Как да използвате Kontevia напълно: десет счетоводни сценария
Kontevia автоматизира събирането и обработката на документи: касови бележки по чат, фактури по имейл, банково съгласуване, падежи на фактури, фактуриране с QR кодове за плащане, обобщения на ДДС и експорти за вашия счетоводител. Ето десет конкретни рецепти, независимо дали сте едноличен търговец, малка фирма или счетоводна кантора във всяка държава от ЕС.
Десет сценария
1. Снимана касова бележка, изпратена по чат
Ситуация: Връщате се от покупка на материали с три касови бележки в джоба, които обикновено биха свършили в кутия и, накрая на годината, в паника.
Какво настройвате: Запазете номера на Kontevia във WhatsApp. Това е всичко, не е нужно допълнително приложение.
Какво се случва автоматично: Снимайте касовата бележка и я изпратете. Kontevia извлича доставчика, сумата, датата и ДДС, присвоява категория според правилата на вашата държава и съхранява документа. Ако нещо е неясно, пита в чата.
Какво печелите: Приблизително две до три минути на документ спрямо ръчното въвеждане и никакви изгубени бележки.
2. Фактури от доставчици, препратени по имейл
Ситуация: Фактурите от доставчиците пристигат в пощенската ви кутия като PDF или структурирани електронни фактури, а вие ги изтегляте и подреждате на ръка.
Какво настройвате: Използвайте адреса за входяща поща на вашето работно пространство, като препращате ръчно или чрез правило в пощенския клиент.
Какво се случва автоматично: Всеки входящ прикачен файл се обработва като снимка: артикули, суми, ДДС и падеж. Документът се появява в таблото без ваша намеса.
Какво печелите: Приблизително пет до десет минути на ден за бизнес с редовни фактури от доставчици.
3. Банково съгласуване чрез отворено банкиране
Ситуация: В края на месеца седите над извлечението и определяте кое плащане на коя фактура принадлежи.
Какво настройвате: Свържете банковата си сметка (налично за избрани чешки банки; връзките чрез PSD2 за други държави са планирани). Достъпът е само за четене и може да бъде отменен по всяко време.
Какво се случва автоматично: Kontevia импортира транзакциите и ги съпоставя с издадени и получени документи по сума, референция и IBAN на контрагента. В таблото виждате какво е платено и какво остава дължимо.
Какво печелите: Приблизително един до два часа месечно за ръчна проверка на извлечения.
4. Падежи и крайни срокове
Ситуация: Пропуснали сте падеж на фактура, изгубили сте отстъпка за ранно плащане или клиент не е платил и сте забелязали закъснението твърде късно.
Какво настройвате: Нищо. Падежите идват от извлечените документи.
Какво се случва автоматично: Kontevia знае падежа на всяка фактура и показва какво да платите и кой ви дължи пари. Напомнянията за сроковете за ДДС и данъци във вашата държава са планирани; безплатният данъчен календар ги показва още днес.
Какво печелите: Без лихви за просрочие и по-бързи напомняния към закъснели платци.
5. Фактура за минута с QR код за плащане
Ситуация: Приключили сте с работа и искате да фактурирате веднага, не вечерта пред компютъра.
Какво настройвате: Попълнете данните си за фактуриране веднъж. После издавайте фактури от таблото или от чата.
Какво се случва автоматично: Kontevia попълва задължителното съдържание на фактурата, изчислява ДДС и генерира PDF с QR код за плащане (EPC за евро, QR Platba за чешки крони). Плащането по-късно се съпоставя с банката.
Какво печелите: Около десет минути на фактура спрямо шаблон, и по-бързи плащания благодарение на QR кода.
6. Обобщение на ДДС, готово преди крайния срок
Ситуация: Наближава срокът за подаване и събирате данните за ДДС от няколко купчини.
Какво настройвате: Нищо допълнително. Всеки извлечен документ носи от самото начало своята ставка и сума на ДДС, включително случаите с обратно начисляване и вътреобщностни доставки.
Какво се случва автоматично: Разделът за ДДС на таблото показва непрекъснато начисления и приспаднат ДДС за периода, а обобщението за декларацията е готово да бъде предадено на счетоводителя или подадено.
Какво печелите: Около два до четири часа всеки месец или тримесечие, в зависимост от броя документи.
7. Електронно фактуриране: докъде сме стигнали
Ситуация: Вашата страна въвежда или вече прилага задължително електронно фактуриране и не сте сигурни, че фактурите ви отговарят на изискванията.
Какво настройвате: Днес няма нищо за настройване. Kontevia издава PDF фактури с всички задължителни реквизити и QR код за плащане.
Какво се случва автоматично: Структурираните фактури за националната система, валидирането на задължителните полета и връзките с националните платформи са планирани. Дотогава, където задължението вече действа, фактурите се подават чрез официалния портал или сертифициран доставчик.
Какво печелите: Пълни и коректни фактури още днес и ясна представа какво ще се промени, когато задължението влезе в сила.
8. Експорт към системата на вашия счетоводител
Ситуация: Счетоводителят ви работи в DATEV, Odoo или друга система, а вие носите документи в папка или ги изпращате по имейл един по един.
Какво настройвате: Изберете формата за експорт в настройките или поканете счетоводителя си в работното пространство.
Какво се случва автоматично: Осчетоводените документи се експортират в CSV с категории и разбивка на ДДС, а за чешки фирми в Pohoda, Money S3 или ISDOC, готови за импортиране без повторно въвеждане. Експортите за DATEV и Odoo са планирани.
