Pravila privatnosti

Voditelj obrade osobnih podataka koji se obrađuju u vezi s web-mjestom i uslugom Kontevia je Eucalypt 4 s.r.o., čiji su podaci navedeni gore. Pitanja o osobnim podacima i zahtjeve za ostvarivanje vaših prava možete uputiti na hello@kontevia.com.

Ova pravila primjenjuju se na posjetitelje stranice kontevia.com i njezinih inačica za pojedine zemlje, na korisnike usluge Kontevia te na osobe koje nam se obraćaju. Napisana su iz perspektive koja obuhvaća cijelu EU; kada nacionalno pravo propisuje dodatne zahtjeve, oni se primjenjuju uz ova pravila.

Za podatke korisnika Usluge (podaci o registraciji, kontaktu, naplati i korištenju) Eucalypt 4 s.r.o. je voditelj obrade i ova pravila primjenjuju se u cijelosti.

Za osobne podatke sadržane u računovodstvenim dokumentima koje korisnik učita (imena, adrese, OIB-ove za PDV i bankovne podatke korisnikovih kupaca i dobavljača, podatke o zaposlenicima u dokumentima o plaćama) korisnik je voditelj obrade, a Eucalypt 4 s.r.o. djeluje kao izvršitelj obrade prema uputama korisnika. Ta je obrada uređena Ugovorom o obradi podataka. Ako ste kupac ili dobavljač jednog od naših korisnika i imate pitanja o svojim podacima, molimo vas da se prvo obratite tom poduzeću.

Posjetitelji web stranice

• Tehnički podaci potrebni za isporuku stranica (IP adresa, preglednik, zatražena URL adresa) obrađuju se radi rada i sigurnosti web stranice na temelju našeg legitimnog interesa (čl. 6. st. 1. t. (f) GDPR-a) i čuvaju se u zapisnicima poslužitelja kratko razdoblje.
• Google Analytics 4 (statistika posjeta) radi na web-stranici i u imeniku savjetnika tek nakon što u traci kolačića prihvatite analitičke kolačiće (čl. 6. st. 1. t. (a) GDPR-a). Microsoft Clarity i mjerenje konverzija Google Adsa trenutačno se ne koriste; ako ih uvedemo, i oni će raditi samo uz vašu privolu. Pojedinosti su u Pravilima o kolačićima.
• Atribucija oglasnih kampanja (izvor i identifikator klika na oglas s kojeg ste došli) pohranjuje se u kolačić db_attr najviše 90 dana i samo ako prihvatite marketinške kolačiće (čl. 6. st. 1. t. (a) GDPR-a); bez privole ništa se ne pohranjuje. Ako se zatim registrirate, atribucija se sprema uz vaš račun radi procjene učinkovitosti kampanja.

Upiti

• Ako nam pišete na hello@kontevia.com ili nas kontaktirate putem WhatsAppa, obrađujemo vašu e-mail adresu ili broj telefona, vaše ime i sadržaj poruke isključivo radi odgovora (čl. 6. st. 1. t. (b) i (f) GDPR-a). WhatsApp poruke obrađuje Meta Platforms Ireland Ltd. prema vlastitim uvjetima.
• Prijave na newsletter temelje se na vašoj privoli i mogu se povući putem poveznice za odjavu u svakom e-mailu.

Korisnici usluge

• Identifikacijski i kontakt podaci (ime, tvrtka, e-mail, broj telefona, adresa, OIB/PDV broj) za otvaranje i upravljanje računom te komunikaciju s vama: izvršenje ugovora (čl. 6. st. 1. t. (b)).
• Podaci o naplati (računi, status plaćanja, plan, korištenje) radi naplate pretplate i ispunjenja računovodstvenih obveza: izvršenje ugovora i zakonska obveza (čl. 6. st. 1. t. (b) i (c)). Podatke o karticama obrađuje Comgate, a.s. i nikada ne dopiru do naših poslužitelja.
• Podaci o prijavi i sigurnosti (hash lozinke, identifikator davatelja prijave, WhatsApp broj telefona korišten za kanal chata, IP adresa i vrijeme prijave, vrsta uređaja, zapisnik aktivnosti) radi zaštite računa i otkrivanja zlouporabe: izvršenje ugovora i legitimni interes.
• Podaci o korištenju (broj obrađenih dokumenata, korištene funkcije, izvještaji o pogreškama) za rad, podršku i unapređenje usluge: legitimni interes (čl. 6. st. 1. t. (f)).
• Sadržaj dokumenata koje prenosite, prema vašim uputama, radi pružanja usluge: izvršenje ugovora; za podatke trećih osoba u tim dokumentima djelujemo kao izvršitelj obrade kako je opisano u članku 2.
• Komunikacija s podrškom (e-mailovi, poruke u chatu) radi rješavanja vaših zahtjeva: izvršenje ugovora.

