Algemene Voorwaarden

Deze voorwaarden regelen de contractuele relatie tussen Eucalypt 4 s.r.o. (de "Aanbieder") en de klant (de "Klant") die gebruikmaakt van de Kontevia-dienst beschikbaar op kontevia.com en de landversies daarvan (de "Dienst"). De identificatie- en contactgegevens van de Aanbieder staan hierboven vermeld.

Door een account aan te maken, een bestelling te bevestigen of de Dienst te gebruiken, aanvaardt de Klant deze voorwaarden. Het Restitutie- en Annuleringsbeleid, het Privacybeleid, het Cookiebeleid en, voor zakelijke klanten, de Verwerkersovereenkomst maken deel uit van de overeenkomst.

De Dienst is bedoeld voor bedrijven en zelfstandigen in de Europese Unie. Consumenten kunnen de Dienst gebruiken; wanneer een Klant een consument is, gelden naast deze voorwaarden ook de dwingende consumentenbeschermingsregels van het land van hun gewone verblijfplaats.

Kontevia is een softwaredienst (SaaS) voor geautomatiseerde verwerking van boekhoudkundige documenten. De Klant dient bonnen, facturen en andere documenten in via chat (WhatsApp), e-mail of upload in het dashboard. De Dienst haalt de gegevens eruit, stelt een categorie en de btw-behandeling voor volgens de regels van het land van de Klant, stelt btw-overzichten en rapporten op, maakt facturen aan, koppelt banktransacties en exporteert gegevens naar aangesloten boekhoudsystemen.

De Dienst wordt op afstand via internet geleverd als abonnement. Er worden geen fysieke goederen geleverd. De precieze omvang van de functies, het aantal documenten per plan en de ondersteunde landen staan vermeld in de actuele prijslijst op kontevia.com/pricing.

Kontevia bevindt zich in vroege toegang (early access). Koppelingen met nationale e-facturatie- en belastingplatforms worden land voor land uitgerold; de actuele status van elke koppeling staat vermeld op de integratiepagina. Wanneer een koppeling wordt beschreven als voorbereid of gereed, verzendt de Aanbieder nog geen gegevens naar het platform namens de Klant.

De Dienst is een hulpmiddel bij de boekhouding, geen fiscaal, boekhoudkundig of juridisch advies. Automatische extractie en categorisering zijn voorstellen die de Klant moet controleren. De verantwoordelijkheid voor de juistheid en tijdige indiening van belastingaangiften, e-facturen en andere wettelijke verplichtingen blijft bij de Klant.

De Klant maakt een account aan door zich te registreren met een e-mailadres of een ondersteunde inlogprovider en de registratie te bevestigen. De Klant moet correcte en volledige gegevens verstrekken, deze actueel houden en toegangsgegevens vertrouwelijk houden. De Klant is verantwoordelijk voor alle activiteiten onder zijn account, inclusief activiteiten van gebruikers die hij uitnodigt.

Eén account kan meerdere bedrijven of zakelijke entiteiten beheren. Elke entiteit heeft haar eigen werkruimte; de Klant garandeert dat hij bevoegd is om de documenten te verwerken die hij voor elke entiteit indient.

De Aanbieder kan een account opschorten dat wordt gebruikt in strijd met deze voorwaarden, dat een veiligheidsrisico vormt of waarvan het abonnement na een herinnering onbetaald blijft. De Klant wordt hiervan per e-mail op de hoogte gesteld.

De overeenkomst voor een betaald plan komt tot stand wanneer de Klant een plan kiest, de bestelling bevestigt en de eerste abonnementsbetaling voldoet. De Aanbieder bevestigt de activering per e-mail. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en kan worden beëindigd zoals bepaald in artikel 8.

Deze voorwaarden worden gepubliceerd in de taal van elke landversie van kontevia.com en alle taalversies hebben dezelfde inhoud. De overeenkomst wordt gesloten in de taal van de versie waarin de Klant deze voorwaarden heeft aanvaard. Voor zakelijke klanten gaat bij afwijkingen de Engelse versie voor; voor consumenten geldt de versie in hun taal en worden onduidelijkheden in hun voordeel uitgelegd. De Aanbieder archiveert de overeenkomst elektronisch; zij is niet toegankelijk voor derden.

Vroege toegang zonder betaald plan wordt gratis aangeboden onder de voorwaarden vermeld in het dashboard en kan beperkt zijn in functies, aantal documenten of duur.

