Политика за поверителност

Администраторът на лични данни, обработвани във връзка с уебсайта и услугата Kontevia, е Eucalypt 4 s.r.o., посочено по-горе. Въпроси относно личните данни и заявки за упражняване на вашите права могат да бъдат изпращани на hello@kontevia.com.

Настоящата политика се прилага за посетителите на kontevia.com и неговите национални версии, за потребителите на услугата Kontevia и за лицата, които се свързват с нас. Тя е написана от гледна точка, обхващаща целия ЕС; когато националното право добавя изисквания, те се прилагат допълнително.

За данните на потребителите на услугата (данни за регистрация, контакт, фактуриране и използване) Eucalypt 4 s.r.o. е администратор и настоящата политика се прилага в пълен обем.

За личните данни, съдържащи се в счетоводните документи, които потребителят качва (имена, адреси, идентификационни номера по ДДС и банкови данни на клиентите и доставчиците на потребителя, данни за служители в документи за заплати), потребителят е администратор, а Eucalypt 4 s.r.o. действа като обработващ съгласно инструкциите на потребителя. Това обработване се урежда от Споразумението за обработване на данни. Ако сте клиент или доставчик на някой от нашите потребители и имате въпроси относно вашите данни, моля, свържете се първо с този бизнес.

Посетители на уебсайта

• Технически данни, необходими за предоставяне на страниците (IP адрес, браузър, заявен URL), се обработват за функционирането и сигурността на уебсайта на основание нашия легитимен интерес (чл. 6, пар. 1, буква „е“ от GDPR) и се съхраняват в сървърни логове за кратък период.
• Google Analytics 4 (статистика на посещенията) работи на уебсайта и в указателя на консултантите само след като приемете аналитичните бисквитки в банера за бисквитки (чл. 6, пар. 1, буква а) от ОРЗД). Microsoft Clarity и измерването на реализации в Google Ads засега не се използват; ако ги внедрим, те също ще работят само с вашето съгласие. Подробности има в Политиката за бисквитките.
• Атрибуцията на рекламните кампании (източникът и идентификаторът на рекламното кликване, от които сте дошли) се съхранява в бисквитката db_attr най-много 90 дни и само ако приемете маркетинговите бисквитки (чл. 6, пар. 1, буква а) от ОРЗД); без съгласие нищо не се съхранява. Ако след това се регистрирате, атрибуцията се записва към профила Ви, за да се оцени ефективността на кампаниите.

Запитвания

• Ако ни пишете на hello@kontevia.com или се свържете с нас чрез WhatsApp, обработваме вашия имейл адрес или телефонен номер, вашето име и съдържанието на съобщението единствено с цел да ви отговорим (чл. 6, пар. 1, букви „б“ и „е“ от GDPR). Съобщенията през WhatsApp се обработват от Meta Platforms Ireland Ltd. съгласно неговите собствени условия.
• Абонаментите за бюлетин се основават на вашето съгласие и могат да бъдат оттеглени чрез линка за отписване във всеки имейл.

Потребители на услугата

• Идентификационни и контактни данни (име, фирма, имейл, телефонен номер, адрес, идентификационен номер по ДДС) с цел създаване и управление на профила и комуникация с вас: изпълнение на договора (чл. 6, пар. 1, буква „б“).
• Данни за фактуриране (фактури, статус на плащане, план, използване) с цел таксуване на абонамента и изпълнение на счетоводни задължения: изпълнение на договора и законово задължение (чл. 6, пар. 1, букви „б“ и „в“). Данните за картата се обработват от Comgate, a.s. и никога не достигат до нашите сървъри.
• Данни за вход и сигурност (хеш на паролата, идентификатор на доставчика за вход, номер на WhatsApp, използван за чат канала, IP адрес и час на влизане, тип устройство, дневник на активността) с цел защита на профила и откриване на злоупотреби: изпълнение на договора и легитимен интерес.
• Данни за използване (брой обработени документи, използвани функции, доклади за грешки) с цел работа, поддръжка и подобряване на услугата: легитимен интерес (чл. 6, пар. 1, буква „е“).
• Съдържанието на документите, които качвате, съгласно вашите инструкции, с цел предоставяне на услугата: изпълнение на договора; за данните на трети лица в тези документи действаме като обработващ, както е описано в Раздел 2.
• Комуникация с поддръжката (имейли, чат съобщения) с цел разрешаване на вашите заявки: изпълнение на договора.

