Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas i samband med webbplatsen och tjänsten Kontevia är Eucalypt 4 s.r.o., identifierat ovan. Frågor om personuppgifter och begäranden om att utöva dina rättigheter kan skickas till hello@kontevia.com.

Denna policy gäller för besökare på kontevia.com och dess landsversioner, för användare av tjänsten Kontevia och för personer som kontaktar oss. Den är skriven ur ett EU-omfattande perspektiv; där nationell lag lägger till krav gäller dessa utöver denna policy.

För uppgifter om användare av Tjänsten (registrerings-, kontakt-, faktura- och användningsdata) är Eucalypt 4 s.r.o. personuppgiftsansvarig och denna policy gäller fullt ut.

För de personuppgifter som finns i de bokföringsunderlag som en användare laddar upp (namn, adresser, momsregistreringsnummer och bankuppgifter för användarens kunder och leverantörer, anställdas uppgifter i lönedokument) är användaren personuppgiftsansvarig och Eucalypt 4 s.r.o. agerar som personuppgiftsbiträde på användarens instruktioner. Den behandlingen regleras av personuppgiftsbiträdesavtalet. Om du är kund eller leverantör till en av våra användare och har frågor om dina uppgifter, kontakta först det företaget.

Besökare på webbplatsen

• Tekniska uppgifter som krävs för att leverera sidorna (IP-adress, webbläsare, begärd URL) behandlas för webbplatsens drift och säkerhet på grundval av vårt berättigade intresse (art. 6.1 f GDPR) och sparas i serverloggar under en kort period.
• Google Analytics 4 (besöksstatistik) körs på webbplatsen och i rådgivarkatalogen först när du har godkänt analyskakor i cookiebannern (art. 6.1 a i GDPR). Microsoft Clarity och konverteringsmätning i Google Ads används inte för närvarande; om vi inför dem körs även de endast med ditt samtycke. Mer information finns i cookiepolicyn.
• Attribution av annonskampanjer (källan och annonsklickets identifierare som du kom från) lagras i cookien db_attr i högst 90 dagar och bara om du godkänner marknadsföringscookies (artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen); utan samtycke lagras ingenting. Om du sedan registrerar dig sparas attributionen med ditt konto för att utvärdera kampanjernas effektivitet.

Förfrågningar

• Om du skriver till hello@kontevia.com eller kontaktar oss via WhatsApp behandlar vi din e-postadress eller ditt telefonnummer, ditt namn och innehållet i meddelandet enbart för att kunna svara dig (art. 6.1 b och f GDPR). WhatsApp-meddelanden behandlas av Meta Platforms Ireland Ltd. enligt dess egna villkor.
• Nyhetsbrevsprenumerationer baseras på ditt samtycke och kan återkallas via avregistreringslänken i varje e-postmeddelande.

Användare av tjänsten

• Identifikations- och kontaktuppgifter (namn, företag, e-post, telefonnummer, adress, momsregistreringsnummer) för att skapa och hantera kontot och för att kommunicera med dig: uppfyllande av avtalet (art. 6.1 b).
• Faktureringsuppgifter (fakturor, betalningsstatus, abonnemang, användning) för att debitera abonnemanget och uppfylla bokföringsskyldigheter: uppfyllande av avtalet och rättslig förpliktelse (art. 6.1 b och c). Kortuppgifter behandlas av Comgate, a.s. och når aldrig våra servrar.
• Inloggnings- och säkerhetsuppgifter (lösenordshash, identifierare från inloggningsleverantör, WhatsApp-telefonnummer som används för chattkanalen, IP-adress och tidpunkt för inloggning, enhetstyp, aktivitetslogg) för att säkra kontot och upptäcka missbruk: uppfyllande av avtalet och berättigat intresse.
• Användningsdata (antal behandlade dokument, använda funktioner, felrapporter) för att driva, supporta och förbättra tjänsten: berättigat intresse (art. 6.1 f).
• Innehåll i dokument du laddar upp, enligt dina instruktioner, för att tillhandahålla tjänsten: uppfyllande av avtalet; för tredje parters uppgifter i dessa dokument agerar vi som personuppgiftsbiträde enligt beskrivningen i artikel 2.
• Kommunikation med supporten (e-post, chattmeddelanden) för att lösa dina förfrågningar: uppfyllande av avtalet.

