Kvitteringer via chat: fotografer den, og den er bogført

En papirkvittering er det mindst pålidelige dokument i en virksomhed: den falmer, bliver væk, og ved månedens udgang kan ingen huske, hvad den var til. De fleste virksomhedsejere samler kvitteringer i en bunke og sorterer dem en gang imellem, hvilket betyder en aften med sortering og stadig et manglende dokument. Men det eneste tidspunkt, hvor du med sikkerhed har kvitteringen, er lige efter betaling.

Kontevia flytter bogføringen til netop det øjeblik. At fotografere og sende tager fem sekunder ved kassen, og arbejdet med dokumentet er dermed gjort: udtrukket, kategoriseret og gemt sammen med det originale foto. Månedens afslutning handler så ikke om en kasse med papir, men om ét blik på oversigten og ét klik på eksport.

Grundlaget er telefonfotos af kvitteringer, inklusive krøllede og skæve. Ud over dem behandles PDF-fakturaer, skærmbilleder fra e-mail og dokumenter med flere sider. Udtrækket kender momssatserne i Danmark (25 % standard, ingen reduceret sats), formatet på lokale momsnumre og de almindelige detailkæder og forkortelser på kvitteringer.

Originalen gemmes sammen med hvert dokument, så du kan dokumentere alle poster ved en skattekontrol. Og fordi man nogle gange sender den samme kvittering to gange ved en fejl, kører der en dubletkontrol på hvert dokument og advarer dig, før en udgift tælles med to gange.