🇳🇱 E-facturatie in Nederland

E-facturatie in Nederland: Peppol

Wat bedrijven in Nederland moeten weten over gestructureerde facturatie onder Peppol: wie erdoor wordt geraakt, vanaf wanneer, in welk formaat, en waar Kontevia staat.

Belangrijkste feiten

Status: Nog geen nationale B2B-verplichting
Systeem: Peppol
Formaat: NLCIUS / SI-UBL 2.0 (Peppol BIS / EN 16931)
Ingangsdatum: 1 juli 2030 (rapportage 1 juli 2031; KOR vrijgesteld; wet nog niet aangenomen)
B2B-toepassingsgebied: nog niet (wetsvoorstel in voorbereiding)
SAF-T-rapportage: Gedeeltelijk verplicht

Gegevens getoetst aan officiële bronnen; sommige details kunnen nog wijzigen vóór de ingangsdatum.

Wie moet voldoen in Nederland

Er bestaat momenteel geen verplichting voor bedrijven in Nederland om gestructureerde facturen aan andere bedrijven uit te reiken. Leveranciers aan overheidsinstanties moeten al e-facturen versturen, en elk bedrijf kan met zijn klanten afspreken om vrijwillig e-facturen uit te wisselen. ViDA maakt gestructureerde facturen verplicht voor grensoverschrijdende B2B-leveringen binnen de EU vanaf 2030.

Hoe het werkt

Een gestructureerde e-factuur is geen PDF. Het is een machineleesbaar bestand, meestal XML, dat voldoet aan de Europese norm EN 16931 of een nationaal schema dat hierop is afgestemd. In Nederland is het verwachte formaat NLCIUS / SI-UBL 2.0 (Peppol BIS / EN 16931). De factuur wordt aangemaakt in boekhoud- of facturatiesoftware, gevalideerd en afgeleverd via een centraal platform beheerd door de overheid of via een netwerk zoals Peppol, afhankelijk van het model dat het land heeft gekozen.

Het systeem in Nederland wordt omschreven als: Peppol (B2G van kracht; SBR/Digipoort voor belastingaangiften). In clearance-modellen kent het platform een officiële identificatie toe en telt de factuur pas als afgeleverd na acceptatie; in gedecentraliseerde modellen reist de factuur rechtstreeks tussen de partijen en ontvangt de belastingdienst een rapport met de kerngegevens.

Ontvangen e-facturen worden op dezelfde manier omgekeerd verwerkt: de XML wordt gelezen door software, gekoppeld aan de bestelling of het contract en geboekt zonder opnieuw in te typen. De archiveringsregels blijven hetzelfde, maar het gestructureerde bestand, niet een afdruk, is het origineel.

Kontevia in Nederland: vandaag en gepland

Vandaag: PDF-facturen met alle verplichte velden en een betaal-QR-code.
Vandaag: ontvangen PDF-facturen worden gelezen en geboekt zonder overtypen, of ze nu via chat, e-mail of upload binnenkomen.
Vandaag: duplicaatcontroles en een archief van elk document.
Gepland: gestructureerde facturen in NLCIUS / SI-UBL 2.0 (Peppol BIS / EN 16931) uitreiken en lezen voor Peppol, inclusief het opslaan van de identificaties die Peppol teruggeeft.
Gepland: validatie tegen EN 16931 en de nationale regels van Nederland.

Kontevia bevindt zich in early access en is nog niet aangesloten op nationale platforms. Tot dat zover is, dient u in via het officiële portaal of een gecertificeerde aanbieder.

Tijdlijn voor Nederland

B2B-status	nog niet (wetsvoorstel in voorbereiding)
Ingangsdatum	1 juli 2030 (rapportage 1 juli 2031; KOR vrijgesteld; wet nog niet aangenomen)
Systeem en formaat	Peppol / NLCIUS SI-UBL

Veelgestelde vragen

Is e-facturatie verplicht in Nederland?

Nee. Nederland heeft momenteel geen nationale business-to-business verplichting. E-facturatie aan overheidsinstanties is al ingevoerd, en het EU ViDA-pakket brengt verplichte gestructureerde facturen voor grensoverschrijdende B2B-leveringen vanaf 2030.

Welk formaat wordt gebruikt in Nederland?

Het verwachte formaat is NLCIUS / SI-UBL 2.0 (Peppol BIS / EN 16931). Het is gebaseerd op, of afgestemd op, de Europese norm EN 16931, zodat software die de norm begrijpt het kan aanmaken en lezen. Ondersteuning voor dit formaat in Kontevia is gepland; vandaag maakt Kontevia PDF-facturen.

Telt een per e-mail verstuurde PDF-factuur als e-factuur?

Nee. Volgens EU-regels moet een e-factuur worden uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Een PDF of een gescande afbeelding is niet gestructureerd. Hybride formaten die XML in een PDF insluiten, zoals Factur-X, komen wel in aanmerking.

Wat verandert ViDA voor Nederland?

Het EU-pakket VAT in the Digital Age maakt gestructureerde e-facturen onder EN 16931 verplicht voor intra-EU business-to-business leveringen vanaf 2030, samen met bijna real-time digitale rapportage. Nationale systemen, waaronder Peppol, moeten uiterlijk in 2035 convergeren met het EU-model. Nationale regels in Nederland blijven ondertussen van kracht.

Hoe helpt Kontevia bij Peppol?

Vandaag houdt Kontevia uw verzonden en ontvangen facturen op orde, met PDF-facturen, een betaal-QR-code en een archief. Het aanmaken van het NLCIUS / SI-UBL 2.0 (Peppol BIS / EN 16931)-bestand, het valideren van de verplichte velden van Nederland en de koppeling met Peppol zijn gepland. Kontevia vervangt het officiële platform niet.