Privatlivspolitik

Den dataansvarlige for personoplysninger, der behandles i forbindelse med Kontevias hjemmeside og tjeneste, er Eucalypt 4 s.r.o., identificeret ovenfor. Spørgsmål om personoplysninger og anmodninger om at udøve dine rettigheder kan sendes til hello@kontevia.com.

Denne politik gælder for besøgende på kontevia.com og dens landeversioner, for brugere af Kontevia-tjenesten og for personer, der kontakter os. Den er skrevet ud fra et EU-dækkende perspektiv; hvor national lovgivning tilføjer krav, gælder de som supplement.

For data om brugere af tjenesten (registrerings-, kontakt-, faktura- og forbrugsdata) er Eucalypt 4 s.r.o. dataansvarlig, og denne politik gælder fuldt ud.

For de personoplysninger, der findes i de regnskabsdokumenter, som en bruger uploader (navne, adresser, moms-numre og bankoplysninger på brugerens kunder og leverandører, medarbejderdata i lønbilag), er brugeren dataansvarlig, og Eucalypt 4 s.r.o. optræder som databehandler efter brugerens instruks. Denne behandling reguleres af databehandleraftalen. Hvis du er kunde eller leverandør hos en af vores brugere og har spørgsmål om dine data, bedes du først kontakte den pågældende virksomhed.

Besøgende på hjemmesiden

• Tekniske data, der er nødvendige for at levere siderne (IP-adresse, browser, forespurgt URL), behandles af hensyn til driften og sikkerheden af hjemmesiden på baggrund af vores legitime interesse (Art. 6, stk. 1, litra f, GDPR) og gemmes i serverlogs i en kort periode.
• Google Analytics 4 (besøgsstatistik) kører på webstedet og i rådgiverkataloget først, når du har accepteret analysecookies i cookiebanneret (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a). Microsoft Clarity og konverteringsmåling i Google Ads er ikke taget i brug i øjeblikket; hvis vi tager dem i brug, kører de også kun med dit samtykke. Detaljerne fremgår af cookiepolitikken.
• Attribution af annoncekampagner (kilden og annonceklikkets identifikator, du kom fra) gemmes i cookien db_attr i højst 90 dage og kun, hvis du accepterer markedsføringscookies (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a); uden samtykke gemmes intet. Hvis du derefter registrerer dig, gemmes attributionen sammen med din konto for at vurdere kampagnernes effektivitet.

Henvendelser

• Hvis du skriver til hello@kontevia.com eller kontakter os via WhatsApp, behandler vi din e-mailadresse eller dit telefonnummer, dit navn og indholdet af beskeden udelukkende for at kunne svare dig (Art. 6, stk. 1, litra b og f, GDPR). WhatsApp-beskeder behandles af Meta Platforms Ireland Ltd. i henhold til deres egne vilkår.
• Nyhedsbrevstilmeldinger er baseret på dit samtykke og kan trækkes tilbage via afmeldingslinket i hver e-mail.

Brugere af Tjenesten

• Identifikations- og kontaktdata (navn, virksomhed, e-mail, telefonnummer, adresse, momsnummer) til oprettelse og administration af kontoen og til kommunikation med dig: opfyldelse af kontrakten (Art. 6, stk. 1, litra b).
• Faktureringsdata (fakturaer, betalingsstatus, abonnement, forbrug) til opkrævning af abonnementet og til at opfylde regnskabsmæssige forpligtelser: opfyldelse af kontrakten og retlig forpligtelse (Art. 6, stk. 1, litra b og c). Kortoplysninger behandles af Comgate, a.s. og når aldrig vores servere.
• Login- og sikkerhedsdata (adgangskode-hash, identifikator for login-udbyder, WhatsApp-telefonnummer brugt til chatkanalen, IP-adresse og tidspunkt for login, enhedstype, aktivitetslog) til at sikre kontoen og opdage misbrug: opfyldelse af kontrakten og legitim interesse.
• Forbrugsdata (antal behandlede dokumenter, anvendte funktioner, fejlrapporter) til at drive, understøtte og forbedre Tjenesten: legitim interesse (Art. 6, stk. 1, litra f).
• Indhold af dokumenter, du uploader, efter din instruks, for at levere Tjenesten: opfyldelse af kontrakten; for tredjeparters data i disse dokumenter fungerer vi som databehandler som beskrevet i afsnit 2.
• Kommunikation med support (e-mails, chatbeskeder) for at løse dine henvendelser: opfyldelse af kontrakten.

• Konto- og forbrugsdata: i kontraktens løbetid og 90 dage efter ophør for at muliggøre eksport, hvorefter det slettes eller anonymiseres.
• Dokumenter uploadet til Tjenesten: i kontraktens løbetid; efter ophør i 90 dage til eksport, medmindre du sletter dem tidligere eller beder os om at opbevare dem i en længere arkivperiode.
• Faktureringsoplysninger: i den periode, der kræves af skatte- og regnskabsloven i Tjekkiet, som i øjeblikket er ti år.
• Kommunikation med support: i kontraktens løbetid og ét år derefter.
• Data, der er nødvendige for at fastslå, gøre gældende eller forsvare retskrav: indtil de gældende forældelsesfrister udløber.
• Henvendelser fra ikke-brugere: så længe det er nødvendigt for at behandle dem, højst ét år.
• Registreringer af samtykke (cookievalg, accept af vilkår): i den periode, hvor vi skal kunne dokumentere samtykket.