• Данни за профила и използването: за продължителността на договора и 90 дни след прекратяването му, за да се позволи износ на данни, след което се изтриват или анонимизират.
• Документи, качени в услугата: за продължителността на договора; след прекратяване, за 90 дни за целите на износ, освен ако не ги изтриете по-рано или не ни помолите да ги съхраняваме за по-дълъг архивен период.
• Данни за фактуриране: за периода, изискван от данъчното и счетоводното законодателство на Чешката република, понастоящем десет години.
• Комуникация с поддръжката: за продължителността на договора и една година след това.
• Данни, необходими за установяване, упражняване или защита на правни претенции: до изтичане на приложимите давностни срокове.
• Запитвания от лица, които не са потребители: докато е необходимо за тяхното обработване, най-много една година.
• Записи за съгласие (избори за бисквитки, приемане на условия): за периода, през който трябва да можем да докажем съгласието.

Споделяме лични данни само с доставчици, които ни помагат да предоставяме Услугата, и само в необходимия обем: хостинг, база данни и съхранение, изпращане на имейли, обработка на плащания, платформата за съобщения WhatsApp, модели за извличане на данни от документи и за асистента, както и доставчици на банкова връзка, когато свържете банкова сметка. Инструменти за анализ биха били добавени само с Вашето съгласие. Всеки доставчик е обвързан с договор за обработване на данни.

Актуалният списък на подизпълнителите, с целта и местоположението на всеки от тях, се публикува на страницата за подизпълнители. Публичните органи получават данни само когато законът го изисква.

Някои доставчици са установени извън Европейското икономическо пространство, главно в Съединените щати. Преносът към тях се защитава чрез Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ, когато доставчикът е сертифициран, или чрез стандартните договорни клаузи, приети от Европейската комисия, заедно с допълнителни мерки при необходимост. Можете да поискате копие от гаранциите.

Прилагаме технически и организационни мерки, съответстващи на риска: криптиране при пренос (TLS 1.2 или по-висока версия) и в покой (AES-256), достъп на принципа „необходимост да се знае“ с многофакторна автентикация за административен достъп, регистриране на достъпа до лични данни, редовни резервни копия с тествано възстановяване, наблюдение и процедура за реакция при инциденти.

В случай на нарушение на сигурността на личните данни, което е вероятно да доведе до риск за вашите права, ние уведомяваме компетентния надзорен орган в срок от 72 часа, а когато рискът е висок, и засегнатите лица без ненужно забавяне.

Ако свържете своя профил в Kontevia с асистент, като ChatGPT или Claude, чрез нашия конектор, се предават само данните, поискани от асистента по ваша инструкция: списъци и подробности за документи, обобщения за ДДС, справки и статус на профила. Достъпът е обвързан с API ключ, който можете да отмените по всяко време в настройките на профила; отмяната на ключа прекратява достъпа незабавно.

Не предоставяме вашите данни на никой доставчик за обучение на техните модели и никога не споделяме данни на други потребители. Обработването от страна на асистента се урежда от условията на доставчика, който сте избрали. Всяко извикване на конектора се регистрира (час, ключ, използван инструмент) за целите на сигурността и фактурирането.

• Достъп (чл. 15): да получите потвърждение дали обработваме вашите лични данни и копие от тях.
• Коригиране (чл. 16): да поискате коригиране на неточни данни и допълване на непълни данни.
• Изтриване (чл. 17): да поискате изтриване на данни, когато вече няма правно основание за тяхното съхранение. Изключват се данни, които трябва да съхраняваме по закон, като фактури.
• Ограничаване (чл. 18): да ограничите обработването, докато се разреши спор относно точността или законосъобразността.
• Преносимост (чл. 20): да получите вашите данни в структуриран, машинночетим формат; услугата предлага експорт за тази цел.
• Възражение (чл. 21): да възразите срещу обработване, основано на легитимен интерес, включително директен маркетинг, по всяко време.
• Оттегляне на съгласие (чл. 7, ал. 3): по всяко време, без това да засяга законосъобразността на обработването преди оттеглянето.
• Жалба: до надзорен орган. В Чехия това е Службата за защита на личните данни (Urad pro ochranu osobnich udaju, https://uoou.gov.cz). Можете да подадете жалба и до органа на държавата, в която живеете или работите.

За да упражните право, изпратете имейл на hello@kontevia.com. Отговаряме без ненужно забавяне и най-късно в срок от един месец; може да поискаме от вас да потвърдите самоличността си.

Уебсайтът използва бисквитки и подобни технологии. Строго необходимите бисквитки се задават въз основа на нашия законен интерес; аналитичните и маркетинговите бисквитки, само с вашето съгласие, което можете да промените по всяко време чрез настройките за бисквитки в долния колонтитул. Пълният списък и сроковете за съхранение са в Политиката за бисквитките.

Актуализираме тази политика при промяна на услугата или законодателството. Потребителите се уведомяват по имейл или чрез съобщение в таблото; актуалната версия винаги е достъпна на тази страница с датата на последната актуализация.