Bonnetjes via chat: fotografeer en het is geboekt
Kontevia zet een foto van een bonnetje, verstuurd via WhatsApp, om in een compleet boekhoudkundig document. Binnen enkele seconden worden bedrag, datum, leverancier en btw-uitsplitsing herkend en wordt de export voor uw boekhouder klaargezet. Geen installatie, geen overtypen.
IMG_2041.jpg
1.2 MB, JPG
Verwerkt in 4 seconden: Shell, Utrecht Totaal € 52,00, btw 21 % = € 9,02 Categorie: brandstof en reiskosten Antwoord 'wijzigen' om iets aan te passen.
Hoe het werkt
Fotografeer en verstuur
Maak met uw telefoon een foto van het bonnetje en verstuur die als gewoon WhatsApp-bericht. Een PDF-factuur of een document van meerdere pagina's werkt ook.
Automatische herkenning
Binnen enkele seconden krijgt u de uitsplitsing: bedrag, datum, leverancier, btw-nummer, btw per tarief en een voorgestelde categorie.
Controleer en keur goed
Bekijk het document in het overzicht en pas de categorie aan indien nodig. Dubbele bonnetjes worden herkend en gemarkeerd.
Exporteer naar uw boekhouder
Goedgekeurde documenten gaan eruit als CSV of Excel dat Exact Online, Twinfield of Moneybird kan importeren, of via een directe integratie.
Waarom bonnetjes nu verwerken, niet eens per maand
Een papieren bonnetje is het minst betrouwbare document in een onderneming: het vervaagt, raakt kwijt en tegen het einde van de maand weet niemand meer waar het voor was. De meeste ondernemers verzamelen bonnetjes en sorteren ze af en toe, wat een avond sorteren betekent en toch nog een ontbrekend document. Toch is het enige moment waarop u het bonnetje zeker in handen heeft, vlak na het betalen.
Kontevia verplaatst het boeken precies naar dat moment. Fotograferen en versturen kost vijf seconden bij de kassa, en het werk met dat document is klaar: herkend, gecategoriseerd en bewaard met de originele foto. Het einde van de maand gaat dan niet meer over een doos papier, maar over één blik op het overzicht en één klik op export.
Wat het kan verwerken
De basis zijn telefoonfoto's van bonnetjes, ook verkreukelde en scheve. Daarnaast worden PDF-facturen, screenshots uit e-mail en documenten van meerdere pagina's verwerkt. De herkenning kent de btw-tarieven van Nederland (21 % standaard, 9 % verlaagd), het formaat van lokale btw-nummers en de bekende winkelketens en afkortingen op bonnetjes.
Het origineel wordt bij elk document bewaard, zodat u bij een belastingcontrole elk item kunt aantonen. En omdat u soms per ongeluk hetzelfde bonnetje twee keer verstuurt, wordt elk document gecontroleerd op duplicaten en waarschuwt het systeem u voordat een uitgave dubbel zou worden geteld.
Handmatige verwerking versus Kontevia
| Handmatig | Met Kontevia |
|---|---|
| Bonnetjes stapelen zich op in een doos en een portemonnee | Het document staat in het systeem op het moment dat u het fotografeert |
| Bedragen en btw overtypen in een spreadsheet of software | Herkenning binnen seconden, geen overtypen |
| Verloren en vervaagde bonnetjes aan het einde van het jaar | Archief met de originele foto bij elk document |
| Eens per maand een tas papier aan de boekhouder overhandigen | Export in één klik, op elk moment |
Veelgestelde vragen
Hoe werkt boekhouden via chat?
U stuurt een foto van een bonnetje of een PDF-factuur naar het WhatsApp-nummer van Kontevia. Het systeem herkent het document (bedrag, datum, leverancier, btw), plaatst het in een categorie en bereidt het voor op export naar de software van uw boekhouder. Al het werk met documenten gebeurt in de chat die u al op uw telefoon heeft.
Hoe nauwkeurig is de herkenning?
De herkenning is gebouwd voor EU-documenten: het kent de btw-tarieven en identificatieformaten van elk land en de bekende winkelketens. Elk document wordt aan u getoond voordat het wordt geëxporteerd en u kunt het corrigeren, zodat niets zonder uw controle in uw boekhouding terechtkomt.
Kan het meerdere pagina's PDF's of een reeks bonnetjes verwerken?
Ja. Een lange factuur of een bankafschrift van tientallen pagina's wordt verwerkt. U kunt meerdere bonnetjes achter elkaar sturen; elk wordt apart verwerkt en gecontroleerd op duplicaten.
Werkt het ook op een computer?
Ja. WhatsApp heeft web- en desktop-apps, dus u kunt documenten net zo makkelijk vanaf een computer versturen als vanaf een telefoon. Documenten kunnen ook worden doorgestuurd via e-mail of geüpload in de browser. Overzichten en exports vindt u in het online dashboard.
Is Kontevia beschikbaar in Nederland?
Ja. Kontevia is in vroege toegang beschikbaar voor bedrijven in alle 27 EU-landen, en bonnetjes en facturen worden herkend ongeacht hun taal. Landspecifieke exports en bankkoppelingen zijn vandaag het meest compleet voor Tsjechië.
Gerelateerde functies en tools
Probeer het met uw eigen documenten
Stuur enkele documenten en bekijk zelf de extractie, categorieën en btw. Gratis proefperiode, geen kaart nodig.
Bijgewerkt op 7 september 2026