Откриване на дублирани документи: нито един документ не се осчетоводява два пъти

Дублираният документ не е небрежност, а естествена последица от начина, по който документите циркулират. Доставчик изпраща фактура по имейл, а седмица по-късно я изпраща отново като напомняне. Собственик на бизнес снима касова бележка на щанда и я изпраща отново вечерта за всеки случай. Клиент предава на счетоводителя папка, наполовина пълна с вече изпратени документи.

Последиците не са козметични: разход, осчетоводен два пъти, означава завишени разходи, грешно приспадане на ДДС и при проверка, ревизионен акт с глоби. А следенето за дубликати на ръка е точно от онзи вид работа, при която човек допуска грешки след стотици документи, а машината не.

Ключовото качество на добрата проверка за дубликати е, че тя не разчита на поведението на подателя. Клиентите не трябва да се замислят дали вече са изпратили документ или по кой канал. Системата сравнява самите документи, така че разпознава една и съща касова бележка независимо от формата и канала, по който е пристигнала втория път.

Второто ключово качество е, че последната дума има човекът. Две легитимни еднакви покупки една след друга (две еднакви кафета, две еднакви зареждания с гориво) изглеждат като дубликат, но не са. Затова заподозрян документ никога не се изхвърля автоматично, а се маркира и изчаква потвърждение.