Vi deler kun personoplysninger med leverandører, der hjælper os med at levere tjenesten, og kun i nødvendigt omfang: hosting, database og lagring, levering af e-mails, betalingshåndtering, beskedplatformen WhatsApp, modeller til aflæsning af bilag og til assistenten samt udbydere af bankforbindelse, når du forbinder en bankkonto. Analyseværktøjer ville kun blive tilføjet med dit samtykke. Hver leverandør er bundet af en databehandleraftale.

Den aktuelle liste over underdatabehandlere med formål og placering for hver enkelt er offentliggjort på siden om underdatabehandlere. Offentlige myndigheder modtager kun data, hvor loven kræver det.

Nogle udbydere er etableret uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, primært i USA. Overførsler til dem beskyttes af EU-US Data Privacy Framework, hvor udbyderen er certificeret, eller af de standardkontraktbestemmelser, der er vedtaget af Europa-Kommissionen, sammen med supplerende foranstaltninger, hvor det er nødvendigt. Du kan anmode om en kopi af sikkerhedsforanstaltningerne.

Vi anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der står i forhold til risikoen: kryptering under transmission (TLS 1.2 eller højere) og i hvile (AES-256), adgang efter behovsprincippet med multifaktorautentificering til administrativ adgang, logning af adgang til personoplysninger, regelmæssige sikkerhedskopier med testet gendannelse, overvågning og en procedure for håndtering af hændelser.

I tilfælde af et brud på persondatasikkerheden, der sandsynligvis vil medføre en risiko for dine rettigheder, underretter vi den kompetente tilsynsmyndighed inden for 72 timer og, hvor risikoen er høj, de berørte personer uden unødig forsinkelse.

Hvis du forbinder din Kontevia-konto til en assistent som ChatGPT eller Claude via vores connector, overføres kun de data, som assistenten anmoder om efter din instruks: lister og detaljer om dokumenter, momsoversigter, rapporter og kontostatus. Adgangen er knyttet til en API-nøgle, som du til enhver tid kan tilbagekalde i kontoindstillingerne; tilbagekaldelse af nøglen afslutter adgangen øjeblikkeligt.

Vi videregiver ikke dine data til nogen udbyder med henblik på at træne deres modeller, og vi deler aldrig data fra andre brugere. Behandlingen på assistentens side er reguleret af vilkårene fra den udbyder, du har valgt. Hvert connector-kald logges (tidspunkt, nøgle, anvendt værktøj) af hensyn til sikkerhed og fakturering.

• Indsigt (Art. 15): at få bekræftet, om vi behandler dine personoplysninger, og en kopi af dem.
• Berigtigelse (Art. 16): at få urigtige data rettet og ufuldstændige data suppleret.
• Sletning (Art. 17): at få data slettet, hvor der ikke længere er et retligt grundlag for at opbevare dem. Data, som vi er forpligtet til at opbevare ved lov, såsom fakturaer, er undtaget.
• Begrænsning (Art. 18): at begrænse behandlingen, mens en tvist om nøjagtighed eller lovlighed afklares.
• Dataportabilitet (Art. 20): at modtage dine data i et struktureret, maskinlæsbart format; Tjenesten tilbyder eksportfunktioner til dette formål.
• Indsigelse (Art. 21): at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse, herunder direkte markedsføring, til enhver tid.
• Tilbagekaldelse af samtykke (Art. 7, stk. 3): til enhver tid, uden at det påvirker lovligheden af behandlingen inden tilbagekaldelsen.
• Klage: til en tilsynsmyndighed. I Tjekkiet er dette Kontoret for Beskyttelse af Personoplysninger (Urad pro ochranu osobnich udaju, https://uoou.gov.cz). Du kan også klage til myndigheden i dit eget bopæls- eller arbejdsland.

For at gøre en rettighed gældende, send en e-mail til hello@kontevia.com. Vi svarer uden unødig forsinkelse og senest inden for en måned; vi kan bede dig om at bekræfte din identitet.

Hjemmesiden anvender cookies og lignende teknologier. Strengt nødvendige cookies sættes på baggrund af vores legitime interesse; analyse- og markedsføringscookies kun med dit samtykke, som du til enhver tid kan ændre via cookieindstillingerne i bunden af siden. Den fulde liste og opbevaringsperioder findes i Cookiepolitikken.

Vi opdaterer denne politik, når Tjenesten eller loven ændres. Brugere informeres via e-mail eller en meddelelse i dashboardet; den aktuelle version er altid tilgængelig på denne side med datoen for den seneste opdatering.