Sådan udnytter du Kontevia fuldt ud: ti bogføringsscenarier

Situation: Du kommer hjem fra indkøb af materialer med tre kvitteringer i lommen, som normalt ender i en æske og i panik ved årets afslutning.

Hvad du sætter op: Gem Kontevias nummer i WhatsApp. Det er det hele; ingen ekstra app.

Hvad der sker automatisk: Fotografér kvitteringen og send den. Kontevia udtrækker leverandør, beløb, dato og moms, tildeler en kategori efter dit lands regler og gemmer dokumentet. Hvis noget er uklart, spørger den i chatten.

Hvad du opnår: Cirka to til tre minutter per dokument sammenlignet med manuel indtastning, og ingen tabte kvitteringer.

Situation: Fakturaer fra leverandører lander i din indbakke som PDF'er eller strukturerede e-fakturaer, og du downloader og arkiverer dem manuelt.

Hvad du sætter op: Brug din arbejdsområdes indbakke-adresse, enten ved manuel videresendelse eller med en regel i din mailklient.

Hvad der sker automatisk: Hver indkommende vedhæftning behandles som et foto: varelinjer, beløb, moms og forfaldsdato. Dokumentet vises i dashboardet uden din indblanding.

Hvad du opnår: Cirka fem til ti minutter om dagen for en virksomhed med jævnlige leverandørfakturaer.

Situation: Ved månedens afslutning sidder du med kontoudtoget og finder ud af, hvilken betaling der hører til hvilken faktura.

Hvad du sætter op: Forbind din bankkonto (tilgængelig for udvalgte tjekkiske banker; PSD2-forbindelser for andre lande er planlagt). Adgangen er skrivebeskyttet og kan til enhver tid tilbagekaldes.

Hvad der sker automatisk: Kontevia importerer transaktionerne og matcher dem med udstedte og modtagne dokumenter ud fra beløb, reference og modpartens IBAN. I dashboardet kan du se, hvad der er betalt, og hvad der er udestående.

Hvad du opnår: Cirka en til to timer om måneden med manuel kontrol af kontoudtog.

Situation: Du overså en fakturas forfaldsdato, mistede en kontantrabat, eller en kunde betalte ikke, og du opdagede det for sent.

Hvad du sætter op: Ingenting. Forfaldsdatoer kommer fra de udtrukne dokumenter.

Hvad der sker automatisk: Kontevia kender forfaldsdatoen for hver faktura og viser, hvad der skal betales, og hvem der skylder dig penge. Påmindelser om moms- og skattefristerne i dit land er planlagt; den gratis skattekalender viser dem i dag.

Hvad du opnår: Ingen morarenter for glemte betalinger og hurtigere rykkere til sene betalere.

Situation: Du er færdig med en opgave og vil fakturere med det samme, ikke om aftenen ved computeren.

Hvad du sætter op: Udfyld dine faktureringsoplysninger én gang. Udsted derefter fakturaer fra dashboardet eller fra chatten.

Hvad der sker automatisk: Kontevia udfylder fakturaens obligatoriske oplysninger, beregner moms og genererer en PDF med en betalings-QR-kode (EPC for euro, QR Platba for tjekkiske kroner). Betalingen matches senere med banken.

Hvad du opnår: Cirka ti minutter per faktura sammenlignet med en skabelon, og hurtigere betalinger takket være QR-koden.

Situation: Indberetningsfristen nærmer sig, og du samler momstallene fra flere bunker.

Hvad du sætter op: Ingenting ekstra. Hvert udtrukket dokument har sin momssats og sit beløb fra starten, herunder omvendt betalingspligt og intra-EU-tilfælde.

Hvad der sker automatisk: Momssektionen i dashboardet viser løbende indgående og udgående moms for perioden, og opgørelsen til din angivelse er klar til at give til din revisor eller til indberetning.

Hvad du opnår: Cirka to til fire timer hver måned eller kvartal, afhængigt af antallet af dokumenter.

Situation: Dit land indfører eller kører allerede obligatorisk e-fakturering, og du er ikke sikker på, at dine fakturaer overholder kravene.

Hvad du sætter op: Der er intet at sætte op i dag. Kontevia udsteder PDF-fakturaer med alle obligatoriske felter og en betalings-QR-kode.

Hvad der sker automatisk: Strukturerede fakturaer til dit nationale system, validering af obligatoriske felter og forbindelser til nationale platforme er planlagt. Indtil da indsendes fakturaer, hvor kravet allerede gælder, gennem den officielle portal eller en certificeret udbyder.

Hvad du opnår: Komplette, korrekte fakturaer allerede i dag og et klart overblik over, hvad der ændrer sig, når kravet træder i kraft.

Situation: Din revisor arbejder i DATEV, Odoo eller et andet system, og du afleverer dokumenter i en mappe eller sender dem enkeltvis via e-mail.

Hvad du sætter op: Vælg eksportformatet i indstillingerne, eller inviter din revisor til arbejdsområdet.

Hvad der sker automatisk: Bogførte dokumenter eksporteres som CSV med kategorier og momsopdeling, eller som Pohoda, Money S3 eller ISDOC for tjekkiske virksomheder, klar til import uden at skulle tastes ind igen. Eksport til DATEV og Odoo er planlagt.

Hvad du opnår: For et revisionsfirma, timer sparet på gentastning pr. klient om måneden.

Situation: Du fører bogholderi for flere virksomheder, og kunder sender dokumenter gennem fem forskellige kanaler i tilfældig kvalitet.

Hvad du sætter op: Hver kunde har sit eget arbejdsområde. Kunder sender dokumenter via chat eller e-mail, og du gennemgår dem i godkendelsessektionen på multi-klient-dashboardet.

Hvad der sker automatisk: Dokumenter ankommer ét sted, allerede udtrukket og kategoriseret efter reglerne i hver kundes land. Du tjekker, godkender og eksporterer.

Hvad du opnår: Ikke mere jagt efter kunder for kasser med kvitteringer.

Situation: En leverandør sender en faktura via e-mail, og du fotograferer også papirkopien. Eller en kunde giver dig én PDF med snesevis af scannede dokumenter.

Hvad du sætter op: Intet. Begge dele kører i baggrunden; send hele PDF'en via e-mail, eller upload den i dashboardet.

Hvad der sker automatisk: Kontevia tildeler kategorier ud fra indholdet og dine tidligere rettelser, markerer en dublet, før den bogføres to gange, og opdeler en PDF med flere dokumenter i enkelte dokumenter, der hver udtrækkes separat.

Hvad du opnår: Ingen dobbelte udgifter, konsistente kategorier og ingen manuel opdeling af store scanninger.