Какво печелите: За счетоводна кантора: часове спестено повторно въвеждане на клиент месечно.
9. Работен процес за одобрение за счетоводни кантори
Ситуация: Водите счетоводството на няколко фирми, а клиентите изпращат документи през пет различни канала с произволно качество.
Какво настройвате: Всеки клиент има собствено работно пространство. Клиентите изпращат документи по чат или имейл, а вие ги преглеждате в раздела за одобрение на таблото за множество клиенти.
Какво се случва автоматично: Документите пристигат на едно място, вече извлечени и категоризирани по правилата на страната на всеки клиент. Проверявате, одобрявате и експортирате.
Какво печелите: Край на гоненето на клиенти за кутии с разписки.
10. Категоризиране, откриване на дублирания и групово обработване на PDF файлове
Ситуация: Доставчик изпраща фактура по имейл, а вие снимате и хартиеното копие. Или клиент ви дава един PDF с десетки сканирани документи.
Какво настройвате: Нищо. И двете работят във фонов режим, изпратете целия PDF по имейл или го качете в таблото.
Какво се случва автоматично: Kontevia присвоява категории от съдържанието и от вашите предишни корекции, отбелязва дублиране преди то да бъде осчетоводено два пъти и разделя PDF с множество документи на отделни документи, всеки от които се извлича самостоятелно.
Какво печелите: Без двойни разходи, последователни категории и без ръчно разделяне на големи сканирания.
На ръка спрямо с Kontevia
Данните за времето са приблизителни оценки за типична малка фирма с десетки документи месечно. Вашите числа ще се различават в зависимост от обема документи.
| Задача | На ръка | С Kontevia |
|---|---|---|
| Подаване на хартиена касова бележка | 3 до 5 минути ръчно въвеждане | снимате и изпращате, под минута |
| Фактура от доставчик по имейл | изтегляне, запазване, ръчно въвеждане | автоматично след препращане |
| Издаване на фактура | 10 до 15 минути в шаблон | 1 до 2 минути, включително QR кода |
| Сверяване на плащания с извлечение | 1 до 2 часа месечно | непрекъснато автоматично съпоставяне |
| ДДС обобщение | 2 до 4 часа събиране на данни | постоянно готово в таблото |
| Предаване на документи на счетоводителя | ръчно въвеждане на артикули | износ към системата на счетоводителя |
Откъде да започнете, ако сте нов потребител
Не въвеждайте всичките десет сценария наведнъж. Утвърденият ред е да започнете с първия, касови бележки по чат, защото не изисква настройка и виждате резултата веднага. През първата седмица добавете препращане на фактури по имейл; това покрива по-голямата част от входящите документи.
Втората стъпка е свързването на банковата сметка. Щом плащанията се съпоставят сами, получавате преглед какво е платено, а сроковете се следят без ваша намеса. Едва тогава преминете към по-напредналите части: формати за електронни фактури, износ към счетоводителя ви или работния процес по одобрение, ако обработвате документи за няколко фирми.
Ако се затрудните, прегледайте ръководствата и центъра за помощ.
Какво Kontevia не прави и не се преструва, че прави
Kontevia не води пълно двустранно счетоводство с главна книга, не управлява складови наличности и не подготвя годишния ви финансов отчет. Ако имате нужда от това, запазете основната си система и оставете Kontevia да автоматизира събирането, извличането и подготовката на документи, което е точно начинът, по който счетоводните кантори я използват. Националните платформи за електронни фактури и данъчни системи са подготвени, но все още не са свързани на живо във всяка държава; страницата с интеграциите показва актуалното състояние.
Често задавани въпроси
Как да започна да използвам Kontevia?
Създайте акаунт, изберете държавата си и изпратете първата касова бележка чрез WhatsApp, имейл или качване на файл. Ранният достъп започва без платежна карта; настройката отнема няколко минути и не изисква инсталация.
Какво може да автоматизира Kontevia?
Събиране на документи по чат, имейл и качване на файлове, извличане на данни от касови бележки и фактури, категоризиране, засичане на дубликати, одобряване, падежи на фактури, банково съгласуване за избрани чешки банки, издаване на фактури с QR кодове за плащане, обобщения на ДДС и експорти в CSV, а за чешки фирми в Pohoda, Money S3 и ISDOC. Е-фактурирането, експортите за DATEV и Odoo и напомнянията за срокове са планирани.
Kontevia спазва ли правилата на моята държава?
Частично. Ставките на ДДС, праговете, периодите за подаване и форматите за електронни фактури за всичките 27 държави членки на ЕС идват от една проверена база данни за юрисдикции, използвана на този уебсайт и в безплатните инструменти. В приложението най-пълната поддръжка днес е за Чехия; връзките с националните платформи за електронни фактури са планирани.
Колко струва Kontevia?
Плановете са Starter, Professional и Business, с цени в евро без ДДС и таксуване месечно или годишно, като при годишния план получавате два месеца безплатно. Документите над лимита на плана се таксуват на брой документ. Актуалните цени са на страницата с цените.
Kontevia замества ли счетоводен софтуер или счетоводител?
Не, и не се стреми към това. Kontevia автоматизира събирането, извличането и подготовката на документи, което е частта, отнемаща най-много време, и предава резултата на вас, вашия счетоводител или вашата счетоводна система. Счетоводните кантори я използват като точка за събиране на документи от своите клиенти.
Изпробвайте с вашите собствени документи
Започнете с ранен достъп без платежна карта. Плановете започват от цената на Starter в евро без ДДС; вижте страницата с цените за актуалните цени и лимити.
Актуализирано през септември 2026