Otkrivanje duplikata: nijedan dokument nije proknjižen dvaput
Kontevia provjerava svaki dolazni dokument u odnosu na one koji su već obrađeni. Prepoznaje isti račun ili primitak čak i kada je stigao jednom kao fotografija putem WhatsAppa, a jednom kao PDF putem e-maila. Sumnjivi duplikat se označava, a odluka ostaje na vama.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Račun obrađen: 3 stavke, neto 1.200 €, PDV 25 % 300 €, ukupno 1.500 €. Nije duplikat. Kategorija: softver i hosting. Dospijeva za 14 dana.
Kako funkcionira
Dokument stiže bilo kojim kanalom
WhatsApp, e-mail ili prijenos u nadzornoj ploči. Provjera se provodi zajednički za sve kanale.
Usporedba s postojećim dokumentima
Novi dokument se uspoređuje s onima koji su već obrađeni. Nije bitno je li riječ o fotografiji, PDF-u ili snimci zaslona.
Označavanje sumnjivog dokumenta
Mogući duplikat se vidljivo označava. Ništa se ne odbacuje niti knjiži bez najave.
Odluka je na vama
Jednim klikom potvrđujete duplikat (dokument se isključuje) ili ga označavate kao novi dokument, primjerice za dvije identične kupnje zaredom.
Zašto su duplikati podmukli
Duplicirani dokument nije nepažnja, već prirodna posljedica načina na koji dokumenti kruže. Dobavljač pošalje račun e-mailom, a tjedan dana kasnije ga ponovno pošalje kao podsjetnik. Vlasnik obrta fotografira račun na blagajni i navečer ga, za svaki slučaj, ponovno pošalje. Klijent knjigovođi preda mapu koja je dijelom već ispunjena dokumentima poslanim putem.
Posljedice nisu kozmetičke: dvostruko knjižen trošak znači precijenjene troškove, pogrešan odbitak PDV-a i, u slučaju nadzora, rješenje s kaznama. A ručno praćenje duplikata upravo je onaj posao u kojem čovjek nakon stotina dokumenata pogriješi, a stroj ne.
Provjera koja ne zahtijeva disciplinu
Ključno svojstvo dobre provjere duplikata je da se ne oslanja na ponašanje pošiljatelja. Klijenti ne moraju razmišljati o tome jesu li dokument već poslali, ili kojim kanalom. Sustav uspoređuje same dokumente, pa prepoznaje isti račun bez obzira na oblik i kanal kojim je stigao drugi put.
Drugo ključno svojstvo je da čovjek ima zadnju riječ. Dvije legitimne identične kupnje zaredom (dvije identične kave, dva identična pretakanja goriva) izgledaju kao duplikat, ali to nisu. Zato se sumnjivi dokument nikada ne odbacuje automatski; on se označava i čeka potvrdu.
Tipične situacije koje provjera prepoznaje
| Situacija | Što se događa |
|---|---|
| Isti račun stigao je e-mailom dva puta | Drugi je označen kao mogući duplikat |
| Primitak kao fotografija na WhatsAppu i kao PDF putem e-maila | Sustav prepoznaje isti dokument bez obzira na kanal |
| Klijent je predao mapu s dokumentima koji su već poslani | Duplikati se označavaju, novi prolaze |
| Dvije stvarne identične kupnje zaredom | Označeno za pregled, jednim klikom potvrđujete oba |
Često postavljana pitanja
Kako Kontevia prepoznaje duplikat?
Uspoređuje same dokumente, a ne datoteke. Zato prepoznaje isti račun čak i kada je stigao jednom kao fotografija, a jednom kao PDF drugim kanalom. Sumnjivi dokument se označava, a odluka ostaje na korisniku.
Može li provjera slučajno izbrisati dokument?
Ne. Provjera nikada ništa automatski ne briše niti odbacuje. Mogući duplikat se samo vidljivo označava i čeka vašu potvrdu; tek se tada isključuje.
Što ako doista imam dvije identične kupnje?
Dva identična dokumenta zaredom (primjerice dvije identične kupnje goriva) označavaju se za pregled. Jednim klikom potvrđujete da se radi o dva zasebna dokumenta i oba se normalno knjiže.
Radi li provjera za knjigovođe s više tvrtki?
Da. Provjera se provodi zasebno za svaku tvrtku, pa se isti dokument u dvije različite tvrtke ispravno ne tretira kao duplikat, dok se dvostruko slanje unutar jedne tvrtke prepoznaje.
Povezane značajke i alati
Isprobajte na vlastitim dokumentima
Pošaljite nekoliko dokumenata i sami pogledajte izdvajanje podataka, kategorije i PDV. Besplatno probno razdoblje, kartica nije potrebna.
Ažurirano 7. rujna 2026.