Kako u potpunosti iskoristiti Konteviu: deset knjigovodstvenih scenarija
Kontevia automatizira prikupljanje i obradu dokumenata: račune putem chata, fakture putem e-pošte, usklađivanje banke, rokove dospijeća računa, izdavanje računa s QR kodovima za plaćanje, sažetke PDV-a i izvoze za vašeg računovođu. Evo deset konkretnih recepata, bilo da ste obrtnik, mala tvrtka ili računovodstveni ured u bilo kojoj zemlji EU.
Deset scenarija
1. Račun fotografiran i poslan putem chata
Situacija: Vraćate se s kupnje materijala s tri računa u džepu koji bi inače završili u kutiji, a na kraju godine u panici.
Što postavite: Spremite Kontevia broj u WhatsApp. To je sve, bez dodatne aplikacije.
Što se odvija automatski: Fotografirajte račun i pošaljite ga. Kontevia izdvaja dobavljača, iznos, datum i PDV, dodjeljuje kategoriju prema pravilima vaše zemlje i pohranjuje dokument. Ako nešto nije jasno, pita vas u chatu.
Što dobivate: Otprilike dvije do tri minute po dokumentu u usporedbi s ručnim unosom, i nema izgubljenih računa.
2. Računi dobavljača proslijeđeni putem e-pošte
Situacija: Računi dobavljača stižu u vašu pretinac e-pošte kao PDF-ovi ili strukturirani e-računi, a vi ih ručno preuzimate i arhivirate.
Što postavite: Koristite adresu pretinca svog radnog prostora, bilo ručnim prosljeđivanjem ili pravilom u svom klijentu e-pošte.
Što se odvija automatski: Svaki dolazni privitak obrađuje se kao fotografija: stavke, iznosi, PDV i rok plaćanja. Dokument se pojavljuje na nadzornoj ploči bez vaše intervencije.
Što dobivate: Otprilike pet do deset minuta dnevno za poslovanje s redovitim računima dobavljača.
3. Usklađivanje banke putem otvorenog bankarstva
Situacija: Na kraju mjeseca sjedite nad izvodom i utvrđujete koje plaćanje pripada kojem računu.
Što postavite: Povežite svoj bankovni račun (dostupno za odabrane češke banke; PSD2 veze za ostale zemlje su planirane). Pristup je samo za čitanje i može se opozvati u svakom trenutku.
Što se odvija automatski: Kontevia uvozi transakcije i uspoređuje ih s izdanim i primljenim dokumentima prema iznosu, referenci i IBAN-u druge strane. Na nadzornoj ploči vidite što je plaćeno, a što je neplaćeno.
Što dobivate: Otprilike jedan do dva sata mjesečno ručne provjere izvoda.
4. Rokovi dospijeća i porezni rokovi
Situacija: Propustili ste rok plaćanja računa, izgubili popust za ranije plaćanje ili kupac nije platio, a vi ste to primijetili kasno.
Što postavite: Ništa. Rokovi dospijeća proizlaze iz izdvojenih dokumenata.
Što se odvija automatski: Kontevia zna rok dospijeća svakog računa i pokazuje što treba platiti i tko vam duguje. Podsjetnici na rokove za PDV i poreze vaše zemlje su planirani; besplatni porezni kalendar ih navodi već danas.
Što dobivate: Bez zateznih kamata zbog propuštenih plaćanja i brži podsjetnici dužnicima koji kasne s plaćanjem.
5. Račun u minuti, s QR kodom za plaćanje
Situacija: Završili ste posao i želite odmah izdati račun, a ne navečer za računalom.
Što postavite: Jednom unesite svoje podatke za izdavanje računa. Zatim izdajte račune s nadzorne ploče ili putem chata.
Što se odvija automatski: Kontevia dopunjuje obvezni sadržaj računa, izračunava PDV i generira PDF s QR kodom za plaćanje (EPC za euro, QR Platba za češku krunu). Plaćanje se kasnije usklađuje s bankom.
Što dobivate: Otprilike deset minuta po računu u usporedbi s predloškom, i brža plaćanja zahvaljujući QR kodu.
6. Sažetak PDV-a spreman prije roka
Situacija: Rok za predaju se približava, a vi sastavljate podatke o PDV-u iz nekoliko hrpa dokumenata.
