Detectie van duplicaten: geen document wordt twee keer geboekt

Een dubbel document is geen slordigheid, het is een natuurlijk gevolg van de manier waarop documenten circuleren. Een leverancier stuurt een factuur per e-mail en stuurt die een week later nogmaals als herinnering. Een ondernemer fotografeert een bon aan de kassa en stuurt deze 's avonds voor de zekerheid nogmaals door. Een klant overhandigt de boekhouder een map die voor de helft al eerder verstuurde documenten bevat.

De gevolgen zijn niet alleen cosmetisch: een tweemaal geboekte uitgave betekent te hoge kosten, een onterechte btw-aftrek en bij een controle een naheffing met boete. En handmatig letten op duplicaten is precies het soort werk waarbij een mens na honderden documenten fouten maakt en een machine niet.

De kern van een goede duplicatencontrole is dat ze niet afhankelijk is van het gedrag van de verzender. Klanten hoeven niet na te denken of ze een document al hebben verstuurd, of via welk kanaal. Het systeem vergelijkt de documenten zelf, waardoor het dezelfde bon herkent ongeacht de vorm en het kanaal waarin die de tweede keer is binnengekomen.

De tweede kerneigenschap is dat de mens het laatste woord heeft. Twee legitieme identieke aankopen na elkaar (twee identieke koffies, twee identieke tankbeurten) lijken op een duplicaat, maar zijn dat niet. Daarom wordt een vermoedelijk document nooit automatisch verwijderd, het wordt gemarkeerd en wacht op bevestiging.