Kontevia-vejledninger

Trin for trin fra det første dokument til en bogført måned.

Hurtig start i fire trin

1

Opret en konto

Registrér dig med din e-mail, og vælg det land, din virksomhed er registreret i. Landet fastsætter momsreglerne og formaterne.

2

Forbind en kanal

Tilføj Kontevia-nummeret til WhatsApp, notér din indbakke-e-mailadresse, eller brug blot dashboard-upload.

3

Send et testdokument

Fotografér en vilkårlig kvittering, og send den. På et øjeblik ser du de udtrukne data og den foreslåede kategori.

4

Bliv ved med at sende

Fra nu af går hvert dokument den samme vej. Tjek forslagene, og momsoversigten bygger sig selv op.

Opsætning af chatkanalen

Trin 1: Gem kontakten

Efter registrering modtager du Kontevia-nummeret pr. e-mail. Gem det i din telefon; et tydeligt navn som "Kontevia bogføring" gør det let at finde.

Trin 2: Første besked

Åbn WhatsApp, og send en vilkårlig besked til nummeret. Du bør modtage et velkomstsvar inden for få sekunder, der bekræfter forbindelsen til din konto.

Trin 3: Bekræft din virksomhed

Kontevia beder om de grundlæggende oplysninger, den skal bruge for at arkivere dokumenter korrekt: dit virksomhedsnavn og identifikationsnummer. Disse bruges til at genkende dine egne fakturaer blandt modtagne dokumenter.

Videresendelse af fakturaer pr. e-mail

Hvert workspace har sin egen indbakkeadresse, som vises i dashboardet. Videresend leverandørfakturaer til den, eller opsæt en regel i din mailklient, så PDF'er fra kendte leverandører videresendes automatisk. Hver vedhæftning bliver til et dokument; strukturerede e-fakturaer læses direkte uden OCR.

Fotografering af kvitteringer

Fungerer godt

  • • Hele kvitteringen er synlig
  • • Godt lys, ingen kraftige skygger
  • • Skarpt billede, telefonen holdt stille
  • • Kvitteringen ligger fladt og lige
  • • Teksten er læsbar for øjet

Giver fejl

  • • Sløret foto
  • • Mørk eller reflekterende overflade
  • • Beskårne kanter, hvor beløb mangler
  • • Krøllet eller foldet papir
  • • Falmet termoudskrift

Tip: brug telefonens dokumentscanner

De fleste telefoner har en dokumentscanningstilstand i kamera- eller notat-appen. Den retter billedet ud og forbedrer kontrasten, hvilket giver det bedste resultat ved udtræk af data.

Dokumenttyper

Understøttet

  • • Kvitteringer fra butikker og restauranter
  • • Leverandørfakturaer (PDF eller foto)
  • • Service- og abonnementsfakturaer
  • • Kassekvitteringer og bonner
  • • Flersidede PDF'er med flere dokumenter

Begrænset

  • • Håndskrevne kvitteringer
  • • Meget gamle eller falmede dokumenter
  • • Beskadigede dokumenter
  • • Usædvanlige layouts uden totalbeløb

Ikke understøttet

  • • Helt ulæselige billeder
  • • Dokumenter uden beløb
  • • Ufuldstændige dokumenter med manglende sider
  • • Kontoudtog brugt som kvitteringer (forbind i stedet banken)

Vil du få mest muligt ud af Kontevia?

Vi har forberedt ti konkrete scenarier: kvitteringer via chat, fakturaer via e-mail, bankafstemning, forfaldsdatoer på fakturaer, momsopgørelser, e-fakturering og eksport til din revisor.

Anvendelsesscenarier: ti måder at automatisere din bogføring på

Brug for hjælp til opsætningen?

Vi hjælper gerne med den første opsætning trin for trin.

Skriv til support
Tilbage til forsiden