Megőrzési kötelezettség

Minden uniós tagállam előírja, hogy a vállalkozások egy minimális ideig megőrizzék számláikat és számviteli nyilvántartásaikat, általában öt-tíz évig attól az évtől számítva, amelyre a bizonylat vonatkozik. Az időtartamot a nemzeti ÁFA-, számviteli és adóigazgatási jogszabályok határozzák meg, és meghosszabbodhat ellenőrzés, jogvita vagy elhatárolt veszteség miatt.

Az elektronikus megőrzés mindenhol megengedett, ha a teljes időszakra három dolog biztosított: a bizonylat olvasható marad, eredete hiteles, tartalma pedig nem változott. Ennek szokásos igazolása a számla, a megrendelés és a kifizetés közötti megbízható ellenőrzési nyomvonal, így nem kell minden fájlt aláírni. A hőpapíros nyugták néhány év alatt elhalványulnak, ezért a beérkezéskor készült szkennelt kép biztonságosabb, mint az eredeti. A Kontevia minden bizonylatot a metaadataival és ellenőrzési nyomvonalával együtt őriz a megőrzési időszak alatt.