• Konto- och användningsdata: under avtalets löptid och 90 dagar efter uppsägning för att möjliggöra export, varefter uppgifterna raderas eller anonymiseras.
• Dokument som laddats upp till tjänsten: under avtalets löptid; efter uppsägning i 90 dagar för export, om du inte raderar dem tidigare eller ber oss spara dem under en längre arkiveringsperiod.
• Faktureringsuppgifter: under den period som krävs enligt tjeckisk skatte- och bokföringslagstiftning, för närvarande tio år.
• Kommunikation med supporten: under avtalets löptid och ett år därefter.
• Uppgifter som behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk: till dess tillämpliga preskriptionstider har löpt ut.
• Förfrågningar från icke-användare: så länge det behövs för att hantera dem, högst ett år.
• Samtyckesregister (cookieval, godkännande av villkor): under den period vi måste kunna bevisa samtycket.

Vi delar personuppgifter endast med leverantörer som hjälper oss att tillhandahålla tjänsten och endast i den utsträckning som behövs: hosting, databas och lagring, e-postleverans, betalningshantering, meddelandeplattformen WhatsApp, modeller för tolkning av underlag och för assistenten samt leverantörer av bankanslutning när du ansluter ett bankkonto. Analysverktyg skulle läggas till endast med ditt samtycke. Varje leverantör är bunden av ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Den aktuella listan över underbiträden, med syfte och plats för respektive, publiceras på sidan Underbiträden. Myndigheter får uppgifter endast där lagen kräver det.

Vissa leverantörer är etablerade utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, huvudsakligen i USA. Överföringar till dem skyddas av EU-US Data Privacy Framework där leverantören är certifierad, eller av de standardavtalsklausuler som antagits av Europeiska kommissionen, tillsammans med kompletterande åtgärder där så behövs. Du kan begära en kopia av skyddsåtgärderna.

Vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder som är lämpliga med hänsyn till risken: kryptering under överföring (TLS 1.2 eller högre) och vid lagring (AES-256), åtkomst enligt behovsprincipen med multifaktorautentisering för administrativ åtkomst, loggning av åtkomst till personuppgifter, regelbundna säkerhetskopior med testad återställning, övervakning och en incidenthanteringsprocedur.

Vid en personuppgiftsincident som sannolikt medför en risk för dina rättigheter meddelar vi behörig tillsynsmyndighet inom 72 timmar och, om risken är hög, de berörda personerna utan onödigt dröjsmål.

Om du kopplar ditt Kontevia-konto till en assistent som ChatGPT eller Claude via vår koppling överförs endast de uppgifter som assistenten begär enligt din instruktion: listor och detaljer om dokument, momssammanställningar, rapporter och kontostatus. Åtkomsten är knuten till en API-nyckel som du när som helst kan återkalla i kontoinställningarna; återkallande av nyckeln avslutar åtkomsten omedelbart.

Vi lämnar inte ut dina uppgifter till någon leverantör för att träna deras modeller och vi delar aldrig uppgifter om andra användare. Behandlingen på assistentens sida styrs av villkoren hos den leverantör du valt. Varje anrop via kopplingen loggas (tidpunkt, nyckel, använt verktyg) av säkerhets- och faktureringsskäl.

• Tillgång (art. 15): att få bekräftat om vi behandlar dina personuppgifter samt en kopia av dem.
• Rättelse (art. 16): att få felaktiga uppgifter rättade och ofullständiga uppgifter kompletterade.
• Radering (art. 17): att få uppgifter raderade när det inte längre finns någon rättslig grund för att spara dem. Uppgifter vi enligt lag måste behålla, t.ex. fakturor, omfattas inte.
• Begränsning (art. 18): att begränsa behandlingen medan en tvist om riktighet eller laglighet löses.
• Dataportabilitet (art. 20): att få dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format; tjänsten erbjuder exportfunktioner för detta ändamål.
• Invändning (art. 21): att när som helst invända mot behandling som baseras på berättigat intresse, inklusive direktmarknadsföring.
• Återkallande av samtycke (art. 7.3): när som helst, utan att det påverkar lagligheten av behandlingen före återkallandet.
• Klagomål: hos en tillsynsmyndighet. I Tjeckien är detta Office for Personal Data Protection (Urad pro ochranu osobnich udaju, https://uoou.gov.cz). Du kan även klaga hos myndigheten i ditt eget hemvist- eller arbetsland.

För att utöva en rättighet, skicka e-post till hello@kontevia.com. Vi svarar utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad; vi kan be dig verifiera din identitet.

Webbplatsen använder cookies och liknande tekniker. Strikt nödvändiga cookies sätts på grundval av vårt berättigade intresse; analys- och marknadsföringscookies endast med ditt samtycke, som du när som helst kan ändra via cookieinställningarna i sidfoten. Den fullständiga listan och lagringstiderna finns i cookiepolicyn.

Vi uppdaterar denna policy när tjänsten eller lagen ändras. Användare informeras via e-post eller via ett meddelande i kontrollpanelen; den aktuella versionen finns alltid tillgänglig på denna sida med datum för senaste uppdatering.