Kako v celoti izkoristiti Kontevio: deset scenarijev knjigovodstva

Situacija: Vrnete se z nakupa materiala s tremi prejemki v žepu, ki bi običajno pristali v škatli in ob koncu leta v paniki.

Kaj nastavite: Shranite Kontevino številko v WhatsApp. To je vse, brez dodatne aplikacije.

Kaj se zgodi samodejno: Fotografirajte prejemek in ga pošljite. Kontevia izlušči dobavitelja, znesek, datum in DDV, dodeli kategorijo po pravilih vaše države in shrani dokument. Če je kaj nejasno, vpraša v klepetu.

Kaj pridobite: Približno dve do tri minute na dokument v primerjavi s ponovnim vnosom, in brez izgubljenih prejemkov.

Situacija: Računi dobaviteljev prihajajo v vaš poštni predal kot PDF ali strukturirani e-računi, vi pa jih ročno prenašate in urejate.

Kaj nastavite: Uporabite naslov nabiralnika vašega delovnega prostora, bodisi z ročnim posredovanjem bodisi s pravilom v vašem poštnem odjemalcu.

Kaj se zgodi samodejno: Vsaka prejeta priloga se obdela kot fotografija: postavke, zneski, DDV in rok plačila. Dokument se pojavi v nadzorni plošči brez vašega posredovanja.

Kaj pridobite: Približno pet do deset minut na dan za podjetje z rednimi računi dobaviteljev.

Situacija: Ob koncu meseca sedite nad izpiskom in ugotavljate, katero plačilo pripada kateremu računu.

Kaj nastavite: Povežite svoj bančni račun (na voljo za izbrane češke banke; povezave PSD2 za druge države so načrtovane). Dostop je samo za branje in ga lahko kadarkoli prekličete.

Kaj se zgodi samodejno: Kontevia uvozi transakcije in jih uskladi z izdanimi in prejetimi dokumenti po znesku, sklicu in IBAN nasprotne stranke. V nadzorni plošči vidite, kaj je plačano in kaj je odprto.

Kaj pridobite: Približno eno do dve uri mesečno ročnega preverjanja izpiska.

Situacija: Zamudili ste rok plačila računa, izgubili popust za predčasno plačilo ali stranka ni plačala, vi pa ste to opazili prepozno.

Kaj nastavite: Nič. Roki plačila izhajajo iz izluščenih dokumentov.

Kaj se zgodi samodejno: Kontevia pozna rok plačila vsakega računa in prikaže, kaj morate plačati in kdo vam dolguje. Opomniki na roke za DDV in davke vaše države so načrtovani; brezplačni davčni koledar jih navaja že danes.

Kaj pridobite: Brez zamudnih obresti zaradi zamujenih plačil in hitrejši opomniki neplačnikom.

Situacija: Zaključili ste delo in želite takoj izdati račun, ne šele zvečer za računalnikom.

Kaj nastavite: Enkrat vnesite svoje podatke za izdajanje računov. Nato izdajajte račune iz nadzorne plošče ali iz klepeta.

Kaj se zgodi samodejno: Kontevia dopolni obvezno vsebino računa, izračuna DDV in ustvari PDF s plačilno QR kodo (EPC za evro, QR Platba za češko krono). Plačilo se kasneje uskladi z banko.

Kaj pridobite: Približno deset minut na račun v primerjavi s predlogo, in hitrejša plačila zahvaljujoč QR kodi.

Situacija: Rok za oddajo se približuje, vi pa sestavljate podatke o DDV iz več kupov.

Kaj nastavite: Nič dodatnega. Vsak izluščen dokument že od začetka nosi svojo stopnjo in znesek DDV, vključno s primeri obrnjene davčne obveznosti in znotraj EU.

Kaj se zgodi samodejno: Razdelek DDV v nadzorni plošči sproti prikazuje vstopni in izstopni DDV za obdobje, povzetek za vašo napoved pa je pripravljen za predajo računovodji ali za oddajo.

Kaj pridobite: Približno dve do štiri ure vsak mesec ali četrtletje, odvisno od števila dokumentov.

Situacija: V vaši državi se uvaja ali že velja obvezno e-izdajanje računov in niste prepričani, ali so vaši računi skladni s predpisi.

Kaj nastavite: Danes vam ni treba ničesar nastavljati. Kontevia izdaja račune v PDF z vsemi obveznimi podatki in plačilno QR kodo.

Kaj se zgodi samodejno: Strukturirani računi za vaš nacionalni sistem, preverjanje obveznih polj in povezave z nacionalnimi platformami so načrtovani. Do takrat se računi tam, kjer obveznost že velja, oddajo prek uradnega portala ali certificiranega ponudnika.

Kaj pridobite: Popolni in pravilni računi že danes ter jasen pregled, kaj se spremeni, ko začne veljati obveznost.

Situacija: Vaš računovodja dela v DATEV, Odoo ali drugem sistemu, dokumente pa mu nosite v mapi ali pošiljate po e-pošti enega za drugim.

Kaj nastavite: V nastavitvah izberite obliko izvoza ali povabite računovodjo v delovni prostor.

Kaj se zgodi samodejno: Knjiženi dokumenti se izvozijo v CSV s kategorijami in razčlenitvijo DDV, za češka podjetja pa v Pohoda, Money S3 ali ISDOC, pripravljeni za uvoz brez ponovnega vnašanja. Izvoza DATEV in Odoo sta načrtovana.

Kaj pridobite: Za računovodski servis ur prihranjenega ponovnega vnašanja na stranko na mesec.

Situacija: Vodite knjige za več podjetij, stranke pa vam pošiljajo dokumente po petih različnih kanalih v naključni kakovosti.

Kaj nastavite: Vsaka stranka ima svoj delovni prostor. Stranke pošiljajo dokumente po klepetu ali e-pošti, vi pa jih pregledate v razdelku za odobritev nadzorne plošče za več strank.

Kaj se zgodi samodejno: Dokumenti prispejo na eno mesto, že izluščeni in razvrščeni po pravilih države posamezne stranke. Preverite, odobrite in izvozite.

Kaj pridobite: Konec priganjanja strank za škatle z računi.

Situacija: Dobavitelj vam po e-pošti pošlje račun, vi pa fotografirate še papirnato kopijo. Ali pa vam stranka izroči en PDF z desetinami skeniranih dokumentov.

Kaj nastavite: Nič. Oboje deluje v ozadju; celoten PDF pošljite po e-pošti ali ga naložite na nadzorno ploščo.

Kaj se zgodi samodejno: Kontevia dodeli kategorije na podlagi vsebine in vaših prejšnjih popravkov, opozori na podvojen dokument, preden je knjižen dvakrat, in razdeli PDF z več dokumenti na posamezne dokumente, vsakega izluščenega posebej.

Kaj pridobite: Brez podvojenih stroškov, dosledne kategorije in brez ročnega razdeljevanja velikih skenov.