• Podaci o računu i korištenju: tijekom trajanja ugovora i 90 dana nakon prestanka radi omogućavanja izvoza, nakon čega se brišu ili anonimiziraju.
• Dokumenti preneseni u uslugu: tijekom trajanja ugovora; nakon prestanka 90 dana radi izvoza, osim ako ih ranije izbrišete ili zatražite dulje razdoblje arhiviranja.
• Podaci o naplati: tijekom razdoblja propisanog poreznim i računovodstvenim propisima Češke Republike, trenutačno deset godina.
• Komunikacija s podrškom: tijekom trajanja ugovora i godinu dana nakon toga.
• Podaci potrebni za utvrđivanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva: do isteka primjenjivih zakonskih rokova.
• Upiti osoba koje nisu korisnici: onoliko dugo koliko je potrebno za njihovo rješavanje, najviše godinu dana.
• Zapisi o privolama (izbori kolačića, prihvaćanje uvjeta): tijekom razdoblja u kojem moramo biti u mogućnosti dokazati privolu.

Osobne podatke dijelimo samo s pružateljima koji nam pomažu pružati Uslugu i samo u nužnom opsegu: hosting, baza podataka i pohrana, slanje e-pošte, obrada plaćanja, platforma za poruke WhatsApp, modeli za očitavanje dokumenata i asistenta te pružatelji bankovne veze kada povežete bankovni račun. Alati za analitiku dodali bi se samo uz vašu privolu. Svaki pružatelj vezan je ugovorom o obradi podataka.

Trenutačni popis podizvršitelja obrade, sa svrhom i lokacijom svakoga, objavljen je na stranici Podizvršitelji obrade. Javna tijela primaju podatke samo kada to zahtijeva zakon.

Neki pružatelji imaju sjedište izvan Europskog gospodarskog prostora, uglavnom u Sjedinjenim Američkim Državama. Prijenosi njima zaštićeni su EU-US okvirom za zaštitu podataka (Data Privacy Framework) kada je pružatelj certificiran, ili standardnim ugovornim klauzulama koje je usvojila Europska komisija, zajedno s dodatnim mjerama kada je to potrebno. Kopiju zaštitnih mjera možete zatražiti.

Primjenjujemo tehničke i organizacijske mjere primjerene riziku: enkripciju tijekom prijenosa (TLS 1.2 ili viši) i u mirovanju (AES-256), pristup na temelju nužnog poznavanja uz višefaktorsku autentifikaciju za administrativni pristup, evidenciju pristupa osobnim podacima, redovite sigurnosne kopije s testiranim postupkom vraćanja, nadzor i postupak reagiranja na incidente.

U slučaju povrede osobnih podataka koja bi mogla predstavljati rizik za vaša prava, obavještavamo nadležno nadzorno tijelo u roku od 72 sata, a kada je rizik visok, i pogođene osobe bez nepotrebnog odgađanja.

Ako povežete svoj Kontevia račun s asistentom poput ChatGPT ili Claude putem našeg konektora, prenose se samo podaci koje asistent zatraži prema vašoj uputi: popisi i pojedinosti dokumenata, sažeci PDV-a, izvještaji i status računa. Pristup je vezan uz API ključ koji možete opozvati u bilo kojem trenutku u postavkama računa; opoziv ključa odmah okončava pristup.

Ne dajemo vaše podatke nijednom pružatelju za treniranje njihovih modela i nikada ne dijelimo podatke drugih korisnika. Obrada na strani asistenta uređena je uvjetima pružatelja kojeg ste odabrali. Svaki poziv konektora se bilježi (vrijeme, ključ, korišteni alat) radi sigurnosti i naplate.

• Pristup (čl. 15.): dobiti potvrdu obrađujemo li vaše osobne podatke te njihovu kopiju.
• Ispravak (čl. 16.): ispraviti netočne podatke i dopuniti nepotpune podatke.
• Brisanje (čl. 17.): zatražiti brisanje podataka kada više ne postoji pravna osnova za njihovo čuvanje. Podaci koje moramo čuvati po zakonu, poput računa, izuzeti su.
• Ograničenje obrade (čl. 18.): ograničiti obradu dok se rješava spor o točnosti ili zakonitosti.
• Prenosivost (čl. 20.): primiti svoje podatke u strukturiranom, strojno čitljivom formatu; usluga u tu svrhu nudi izvoz podataka.
• Prigovor (čl. 21.): uložiti prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu, uključujući izravni marketing, u bilo kojem trenutku.
• Povlačenje privole (čl. 7. st. 3.): u bilo kojem trenutku, bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.
• Pritužba: nadzornom tijelu. U Češkoj Republici to je Ured za zaštitu osobnih podataka (Urad pro ochranu osobnich udaju, https://uoou.gov.cz). Pritužbu možete podnijeti i tijelu vlastite zemlje prebivališta ili rada.

Za ostvarivanje prava pošaljite e-mail na hello@kontevia.com. Odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, najkasnije u roku od mjesec dana; možemo zatražiti provjeru vašeg identiteta.

Web stranica koristi kolačiće i slične tehnologije. Strogo nužni kolačići postavljaju se na temelju našeg legitimnog interesa; analitički i marketinški kolačići samo uz vašu privolu, koju možete promijeniti u bilo kojem trenutku putem postavki kolačića u podnožju stranice. Cjeloviti popis i razdoblja pohrane nalaze se u Pravilima o kolačićima.

Ova pravila ažuriramo kada se usluga ili zakon promijene. Korisnici se obavještavaju e-mailom ili obavijesti u nadzornoj ploči; trenutačna verzija uvijek je dostupna na ovoj stranici s datumom posljednjeg ažuriranja.