Automatisk kategorisering: varje utgift på rätt plats
Kontevia placerar automatiskt varje kvitto och faktura i en kategori, baserat på leverantören och innehållet i dokumentet. För tjeckiska företag kopplas kategorin till den tjeckiska kontoplanen; lokala kontoplaner för övriga länder, som BAS-kontoplanen (BAS 2026) i Sverige, planeras. Systemet flaggar också utgifter som eventuellt är avdragsgilla. Du ser varje tilldelning och kan ändra den innan dokumentet går vidare till bokföringen.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Faktura behandlad: 3 rader, netto 12 000 kr, moms 25 % 3 000 kr, totalt 15 000 kr. Ingen dubblett. Kategori: mjukvara och hosting. Förfaller om 14 dagar.
Så fungerar det
Dokumentet kommer in
Via foto i WhatsApp, via e-post eller genom uppladdning i webbläsaren. Kategoriseringen fungerar likadant för kvitton och fakturor.
Automatisk tilldelning
Utifrån leverantören, innehållet och din historik placeras dokumentet i en kategori: material, resor, tjänster, driftskostnader med mera.
Kontroll och inlärning
Du ser tilldelningen i översikten och ändrar den med ett klick. Systemet kommer ihåg rättelsen och placerar nästa gång samma leverantör korrekt.
Siffror till deklarationen
Kategorierna följer strukturen i din bokföring, så siffrorna till deklarationen är klara löpande, inte i sista stund.
Kategorier är inte byråkrati, de är pengar
Korrekt klassificering av utgifter avgör hur mycket skatt du betalar. En utgift i fel kategori innebär antingen ett outnyttjat avdrag (du betalar mer än du behöver) eller en felaktigt yrkad kostnad (en risk vid en revision). De flesta företagare hanterar kategorier en gång om året, i all hast innan deklarationen, när ingen längre minns omständigheterna.
Automatisk kategorisering flyttar det beslutet till den stund dokumentet skapas och sammanhanget fortfarande är färskt. Dokumentet klassificeras av sig självt, du bekräftar eller rättar bara, och systemet lär sig av rättelserna. Efter några veckor klassificeras de flesta dokument rätt redan första gången.
Försiktig när skatt är inblandat
I skattefrågor är ett tyst misstag värre än en erkänd osäkerhet. Därför gissar Kontevia inte vid tvetydiga dokument: de läggs i Övrigt och väntar på ditt beslut. Böter och avgifter markeras direkt som icke avdragsgilla så att de inte råkar hamna bland kostnaderna av misstag.
Att flagga avdragsgilla poster är ett underlag, inte skatterådgivning: den slutliga bedömningen av gränsfall hör till din revisor eller redovisningskonsult, som får hela dokumentet med foto i exporten. Systemet förbereder det arbetet, det tar inte över det.
Vad kategoriseringen bevakar
| Situation | Vad Kontevia gör |
|---|---|
| Vanlig driftskostnad | Placerar den i en kategori och räknar med den i utgiftsöversikten |
| Potentiellt avdragsgill utgift | Flaggar den och lägger till den i avdragsöversikten |
| Böter eller avgift | Varnar för att det är en icke avdragsgill kostnad |
| Tvetydigt dokument | Lämnar det i Övrigt för manuell tilldelning, gissar inte |
| Privat utgift på ett företagskort | Föreslår att markera den som privat så att den hålls utanför bokföringen |
Vanliga frågor
Vad baseras tilldelningen på?
I första hand på leverantören och radposterna på dokumentet, i andra hand på din historik: när du väl omtilldelar ett dokument från en viss leverantör kommer systemet ihåg det och klassificerar nästa likadant. Tvetydiga dokument stannar kvar i Övrigt för ett manuellt beslut.
Kan jag ändra kategorin?
Ja, när som helst innan exporten till din bokföring, med ett klick i dokumentöversikten. En manuell ändring gäller alltid först och systemet lär sig av den till nästa dokument av samma slag.
Vilken kontoplan används?
För tjeckiska företag den tjeckiska kontoplanen, och din redovisningskonsult kan justera kopplingen. Lokala kontoplaner för övriga länder, som BAS-kontoplanen (BAS 2026) i Sverige, planeras; fram till dess innehåller exporten kategorin och din redovisningskonsult kopplar den.
Vilka utgifter kan dras av?
I stort sett utgifter som uppstått för att förvärva skattepliktig inkomst: material, varor, hyra av lokaler, telefon, programvara, facklitteratur, en del av fordonskostnaderna. Icke avdragsgilla är till exempel böter, avgifter och privat konsumtion. De exakta reglerna är de som gäller i Sverige; Kontevia flaggar kandidater, den slutliga bedömningen hör till din revisor eller redovisningskonsult.
Relaterade funktioner och verktyg
Testa med dina egna dokument
Skicka några dokument och se hur extrahering, kategorier och moms fungerar i praktiken. Gratis provperiod, inget kort krävs.
Uppdaterad 7 september 2026