Dubletdetektion: intet dokument bogføres to gange

Et duplikeret dokument er ikke sjuskeri, det er en naturlig konsekvens af, hvordan dokumenter cirkulerer. En leverandør sender en faktura via e-mail og sender den igen en uge senere som en påmindelse. En virksomhedsejer fotograferer en kvittering ved kassen og sender den igen om aftenen for en sikkerheds skyld. En kunde afleverer en mappe til bogholderen, der er halvt fyldt med dokumenter, som allerede er sendt undervejs.

Konsekvenserne er ikke kun kosmetiske: en udgift, der bogføres to gange, betyder for høje omkostninger, et forkert momsfradrag og, ved en kontrol, en efteropkrævning med bøder. Og at holde øje med duplikater manuelt er præcis den slags arbejde, hvor et menneske begår fejl efter hundredvis af dokumenter, mens en maskine ikke gør.

Den vigtigste egenskab ved et godt duplikattjek er, at det ikke afhænger af afsenderens adfærd. Kunder skal ikke tænke på, om de allerede har sendt et dokument, eller via hvilken kanal. Systemet sammenligner selve dokumenterne, så det fanger den samme kvittering uanset formen og kanalen, den ankom i anden gang.

Den anden vigtige egenskab er, at et menneske har det sidste ord. To lovlige identiske køb i træk (to identiske kopper kaffe, to identiske tankninger) ligner et duplikat, men er det ikke. Derfor kasseres et mistænkt dokument aldrig automatisk; det markeres og venter på bekræftelse.