• Actuele prijzen worden gepubliceerd op kontevia.com/pricing. Prijzen zijn vermeld in euro en exclusief btw; btw wordt toegevoegd op basis van het land en de btw-status van de Klant. Zakelijke klanten met een geldig EU-btw-identificatienummer buiten Tsjechië worden gefactureerd onder de verleggingsregeling.
• Het abonnement wordt maandelijks gefactureerd, eenmaal per kalendermaand, ter hoogte van het gekozen plan. Jaarlijkse betaling is beschikbaar tegen de prijs van tien maanden.
• Betaling gebeurt via betaalkaart of bankoverschrijvingsknop. Kaartbetalingen worden verwerkt door Comgate, a.s., een erkende betalingsinstelling; de Aanbieder slaat geen kaartgegevens op.
• Het abonnement is een terugkerende betaling: het bedrag wordt automatisch afgeschreven eenmaal per kalendermaand, of eenmaal per jaar voor jaarplannen, totdat de Klant opzegt. De Klant wordt vóór de eerste betaling geïnformeerd over het bedrag en de frequentie en kan op elk moment opzeggen.
• Gebruik boven de maandelijkse documentlimiet van het plan wordt in rekening gebracht tegen EUR 0,20 per document en gefactureerd bij de volgende abonnementsbetaling. De Klant kan het actuele gebruik altijd inzien in het dashboard.
• Voor elke betaling wordt elektronisch een fiscaal document (factuur) opgesteld en verzonden naar het e-mailadres van de Klant; deze is ook beschikbaar in het account.
• Als een betaling mislukt, informeert de Aanbieder de Klant en probeert opnieuw te innen. Blijft de betaling onbetaald, dan kan de toegang tot betaalde functies worden beperkt totdat deze is voldaan; de gegevens van de Klant blijven beschikbaar voor export.

Toegang tot het betaalde plan wordt direct na bevestiging van de betaling geactiveerd, doorgaans binnen enkele minuten en uiterlijk binnen 24 uur. De Klant ontvangt hiervan een bevestiging per e-mail. Omdat de Dienst elektronisch wordt geleverd, is er geen verzending en worden er geen verzendkosten in rekening gebracht.

Als de activering mislukt om redenen die aan de kant van de Aanbieder liggen, heeft de Klant recht op volledige terugbetaling van de betreffende betaling.

• Alleen documenten en gegevens indienen die de Klant gerechtigd is te verwerken, en beschikken over de nodige toestemmingen van de personen op wie de gegevens betrekking hebben.
• De Dienst niet onrechtmatig gebruiken, niet trachten ongeautoriseerde toegang te verkrijgen, de werking ervan niet verstoren, en de Dienst niet commercieel gebruiken om documenten voor derden te verwerken zonder overeenkomst met de Aanbieder (boekhoudkantoren vallen onder het multi-klant plan).
• De uitkomsten van de Dienst controleren voordat deze worden gebruikt voor wettelijke aangiften, e-facturatie of betalingen.
• Eigen kopieën van documenten bewaren wanneer de wet dit vereist; de Dienst biedt een archief maar vervangt de wettelijke bewaarplicht van de Klant niet.
• De Dienst niet doorverkopen, in sublicentie geven of reverse-engineeren. Alle intellectuele eigendom in de Dienst blijft bij de Aanbieder. De Klant behoudt alle rechten op zijn eigen gegevens.

Elke partij kan de overeenkomst op elk moment opzeggen, met werking aan het einde van de betaalde periode. De Klant zegt op via het account of per e-mail naar hello@kontevia.com. Er wordt geen opzegvergoeding in rekening gebracht. Bij opzegging stoppen terugkerende betalingen en eindigt de toegang tot betaalde functies aan het einde van de betaalde periode.

De Aanbieder kan de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van 30 dagen, of zonder opzegtermijn bij een wezenlijke schending van deze voorwaarden. Bij beëindiging door de Aanbieder om andere redenen dan een schending worden vooruitbetaalde bedragen voor de niet-gebruikte periode terugbetaald.

Na beëindiging kan de Klant zijn gegevens gedurende 90 dagen exporteren. Daarna verwijdert de Aanbieder de gegevens van de Klant, tenzij bewaring wettelijk verplicht is. Herroeping, klachten en terugbetalingen worden geregeld door het Restitutie- en Annuleringsbeleid.

De Aanbieder streeft ernaar de Dienst continu beschikbaar te houden, afgezien van gepland onderhoud, dat waar mogelijk vooraf wordt aangekondigd, en omstandigheden buiten zijn controle, zoals storingen bij berichtenplatforms, banken, hostingaanbieders of nationale belastingplatforms.

