Arhivēšanas termiņš

Katra ES valsts pieprasa uzņēmumiem glabāt savus rēķinus un grāmatvedības dokumentus vismaz noteiktu minimālo periodu, parasti no pieciem līdz desmit gadiem, skaitot no gada, uz kuru dokuments attiecas, beigām. Šo periodu nosaka valsts PVN, grāmatvedības un nodokļu procesuālie tiesību akti, un to var pagarināt audits, strīds vai pārnestie zaudējumi.

Elektroniska glabāšana ir atļauta visur, ja visu periodu tiek nodrošināti trīs nosacījumi: dokuments paliek salasāms, tā izcelsme ir autentiska un saturs nav mainīts. Uzticama audita liecība starp rēķinu, pasūtījumu un maksājumu ir ierasts veids, kā to pierādīt, nesparakstot katru failu. Termopapīra čeki izbalē dažu gadu laikā, tāpēc skenējums, kas veikts saņemšanas brīdī, ir drošāks par oriģinālu. Kontevia glabā katru dokumentu kopā ar tā metadatiem un audita liecību visu glabāšanas periodu.