Boekhouder kiezen: kosten en tips voor 2026

Een boekhouder kiest u in Nederland op vakkennis en werkwijze, niet op titel: iedereen mag zich boekhouder noemen, alleen registeraccountant (RA) en accountant-administratieconsulent (AA) zijn wettelijk beschermd. Een vast tarief bestaat niet. De prijs hangt af van uw rechtsvorm, het aantal bonnetjes, de btw-aangiften en wat er precies in het pakket zit.

Boekhouder, administratiekantoor of accountant: wie mag wat

Voor de dagelijkse boekhouding, de btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting schrijft de wet geen bepaalde beroepsgroep voor. U kunt het zelf doen, een zelfstandige boekhouder inschakelen of een administratiekantoor. Daardoor loopt het niveau sterk uiteen: van een eenmanszaak die naast een baan administraties bijhoudt tot een kantoor met fiscalisten en een eigen salarisafdeling.

Anders ligt het bij de accountant. Volgens Ondernemersplein is het gebruik van de titels AA en RA wettelijk beschermd. Pas na inschrijving in het accountantsregister van de NBA mag iemand ze voeren, en wie de titel voert, moet NBA-lid zijn. Het register is openbaar in te zien op de website van de NBA.

Een controleverklaring is voor de meeste ondernemers niet nodig. In het overzicht van KVK staat de accountantsverklaring alleen bij de jaarrekening van middelgrote en grote ondernemingen. Klein is een bv volgens KVK zolang ze twee jaar achter elkaar aan minstens twee van deze drie punten voldoet: minder dan 7,5 miljoen euro activa, minder dan 15 miljoen euro netto-omzet en minder dan 50 werknemers.

Wat kost een boekhouder in 2026?

Een wettelijk tarief of een officiële prijsstatistiek voor boekhouders is er niet, dus elke prijs is een afspraak tussen u en het kantoor. Gebruikelijk zijn twee modellen: een vast bedrag per maand of kwartaal voor een afgesproken pakket, of een uurtarief per opdracht. Op de rekening komt 21 procent btw, die u als btw-ondernemer weer kunt aftrekken.

Wat de prijs bepaalt:

• Rechtsvorm. Een eenmanszaak heeft één aangifte inkomstenbelasting. Een bv heeft daarnaast een vennootschapsbelasting, een jaarrekening voor KVK en vaak een aangifte voor de directeur-grootaandeelhouder.
• Btw. Vier kwartaalaangiften per jaar zijn standaard. Gebruikt u de kleineondernemersregeling, dan doet u geen btw-aangifte zolang uw omzet onder de 20.000 euro per kalenderjaar blijft (Belastingdienst).
• Aantal stukken. Tien facturen per maand of tweehonderd bonnetjes is een groot verschil in werk.
• Personeel. Loonadministratie en loonaangiften worden meestal per medewerker per maand gerekend.
• Kwaliteit van de aanlevering. Ontbrekende bonnetjes en vragen achteraf kosten uren, en uren betaalt u.

Voorbeeld: webdesigner in Utrecht

Sanne is zzp'er in Utrecht, bouwt websites en heeft 85.000 euro omzet per jaar. Ze verstuurt ongeveer twaalf facturen per maand en heeft dertig bonnetjes: software, een tweede scherm, treinkaartjes, lunch met klanten. Ze zit boven de KOR-grens en doet dus vier btw-aangiften per jaar.

Ze vraagt twee offertes aan. Kantoor A rekent een vast bedrag per maand voor boekhouding en btw-aangiften, de aangifte inkomstenbelasting komt erbij. Kantoor B werkt op uurbasis en schat het aantal uren per kwartaal in, uitgaande van volledig aangeleverde stukken. Op papier lijkt B goedkoper. Maar Sanne levert haar bonnetjes tot nu toe één keer per kwartaal aan, in een map vol foto's. Bij B betaalt ze elk uur zoeken, bij A zit het in de prijs. Haar conclusie: eerst haar aanlevering op orde brengen, daarna kiezen.

Zo kiest u de juiste boekhouder

Doet uw boekhouder de aangiften, dan gebeurt dat als intermediair. De Belastingdienst stuurt gegevens pas door als er een geregistreerde, actieve machtiging is. Die machtiging kunt u zelf inzien en intrekken via Machtigingen Belastingdienst.

