Politika zasebnosti

Upravljavec osebnih podatkov, obdelanih v zvezi s spletnim mestom in storitvijo Kontevia, je družba Eucalypt 4 s.r.o., navedena zgoraj. Vprašanja o osebnih podatkih in zahteve za uveljavljanje vaših pravic lahko pošljete na hello@kontevia.com.

Ta politika velja za obiskovalce spletnega mesta kontevia.com in njegovih državnih različic, za uporabnike storitve Kontevia ter za osebe, ki nas kontaktirajo. Napisana je z vidika celotne EU; kjer nacionalna zakonodaja dodaja zahteve, veljajo dodatno.

Za podatke uporabnikov Storitve (podatki o registraciji, kontaktni podatki, podatki o zaračunavanju in uporabi) je družba Eucalypt 4 s.r.o. upravljavec in ta politika velja v celoti.

Za osebne podatke, vsebovane v računovodskih dokumentih, ki jih naloži uporabnik (imena, naslovi, identifikacijske številke za DDV in bančni podatki uporabnikovih strank in dobaviteljev, podatki o zaposlenih v dokumentih obračuna plač), je upravljavec uporabnik, družba Eucalypt 4 s.r.o. pa deluje kot obdelovalec po njegovih navodilih. To obdelavo ureja Pogodba o obdelavi podatkov. Če ste stranka ali dobavitelj enega od naših uporabnikov in imate vprašanja o svojih podatkih, se prosimo najprej obrnite na to podjetje.

Obiskovalci spletne strani

• Tehnične podatke, potrebne za prikaz strani (IP-naslov, brskalnik, zahtevani URL), obdelujemo za delovanje in varnost spletne strani na podlagi našega zakonitega interesa (člen 6(1)(f) GDPR) in jih na kratko hranimo v dnevnikih strežnika.
• Google Analytics 4 (statistika obiskov) deluje na spletnem mestu in v imeniku svetovalcev šele, ko v pasici piškotkov sprejmete analitične piškotke (člen 6(1)(a) GDPR). Microsoft Clarity in merjenje konverzij Google Ads trenutno nista v uporabi; če ju uvedemo, bosta tudi delovala le z vašo privolitvijo. Podrobnosti so v Pravilniku o piškotkih.
• Pripis oglaševalskih kampanj (vir in identifikator klika na oglas, prek katerega ste prišli) se v piškotek db_attr shrani za največ 90 dni, in sicer samo, če sprejmete trženjske piškotke (točka (a) člena 6(1) GDPR); brez privolitve se ne shrani nič. Če se nato registrirate, se pripis shrani k vašemu računu za oceno učinkovitosti kampanj.

Poizvedbe

• Če nam pišete na hello@kontevia.com ali nas kontaktirate prek WhatsAppa, vaš e-poštni naslov ali telefonsko številko, ime in vsebino sporočila obdelujemo izključno zato, da vam lahko odgovorimo (člen 6(1)(b) in (f) GDPR). Sporočila prek WhatsAppa obdeluje Meta Platforms Ireland Ltd. po svojih lastnih pogojih.
• Naročnine na novice temeljijo na vaši privolitvi, ki jo lahko kadar koli prekličete s povezavo za odjavo v vsakem e-poštnem sporočilu.

Uporabniki storitve

• Identifikacijske in kontaktne podatke (ime, podjetje, e-pošta, telefonska številka, naslov, ID za DDV) za ustvarjanje in upravljanje računa ter za komunikacijo z vami: izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b)).
• Podatke o obračunavanju (računi, status plačila, paket, uporaba) za zaračunavanje naročnine in izpolnjevanje računovodskih obveznosti: izvajanje pogodbe in zakonska obveznost (člen 6(1)(b) in (c)). Podatke o kartici obdeluje Comgate, a.s. in nikoli ne dosežejo naših strežnikov.
• Podatke o prijavi in varnosti (razpršena vrednost gesla, identifikator ponudnika prijave, telefonska številka WhatsApp za sporočilni kanal, IP-naslov in čas prijave, vrsta naprave, dnevnik aktivnosti) za zaščito računa in odkrivanje zlorab: izvajanje pogodbe in zakoniti interes.
• Podatke o uporabi (število obdelanih dokumentov, uporabljene funkcije, poročila o napakah) za delovanje, podporo in izboljševanje storitve: zakoniti interes (člen 6(1)(f)).
• Vsebino dokumentov, ki jih naložite po svojih navodilih, za zagotavljanje storitve: izvajanje pogodbe; za podatke tretjih oseb v teh dokumentih delujemo kot obdelovalec, kot je opisano v členu 2.
• Komunikacijo s podporo (e-pošta, sporočila v klepetu) za reševanje vaših zahtev: izvajanje pogodbe.

