Doba archivácie

Každá krajina EÚ vyžaduje, aby firmy uchovávali svoje faktúry a účtovné záznamy minimálne po stanovenú dobu, zvyčajne od piatich do desiatich rokov, počítanú od konca roka, ktorého sa doklad týka. Túto lehotu určujú národné zákony o DPH, účtovníctve a daňovom konaní a môže sa predĺžiť v dôsledku daňovej kontroly, sporu alebo prenosu strát do budúcich období.

Elektronické uchovávanie je povolené všade, ak sú počas celej doby zaručené tri veci: doklad zostáva čitateľný, jeho pôvod je autentický a jeho obsah sa nezmenil. Spoľahlivá previazanosť medzi faktúrou, objednávkou a platbou je bežný spôsob, ako to preukázať bez nutnosti podpisovať každý súbor. Papierové účtenky z termopapiera vyblednú v priebehu pár rokov, takže naskenovaná kópia z okamihu prijatia je bezpečnejšia než originál. Kontevia uchováva každý doklad spolu s jeho metadátami a auditnou stopou po celú archivačnú lehotu.