Съхранение на архив

Всяка страна от ЕС изисква от предприятията да съхраняват фактурите и счетоводните си документи за минимален срок, обикновено между пет и десет години, считано от края на годината, за която се отнася документът. Срокът се определя от националното законодателство за ДДС, счетоводството и данъчното производство и може да бъде удължен при проверка, спор или пренесени загуби.

Електронното съхранение е разрешено навсякъде, при условие че през целия период са гарантирани три неща: документът остава четлив, произходът му е автентичен, а съдържанието му не е променяно. Надежден одитен път между фактурата, поръчката и плащането е обичайният начин това да се докаже, без да се подписва всеки файл. Касовите бележки на термохартия избледняват в рамките на няколко години, затова сканиране, направено при получаването, е по-сигурно от оригинала. Kontevia съхранява всеки документ заедно с метаданните и одитния му път за целия срок на съхранение.