Što postavite: Ništa dodatno. Svaki izdvojeni dokument od početka nosi svoju stopu i iznos PDV-a, uključujući slučajeve prijenosa porezne obveze i unutar EU transakcija.
Što se odvija automatski: Odjeljak PDV-a na nadzornoj ploči kontinuirano prikazuje ulazni i izlazni PDV za razdoblje, a sažetak za vašu prijavu spreman je za predaju računovođi ili za podnošenje.
Što dobivate: Otprilike dva do četiri sata svaki mjesec ili tromjesečje, ovisno o broju dokumenata.
7. E-računi: trenutačno stanje
Situacija: Vaša zemlja uvodi ili već primjenjuje obvezno e-računovodstvo, a niste sigurni jesu li vaši računi usklađeni.
Što postavite: Danas ne trebate ništa postavljati. Kontevia izdaje PDF račune sa svim obveznim podacima i QR kodom za plaćanje.
Što se odvija automatski: Strukturirani računi za vaš nacionalni sustav, provjera obveznih polja i konektori na nacionalne platforme su planirani. Do tada se, tamo gdje obveza već vrijedi, računi predaju putem službenog portala ili certificiranog pružatelja usluga.
Što dobivate: Potpuni i ispravni računi već danas te jasan pregled onoga što se mijenja kada obveza stupi na snagu.
8. Izvoz u sustav vašeg knjigovođe
Situacija: Vaš knjigovođa radi u DATEV, Odoo ili drugom sustavu, a vi mu dokumente donosite u mapi ili šaljete e-poštom jedan po jedan.
Što postavite: Odaberite format izvoza u postavkama ili pozovite svog knjigovođu u radni prostor.
Što se odvija automatski: Knjiženi dokumenti izvoze se u CSV formatu s kategorijama i raščlambom PDV-a, ili u formatu Pohoda, Money S3 ili ISDOC za češke tvrtke, spremni za uvoz bez ponovnog unosa. Izvozi u DATEV i Odoo su planirani.
Što dobivate: Za knjigovodstveni ured, sati ponovnog unosa po klijentu mjesečno.
9. Tijek odobravanja za knjigovodstvene urede
Situacija: Vodite knjigovodstvo za više tvrtki, a klijenti šalju dokumente kroz pet različitih kanala u nasumičnoj kvaliteti.
Što postavite: Svaki klijent ima svoj radni prostor. Klijenti šalju dokumente putem chata ili e-pošte, a vi ih pregledavate u odjeljku odobravanja na nadzornoj ploči za više klijenata.
Što se odvija automatski: Dokumenti stižu na jedno mjesto, već izdvojeni i kategorizirani prema pravilima svake klijentove zemlje. Vi provjeravate, odobravate i izvozite.
Što dobivate: Više nema jurenja za klijentima zbog kutija računa.
10. Kategorizacija, otkrivanje duplikata i skupni PDF-ovi
Situacija: Dobavljač šalje račun e-poštom, a vi također fotografirate papirnatu kopiju. Ili vam klijent preda jedan PDF s desetcima skeniranih dokumenata.
Što postavite: Ništa. Oboje radi u pozadini; pošaljite cijeli PDF e-poštom ili ga učitajte na nadzornoj ploči.
Što se odvija automatski: Kontevia dodjeljuje kategorije na temelju sadržaja i vaših prethodnih ispravaka, označava duplikat prije nego što se dvaput proknjiži, i dijeli PDF s više dokumenata na pojedinačne dokumente, od kojih se svaki zasebno izdvaja.
Što dobivate: Bez dvostrukih troškova, dosljedne kategorije i bez ručnog razdvajanja velikih skenova.