De Aanbieder kan de Dienst ontwikkelen en wijzigen, functies toevoegen of verwijderen en de ondersteunde landen bijwerken. Wijzigingen die de functionaliteit van het plan van de Klant wezenlijk verminderen, worden minstens 30 dagen vooraf aangekondigd; de Klant kan de overeenkomst opzeggen voordat de wijziging van kracht wordt.

Ondersteuning wordt geboden per e-mail via hello@kontevia.com op werkdagen. Reactietijden staan vermeld op de helppagina en zijn indicatief.

De Aanbieder is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door een schending van zijn verplichtingen tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis voor de Dienst heeft betaald. Deze beperking geldt niet voor schade veroorzaakt door opzet of grove nalatigheid, voor lichamelijk letsel, of wanneer de wet een beperking niet toelaat, met name ten aanzien van consumenten.

De Aanbieder is niet aansprakelijk voor boetes, rente of andere gevolgen van aangiften, e-facturen of betalingen die de Klant heeft ingediend zonder deze te controleren, voor fouten in documenten die door de Klant zijn aangeleverd, of voor storingen veroorzaakt door diensten van derden buiten de controle van de Aanbieder.

De Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens die hij verwerkt en vrijwaart de Aanbieder tegen claims van derden die voortvloeien uit een schending van deze voorwaarden door de Klant.

De verwerking van persoonsgegevens van de Klant en zijn gebruikers wordt beschreven in het Privacybeleid. Voor de boekhoudkundige gegevens die de Klant uploadt, treedt de Aanbieder op als verwerker in opdracht van de Klant onder de Verwerkersovereenkomst, die voor zakelijke klanten deel uitmaakt van deze voorwaarden. De actuele lijst van subverwerkers wordt gepubliceerd op de website.

Gegevens worden opgeslagen op servers in de Europese Unie. Wanneer een subverwerker buiten de Europese Economische Ruimte is gevestigd, worden overdrachten beschermd door een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

Een Klant die een consument is, heeft het recht om de overeenkomst binnen 14 dagen na het sluiten ervan zonder opgave van reden te herroepen, zoals beschreven in het Restitutie- en Annuleringsbeleid. Wanneer de consument heeft gevraagd om de Dienst tijdens de herroepingstermijn te laten starten, is een evenredig bedrag voor de gebruiksperiode verschuldigd. Het modelformulier voor herroeping staat in artikel 14.

Een consument kan zich richten tot de Tsjechische Handelsinspectie (Ceska obchodni inspekce, https://adr.coi.cz) voor buitengerechtelijke geschillenbeslechting. De consument kan zich ook wenden tot de instantie voor alternatieve geschillenbeslechting van zijn eigen land.

Niets in deze voorwaarden beperkt de rechten die een consument heeft onder het dwingend recht van het land van zijn gewone verblijfplaats.

De relatie wordt beheerst door het recht van Tsjechië. Consumenten behouden de bescherming van de dwingende regels van het land van hun gewone verblijfplaats. Geschillen die niet in der minne worden geschikt, worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van Tsjechië, onverminderd het recht van de consument om in eigen land te procederen en gedaagd te worden.

De Aanbieder kan deze voorwaarden wijzigen. De Klant wordt hiervan minstens 30 dagen vooraf per e-mail op de hoogte gesteld en kan de overeenkomst opzeggen voordat de wijziging van kracht wordt. Voortgezet gebruik van de Dienst na de ingangsdatum geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.

Als een bepaling van deze voorwaarden ongeldig is, blijven de overige bepalingen van kracht. Deze voorwaarden treden in werking op de bovenvermelde datum en vervangen alle eerdere versies.

(Dit formulier alleen invullen en terugzenden wanneer u de overeenkomst wilt herroepen.)

• Aan: Eucalypt 4 s.r.o., Jicinska 226/17, Zizkov, 130 00 Praha 3, Tsjechië, e-mail hello@kontevia.com
• Ik/Wij (*) deel/delen (*) u hierbij mede dat ik/wij (*) onze overeenkomst betreffende de verrichting van de volgende dienst (*) herroep/herroepen (*):
• Besteld op (*)/ontvangen op (*):
• Naam/namen consument(en):
• Adres consument(en):
• Handtekening van consument(en) (alleen wanneer dit formulier op papier wordt ingediend):
• Datum:

(*) Doorhalen wat niet van toepassing is.