Zaznavanje podvojenih dokumentov: noben dokument ni knjižen dvakrat
Kontevia primerja vsak prejeti dokument z že obdelanimi dokumenti. Prepozna isti račun ali potrdilo, tudi če je enkrat prispel kot fotografija prek WhatsApp in enkrat kot PDF po e-pošti. Sumljivi dvojnik je označen, odločitev pa je prepuščena vam.
invoice_hosting_08.pdf
184 KB, PDF
Račun obdelan: 3 postavke, neto 1200 €, DDV 22 % 264 €, skupaj 1464 €. Ni podvojen. Kategorija: programska oprema in gostovanje. Rok plačila čez 14 dni.
Kako deluje
Dokument prispe po kateremkoli kanalu
WhatsApp, e-pošta ali nalaganje v nadzorni plošči. Preverjanje poteka skupaj za vse kanale.
Primerjava z obstoječimi dokumenti
Novi dokument se primerja z že obdelanimi dokumenti. Ni pomembno, ali gre za fotografijo, PDF ali posnetek zaslona.
Označitev suma
Morebitni dvojnik je vidno označen. Nič se ne zavrže ali knjiži tiho.
Odločitev je vaša
Z enim klikom potrdite dvojnik (dokument je izključen) ali ga označite kot nov dokument, na primer pri dveh enakih nakupih zapored.
Zakaj so dvojniki zahrbtni
Podvojen dokument ni posledica neprevidnosti, temveč naravna posledica tega, kako dokumenti krožijo. Dobavitelj pošlje račun po e-pošti in ga teden dni pozneje pošlje še enkrat kot opomnik. Podjetnik fotografira potrdilo na blagajni in ga zvečer za vsak primer pošlje še enkrat. Stranka računovodji izroči mapo, ki je do polovice polna dokumentov, ki jih je vmes že poslala.
Posledice niso zgolj kozmetične: dvakrat knjižen strošek pomeni previsoke stroške, napačen odbitek DDV in pri davčnem nadzoru odmero z globami. Ročno spremljanje dvojnikov pa je ravno tista vrsta dela, pri kateri človek po nekaj sto dokumentih dela napake, stroj pa ne.
Preverjanje, ki ne zahteva discipline
Ključna lastnost dobrega preverjanja dvojnikov je, da se ne opira na vedenje pošiljatelja. Strankam ni treba razmišljati, ali so dokument že poslale in po katerem kanalu. Sistem primerja same dokumente, zato zazna isto potrdilo ne glede na obliko in kanal, po katerem je prispelo drugič.
Druga ključna lastnost je, da ima zadnjo besedo človek. Dva zakonita enaka nakupa zapored (dve enaki kavi, dve enaki polnjenji goriva) sta videti kot dvojnik, čeprav nista. Zato se sumljiv dokument nikoli ne zavrže samodejno, temveč je označen in čaka na potrditev.
Tipične situacije, ki jih preverjanje zazna
| Situacija | Kaj se zgodi |
|---|---|
| Isti račun je po e-pošti prispel dvakrat | Drugi je označen kot morebitni dvojnik |
| Potrdilo kot fotografija prek WhatsApp in kot PDF po e-pošti | Sistem prepozna isti dokument ne glede na kanal |
| Stranka je izročila mapo z dokumenti, ki so že bili poslani | Dvojniki so označeni, novi dokumenti gredo skozi |
| Dva resnična enaka nakupa zapored | Označena za pregled, en klik potrdi oba |
Pogosta vprašanja
Kako Kontevia prepozna dvojnik?
Primerja same dokumente, ne datotek. Zato zazna isti račun, tudi če je enkrat prispel kot fotografija in enkrat kot PDF po drugem kanalu. Sumljiv dokument je označen, odločitev pa ostane pri uporabniku.
Ali lahko preverjanje pomotoma izbriše dokument?
Ne. Preverjanje nikoli samodejno ne izbriše ali zavrže ničesar. Morebitni dvojnik je le vidno označen in čaka na vašo potrditev, šele nato je izključen.
Kaj, če imam res dva enaka nakupa?
Dva enaka dokumenta zapored (na primer dva enaka nakupa goriva) sta označena za pregled. Z enim klikom ju potrdite kot dva ločena dokumenta in oba sta normalno knjižena.
Ali preverjanje deluje za računovodje z več podjetji?
Da. Preverjanje poteka ločeno za vsako podjetje, zato isti dokument v dveh različnih podjetjih pravilno ni obravnavan kot dvojnik, medtem ko je dvojna oddaja znotraj enega podjetja zaznana.
Povezane funkcije in orodja
Preizkusite na svojih dokumentih
Pošljite nekaj dokumentov in sami preverite izluščene podatke, kategorije in DDV. Brezplačen preizkus, brez kartice.
Posodobljeno 7. september 2026