Wat u meeneemt naar het eerste gesprek

• KVK-nummer, btw-identificatienummer en rechtsvorm, en of u de KOR gebruikt
• omzet en ongeveer het aantal facturen en bonnetjes per maand
• uw zakelijke bankrekeningen en betaalmiddelen
• eventueel personeel of plannen om iemand aan te nemen
• de laatste aangiften en openstaande brieven van de Belastingdienst
• wat u zelf wilt blijven doen: facturen sturen, bonnetjes fotograferen, of alles uit handen

Wat er de komende jaren verandert

Uw administratie moet u zeven jaar bewaren, voor gegevens over onroerende zaken tien jaar (Belastingdienst). Daarnaast komt e-facturatie eraan. Het kabinet heeft op 11 september 2026 gekozen voor verplichte e-facturen tussen bedrijven vanaf 1 juli 2030 en digitale rapportage vanaf 1 juli 2031, met een uitzondering voor ondernemers in de KOR (Rijksoverheid). Er ligt nog geen wet. Wie nu een boekhouder kiest, doet er goed aan te vragen hoe het kantoor zich daarop voorbereidt. De Europese achtergrond staat in ons artikel over ViDA.

Samenwerken: bonnetjes direct, niet per kwartaal

De grootste kostenpost bij een boekhouder is meestal niet het boeken zelf, maar het zoeken. Een bonnetje dat direct na de aankoop wordt vastgelegd, is compleet en leesbaar. Een stapel aan het eind van het kwartaal levert vragen op. Hoe u bonnetjes digitaal bewaart zodat ze voor de Belastingdienst geldig blijven, leest u in bonnetjes digitaal bewaren via chat.

Kontevia is in early access en is precies voor die stap gemaakt. U stuurt een bonnetje of factuur als foto via WhatsApp of e-mail. Bedrag, datum, leverancier en btw worden uitgelezen, het document krijgt een categorievoorstel en wordt gecontroleerd op dubbele invoer. Uw boekhouder krijgt aan het eind van de maand een export als CSV. Meer daarover bij bonnetjes via chat. Het boeken, de aangiften en het advies blijven bij uw boekhouder.

Officiële bronnen

• Ondernemersplein: inschrijven en inzage in het accountantsregister
• KVK: in welke bedrijfsklasse valt je bedrijf?
• Belastingdienst: kleineondernemersregeling (KOR)
• Belastingdienst: machtiging registreren voor uw intermediair
• Rijksoverheid: kabinet kiest voor invoering e-facturatie en rapportage

Dit artikel is algemene informatie en vervangt geen persoonlijk advies van een belastingadviseur of accountant. Alle gegevens gelden per 12 oktober 2026.

Veelgestelde vragen

Wat kost een boekhouder voor een zzp'er?

Er bestaat geen wettelijk tarief: boekhouders en administratiekantoren bepalen hun prijs zelf, meestal als vast bedrag per maand of als uurtarief. De prijs hangt vooral af van het aantal bonnetjes en facturen, de btw-aangiften, de aangifte inkomstenbelasting en eventuele loonadministratie. Vraag altijd een offerte waarin staat wat wel en niet inbegrepen is.

Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?

De titels registeraccountant (RA) en accountant-administratieconsulent (AA) zijn wettelijk beschermd: alleen wie lid is van de NBA en in het accountantsregister staat, mag ze voeren. Een boekhouder of administratiekantoor heeft geen beschermde titel. Voor de dagelijkse administratie en de btw-aangifte is geen accountant nodig, voor een wettelijke controleverklaring wel.

Heb ik een accountantsverklaring nodig voor mijn bv?

Alleen als uw bv middelgroot of groot is. Volgens KVK hoort een accountantsverklaring bij de jaarrekening van middelgrote en grote ondernemingen. Micro- en kleine bv's deponeren hun jaarrekening zonder controleverklaring.

Hoe controleer ik of iemand echt accountant is?

Raadpleeg het accountantsregister op de website van de NBA. Daarin staan alle registeraccountants en accountants-administratieconsulenten. Wie er niet in staat, mag de titels RA en AA niet gebruiken.

Mag mijn boekhouder mijn btw-aangifte doen?

Ja. Een boekhouder of belastingadviseur kan als intermediair aangifte voor u doen. Daarvoor registreert de Belastingdienst een machtiging, die u zelf kunt inzien en intrekken.

Onderwerpen:boekhouder kiezenkosten boekhouderadministratiekantooraccountantregisteraccountantzzp boekhouding

Kontevia bevindt zich in vroege toegang. Het landspecifieke gedrag dat hier wordt beschreven, weerspiegelt de regels van elke lidstaat, en is geen belofte dat elke functie vandaag al beschikbaar is in uw land.