Automatische categorisering: elke uitgave in het juiste vakje
Kontevia plaatst elk bonnetje en elke factuur automatisch in een categorie, op basis van de leverancier en de inhoud van het document. Voor Tsjechische bedrijven wordt de categorie gekoppeld aan het Tsjechische rekeningschema; lokale rekeningschema's voor andere landen, zoals RGS (Referentie Grootboekschema), semi-standaard en vrijwillig in Nederland, zijn gepland. Ook markeert het uitgaven die mogelijk fiscaal aftrekbaar zijn. U ziet elke toewijzing en kunt deze aanpassen voordat het document naar uw boekhouding gaat.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Factuur verwerkt: 3 regels, netto € 1.200, btw 21 % € 252, totaal € 1.452. Geen duplicaat. Categorie: software en hosting. Vervalt over 14 dagen.
Hoe het werkt
Het document komt binnen
Per foto via WhatsApp, per e-mail of via upload in de browser. Categorisering werkt hetzelfde voor bonnetjes en facturen.
Automatische toewijzing
Op basis van de leverancier, de inhoud en uw geschiedenis wordt het document in een categorie geplaatst: materiaal, reiskosten, diensten, bedrijfskosten en meer.
Controle en leerproces
U ziet de toewijzing in het overzicht en past deze met één klik aan. Het systeem onthoudt de correctie en plaatst dezelfde leverancier de volgende keer correct.
Cijfers voor de belastingaangifte
Categorieën volgen de structuur van uw administratie, zodat de cijfers voor de aangifte doorlopend klaarstaan, niet pas op het laatste moment.
Categorieën zijn geen bureaucratie, het is geld
De juiste indeling van uitgaven bepaalt hoeveel belasting u betaalt. Een uitgave in de verkeerde categorie betekent ofwel een niet-benutte aftrek (u betaalt meer dan nodig) ofwel een onterecht geclaimde kostenpost (een risico op een naheffing bij een controle). De meeste ondernemers houden zich één keer per jaar met categorieën bezig, gehaast vlak voor de aangifte, wanneer niemand de omstandigheden meer weet.
Automatische categorisering verplaatst die beslissing naar het moment waarop het document ontstaat en de context nog vers is. Het document wordt vanzelf ingedeeld, u bevestigt of corrigeert alleen, en het systeem leert van de correcties. Na een paar weken worden de meeste documenten meteen goed ingedeeld.
Voorzichtig waar belasting in het spel is
Op fiscaal gebied is een stille fout erger dan een toegegeven onzekerheid. Daarom raadt Kontevia niet bij dubbelzinnige documenten: het laat ze staan onder Overig en wacht op uw beslissing. Boetes en sancties worden meteen als niet-aftrekbaar gemarkeerd, zodat ze niet per ongeluk als kosten meetellen.
Het markeren van aftrekbare posten is een basis, geen belastingadvies: de uiteindelijke beoordeling van grensgevallen ligt bij uw boekhouder, die het volledige document met de foto in de export ontvangt. Het systeem bereidt dat werk voor, het neemt het niet over.
Waar categorisering op let
| Situatie | Wat Kontevia doet |
|---|---|
| Gewone bedrijfsuitgave | Plaatst deze in een categorie en telt deze mee in het overzicht van uitgaven |
| Mogelijk aftrekbare uitgave | Markeert deze en voegt haar toe aan het overzicht van aftrekposten |
| Boete of sanctie | Waarschuwt dat het om een niet-aftrekbare kostenpost gaat |
| Dubbelzinnig document | Laat het staan onder Overig voor handmatige toewijzing, raadt niet |
| Privé-uitgave op een zakelijke kaart | Stelt voor deze als privé te markeren, zodat ze buiten de boekhouding blijft |
Veelgestelde vragen
Waarop is de toewijzing gebaseerd?
In de eerste plaats op de leverancier en de posten op het document, in de tweede plaats op uw geschiedenis: zodra u een document van een bepaalde leverancier opnieuw indeelt, onthoudt het systeem dit en categoriseert het het volgende document op dezelfde manier. Dubbelzinnige documenten blijven staan onder Overig voor een handmatige beslissing.
Kan ik de categorie wijzigen?
Ja, op elk moment vóór de export naar uw boekhouding, met één klik in het documentoverzicht. Een handmatige wijziging heeft altijd voorrang en het systeem leert ervan voor volgende documenten van hetzelfde type.
Welk rekeningschema wordt gebruikt?
Voor Tsjechische bedrijven het Tsjechische rekeningschema, en uw boekhouder kan de koppeling aanpassen. Lokale rekeningschema's voor andere landen, zoals RGS (Referentie Grootboekschema), semi-standaard en vrijwillig in Nederland, zijn gepland; tot die tijd bevat de export de categorie en koppelt uw boekhouder die aan de juiste rekening.
Welke uitgaven kunnen worden afgetrokken?
In grote lijnen uitgaven die gedaan worden om belastbare inkomsten te verwerven: materiaal, goederen, huur van bedrijfsruimte, telefoon, software, vakliteratuur, een deel van de voertuigkosten. Niet aftrekbaar zijn bijvoorbeeld boetes, sancties en privéconsumptie. De precieze regels zijn die van Nederland; Kontevia markeert kandidaten, de uiteindelijke beoordeling ligt bij uw boekhouder.
Gerelateerde functies en tools
Probeer het met uw eigen documenten
Stuur enkele documenten en bekijk zelf de extractie, categorieën en btw. Gratis proefperiode, geen kaart nodig.
Bijgewerkt op 7 september 2026