Ručno naspram s Kontevijom
Vremenski podaci su okvirne procjene za tipičnu malu tvrtku s desetcima dokumenata mjesečno. Vaše brojke će se razlikovati ovisno o količini dokumenata.
| Zadatak | Ručno | S Kontevijom |
|---|---|---|
| Odlaganje papirnatog računa | 3 do 5 minuta ponovnog unosa | fotografirajte i pošaljite, manje od minute |
| Dobavljačev račun iz e-pošte | preuzimanje, spremanje, ponovni unos | automatski nakon prosljeđivanja |
| Izdavanje računa | 10 do 15 minuta u predlošku | 1 do 2 minute, uključujući QR kod |
| Provjera plaćanja prema izvodu | 1 do 2 sata mjesečno | kontinuirano automatsko usklađivanje |
| Pregled PDV-a | 2 do 4 sata sastavljanja | kontinuirano spremno na nadzornoj ploči |
| Predavanje dokumenata knjigovođi | ručni ponovni unos stavki | izvoz u knjigovođin sustav |
Odakle početi ako ste novi
Nemojte uvoditi svih deset scenarija odjednom. Provjeren redoslijed je početi s prvim, računi putem chata, jer ne zahtijeva postavljanje i rezultat vidite odmah. Tijekom prvog tjedna dodajte prosljeđivanje računa e-poštom; to pokriva većinu dolaznih dokumenata.
Drugi korak je povezivanje banke. Kada se plaćanja sama usklađuju, dobivate pregled onoga što je plaćeno, a rokovi se prate umjesto vas. Tek tada prijeđite na napredne dijelove: formate e-računovodstva, izvoze knjigovođi ili tijek odobravanja ako obrađujete dokumente za više tvrtki.
Ako zapnete, pogledajte vodiče i centar za pomoć.
Što Kontevia ne radi i ne pretendira raditi
Kontevia ne vodi puno dvojno knjigovodstvo s glavnom knjigom, ne upravlja zalihama i ne priprema vaša godišnja financijska izvješća. Ako vam to treba, zadržite svoj osnovni sustav i pustite Konteviu da automatizira prikupljanje, izdvajanje i pripremu dokumenata, što je upravo način na koji je koriste knjigovodstveni uredi. Nacionalne platforme za e-računovodstvo i porezne platforme su pripremljene, ali još nisu uživo povezane u svakoj zemlji; stranica integracija prikazuje trenutno stanje.
Često postavljana pitanja
Kako počinjem koristiti Konteviu?
Izradite račun, odaberite svoju zemlju i pošaljite prvi račun putem WhatsAppa, e-pošte ili učitavanjem. Rani pristup počinje bez platne kartice; postavljanje traje nekoliko minuta i ne zahtijeva instalaciju.
Što Kontevia može automatizirati?
Prikupljanje dokumenata putem chata, e-pošte i učitavanja, izdvajanje podataka iz računa i faktura, kategorizaciju, otkrivanje duplikata, odobravanje, rokove dospijeća računa, usklađivanje banke za odabrane češke banke, izdavanje računa s QR kodovima za plaćanje, sažetke PDV-a i izvoze u CSV, odnosno u Pohodu, Money S3 i ISDOC za češke tvrtke. E-računi, izvozi u DATEV i Odoo te podsjetnici na rokove su planirani.
Poznaje li Kontevia pravila moje zemlje?
Djelomično. Stope PDV-a, pragovi, razdoblja prijave i formati e-računa za svih 27 država članica EU-a dolaze iz jedne provjerene baze podataka o nadležnostima koja se koristi na ovoj web stranici i u besplatnim alatima. U aplikaciji je danas najpotpunija podrška za Češku; konektori na nacionalne platforme za e-račune su planirani.
Koliko košta Kontevia?
Planovi su Starter, Professional i Business, s cijenama u eurima bez PDV-a i naplatom mjesečno ili godišnje, uz dva besplatna mjeseca na godišnjem planu. Dokumenti iznad dopuštene količine plana naplaćuju se po dokumentu. Trenutne cijene nalaze se na stranici s cijenama.
Zamjenjuje li Kontevia računovodstveni softver ili knjigovođu?
Ne, i ne pokušava. Kontevia automatizira prikupljanje, izdvajanje i pripremu dokumenata, što je dio koji oduzima najviše vremena, i predaje rezultat vama, vašem knjigovođi ili vašem računovodstvenom sustavu. Knjigovodstveni uredi je koriste kao mjesto prikupljanja dokumenata od svojih klijenata.
Isprobajte na vlastitim dokumentima
Počnite u ranom pristupu bez platne kartice. Planovi počinju od Starter cijene u eurima bez PDV-a; pogledajte stranicu s cijenama za trenutne cijene i dopuštene količine.
Ažurirano rujna 2026.