• Podatki o računu in uporabi: za čas trajanja pogodbe in 90 dni po prenehanju, da omogočimo izvoz, nato jih izbrišemo ali anonimiziramo.
• Dokumenti, naloženi v storitev: za čas trajanja pogodbe; po prenehanju 90 dni za izvoz, razen če jih prej sami izbrišete ali od nas zahtevate daljše arhivsko obdobje.
• Evidence obračunavanja: za obdobje, ki ga zahteva davčna in računovodska zakonodaja Češke republike, trenutno deset let.
• Komunikacija s podporo: za čas trajanja pogodbe in eno leto po njej.
• Podatke, potrebne za uveljavljanje, izvrševanje ali obrambo pravnih zahtevkov: do izteka veljavnih zastaralnih rokov.
• Poizvedbe neuporabnikov: dokler je potrebno za njihovo obravnavo, največ eno leto.
• Evidence o privolitvi (izbire glede piškotkov, sprejem pogojev): za obdobje, v katerem moramo biti sposobni dokazati privolitev.

Osebne podatke delimo samo s ponudniki, ki nam pomagajo izvajati Storitev, in samo v nujnem obsegu: gostovanje, podatkovna zbirka in shramba, pošiljanje e-pošte, obdelava plačil, platforma za sporočila WhatsApp, modeli za branje dokumentov in asistenta ter ponudniki bančne povezave, ko povežete bančni račun. Analitična orodja bi bila dodana samo z vašo privolitvijo. Vsak ponudnik je zavezan s pogodbo o obdelavi podatkov.

Trenutni seznam podobdelovalcev, z namenom in lokacijo vsakega, je objavljen na strani Podobdelovalci. Javni organi prejmejo podatke le, kadar to zahteva zakon.

Nekateri ponudniki imajo sedež zunaj Evropskega gospodarskega prostora, večinoma v Združenih državah Amerike. Prenosi k njim so zaščiteni z okvirom EU-ZDA za zasebnost podatkov (Data Privacy Framework), kadar je ponudnik certificiran, ali s standardnimi pogodbenimi klavzulami, ki jih je sprejela Evropska komisija, skupaj z dodatnimi ukrepi, kjer je to potrebno. Kopijo zaščitnih ukrepov lahko zahtevate.

Uporabljamo tehnične in organizacijske ukrepe, primerne tveganju: šifriranje med prenosom (TLS 1.2 ali višja različica) in v mirovanju (AES-256), dostop na podlagi nujne potrebe po informacijah z večfaktorsko avtentikacijo za administrativni dostop, beleženje dostopa do osebnih podatkov, redne varnostne kopije s preizkušeno obnovitvijo, spremljanje ter postopek odzivanja na incidente.

V primeru kršitve varnosti osebnih podatkov, ki lahko ogrozi vaše pravice, o tem v 72 urah obvestimo pristojni nadzorni organ, v primeru visokega tveganja pa brez nepotrebnega odlašanja tudi prizadete osebe.

Če prek našega konektorja povežete svoj Kontevia račun z asistentom, kot je ChatGPT ali Claude, se posreduje le tisto, kar asistent zahteva na vaše navodilo: seznami in podrobnosti dokumentov, povzetki DDV, poročila in stanje računa. Dostop je vezan na API-ključ, ki ga lahko kadar koli prekličete v nastavitvah računa; preklic ključa takoj zaključi dostop.

Vaših podatkov ne dajemo nobenemu ponudniku za učenje njihovih modelov in nikoli ne delimo podatkov drugih uporabnikov. Obdelava na strani asistenta je urejena s pogoji ponudnika, ki ste ga izbrali. Vsak klic konektorja se beleži (čas, ključ, uporabljeno orodje) zaradi varnosti in obračunavanja.

• Dostop (člen 15): pridobitev potrditve, ali obdelujemo vaše osebne podatke, in njihove kopije.
• Popravek (člen 16): popravek netočnih podatkov in dopolnitev nepopolnih podatkov.
• Izbris (člen 17): izbris podatkov, za katere ni več pravne podlage za hrambo. Izvzeti so podatki, ki jih moramo hraniti na podlagi zakona, kot so računi.
• Omejitev obdelave (člen 18): omejitev obdelave, dokler se ne razreši spor o točnosti ali zakonitosti.
• Prenosljivost (člen 20): prejem vaših podatkov v strukturirani, strojno berljivi obliki; storitev za ta namen ponuja izvoz.
• Ugovor (člen 21): kadar koli ugovarjati obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu, vključno z neposrednim trženjem.
• Preklic privolitve (člen 7(3)): kadar koli, brez vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.
• Pritožba: pri nadzornem organu. Na Češkem je to Urad za varstvo osebnih podatkov (Urad pro ochranu osobnich udaju, https://uoou.gov.cz). Pritožbo lahko vložite tudi pri organu v vaši lastni državi prebivališča ali zaposlitve.

Za uveljavljanje pravice pišite na hello@kontevia.com. Odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu; morda vas bomo prosili, da preverite svojo identiteto.

Spletna stran uporablja piškotke in podobne tehnologije. Nujno potrebni piškotki se nastavijo na podlagi našega zakonitega interesa; analitični in trženjski piškotki le z vašo privolitvijo, ki jo lahko kadar koli spremenite prek nastavitev piškotkov v nogi strani. Celoten seznam in obdobja hrambe so v Politiki piškotkov.

To politiko posodabljamo, ko se spremeni storitev ali zakonodaja. Uporabnike obvestimo po e-pošti ali z obvestilom v nadzorni plošči; trenutna različica je vedno na voljo na tej strani z datumom zadnje posodobitve.