Money S3 és ISDOC formátumban. Az e-számlázás, a DATEV- és Odoo-exportok és a határidő-emlékeztetők tervezettek.
Kezeli a Kontevia az országom szabályait?
Részben. Mind a 27 EU-tagállam áfakulcsai, küszöbértékei, bevallási időszakai és e-számlázási formátumai egyetlen ellenőrzött joghatósági adatbázisból származnak, amelyet ez a weboldal és az ingyenes eszközök használnak. Az alkalmazásban ma Csehország a legteljesebben támogatott ország; a nemzeti e-számlázási platformokhoz való összekötők tervezettek.
Mennyibe kerül a Kontevia?
A csomagok a Starter, a Professional és a Business, euróban, áfa nélkül árazva, havonta vagy évente számlázva, az éves csomagnál két hónap ingyenes. A csomag keretén felüli dokumentumokat dokumentumonként számlázzuk. Az aktuális árak az árazási oldalon találhatók.
Kiváltja a Kontevia a könyvelőprogramot vagy a könyvelőt?
Nem, és nem is erre törekszik. A Kontevia automatizálja a dokumentumok gyűjtését, feldolgozását és előkészítését, ami a legtöbb időt viszi el, majd az eredményt átadja neked, a könyvelődnek vagy a könyvelőrendszerednek. A könyvelőirodák az ügyfeleiktől érkező dokumentumok gyűjtőpontjaként használják.
Próbáld ki a saját dokumentumaiddal
Kezdd el a korai hozzáférést fizetési kártya nélkül. A csomagok a Starter árától indulnak euróban, áfa nélkül; az aktuális árakért és keretekért nézd meg az árazási oldalt.
Frissítve 2026 szeptemberében